Informativa sulla privacy per i Candidati di Smartsheet

La presente informativa disciplina i dati personali che raccogliamo dai candidati che desiderano essere assunti o desiderano seguire un tirocinio e ne fanno domanda usando i nostri moduli di candidatura, il sito web, le segnalazioni di altri dipendenti interni (referral) o altri canali di selezione del personale. Raccogliamo le tue informazioni personali ai fini di elaborare la tua candidatura. Siamo responsabili di come conserviamo e usiamo le informazioni personali che hai fornito a Smartsheet ai fini della tua candidatura.

Dati personali che raccogliamo

Modalità di utilizzo dei dati personali

Modalità di condivisione dei dati personali

Dati personali che raccogliamo

Dati raccolti dall'utente

Con l'ausilio dei fornitori di servizi di terze parti, che agiscono per nostro conto, raccogliamo direttamente dall'utente i seguenti tipi di informazioni.

Dettagli di identificazione e di contatto. Informazioni come il tuo nome, indirizzo, indirizzo e-mail, numero telefonico e altri dati di contatto, oltre al genere, la data di nascita, la nazionalità o le nazionalità e i documenti di identificazione nazionali (ad esempio, la carta d'identità, o analogo documento valido nel paese di origine, il passaporto o il numero di previdenza sociale).
Percorso professionale. Include informazioni sui precedenti datori di lavoro e sui ruoli ricoperti.
Informazioni generali. Le informazioni generali includono i titoli accademici e professionali, l'istruzione conseguita, i dettagli inclusi nel CV (alcuni dei quali potrebbero includere informazioni sull'appartenenza ad associazioni o sugli interessi personali che rivelano informazioni sensibili su di te), curriculum studiorum e referenze lavorative.
Informazioni sulle referenze. Informazioni sulle referenze professionali che condividi con noi (inclusi il nome, i dati di contatto e il ruolo ricoperto), informazioni che otteniamo con i controlli dei precedenti (quando li abbiamo completati per un ruolo) e informazioni fornite da terze parti (ad esempio, servizi di verifica dell'identità). È responsabilità dell'utente chiedere il consenso delle persone che forniscono le referenze affinché le loro informazioni personali vengano condivise con noi.
Domande di lavoro e ruoli precedenti con noi. Informazioni sulle domande di lavoro presentate precedentemente per una posizione in Smartsheet o qualsiasi altra esperienza professionale fatta presso di noi.
Permesso di soggiorno o visto. Informazioni che permettono di capire se sei autorizzato, o stai per esserlo, a lavorare per una delle nostre società affiliate.
Altre informazioni fornite su base volontaria. Informazioni che potresti fornire durante il processo di selezione, ad esempio tramite prove di valutazione e colloqui di lavoro.

Se non fornisci le informazioni personali da noi richieste e che consideriamo necessarie per valutare la tua domanda di assunzione, potrebbe non essere possibile completare la procedura di selezione che ti riguarda.

Raccolta di dati personali sensibili

I dati sono considerati "sensibili" quando includono informazioni che rivelano la razza o l'etnia, le convinzioni religiose, politiche o filosofiche o l'appartenenza a un sindacato, i dati genetici o biometrici, le informazioni relative al tuo stato di salute o alla tua vita sessuale, alla tua identità di genere o a reati o condanne penali. Potresti scegliere di divulgare volontariamente i tuoi dati personali sensibili durante il processo di selezione.

Potremmo raccogliere i tuoi dati personali sensibili per finalità legittime relative al processo di selezione e assunzione, tra cui rispettare obblighi di conformità, fornire alloggi per persone con disabilità, monitorare l'applicazione delle norme sulle pari opportunità a scopo antidiscriminatorio e soddisfare gli obblighi relativi alla generazione di report. Potremmo condividere questi dati con terze parti coinvolte nel processo di selezione del personale di Smartsheet al fine di valutarne le iniziative a favore della diversità e dell'equità. In ogni circostanza i tuoi dati personali sensibili verranno trattati con la massima riservatezza e utilizzati solo per gli scopi qui descritti. La tua decisione di divulgare o non divulgare i dati personali sensibili non influirà sulla tua domanda di assunzione in Smartsheet.

Dati raccolti da terze parti

Potremmo raccogliere i tuoi dati personali da terze parti, tra cui:

Referenze professionali
Informazioni generali fornite o confermate dagli istituti accademici o dagli enti di formazione o certificazione
Agenzie preposte al controllo dei precedenti e altri titolari di database esterni
Agenzie di collocamento o di ricerca di personale esecutivo
Fonti disponibili pubblicamente, tra cui i social media quali LinkedIn o altre informazioni disponibili online (in questo ambito, potremmo verificare eventuali conoscenze comuni che emergono palesemente dalle informazioni disponibili pubblicamente)

Automaticamente

Per conoscere le posizioni di lavoro aperte, puoi consultare la pagina Lavora con noi. In questo sito raccogliamo i dati personali direttamente dall'utente tramite tecnologie quali protocolli di comunicazione elettronica, cookie, pulsanti widget o strumenti. Per ulteriori dettagli sui dati personali che raccogliamo tramite il nostro sito web, consulta la nostra Informativa sui cookie.

Controlli dei precedenti

In alcuni paesi e per alcuni ruoli, potremmo dover condurre controlli sui precedenti penali, ma solo quando è richiesto o consentito dalla legislazione vigente.

Modalità di utilizzo dei dati personali

Per il trattamento dei dati personali che raccogliamo secondo le modalità descritte nella presente Informativa, ci basiamo su determinate basi legali, tra cui il principio che tale trattamento è necessario per i nostri legittimi interessi commerciali. Laddove facciamo affidamento su un interesse commerciale legittimo per trattare tali informazioni, usiamo le informazioni personali per promuovere interessi commerciali legittimi che includono:

Registrazione dei visitatori presso i nostri uffici. Per registrare i visitatori dei nostri uffici e gestire accordi di riservatezza che i visitatori potrebbero dover firmare al fine di proteggere gli uffici e le informazioni riservate di Smartsheet da accessi non autorizzati.

Salvaguardia dei diritti legali e prevenzione da usi impropri. Per salvaguardare i dipendenti di Smartsheet e altri soggetti, prevenire accessi non autorizzati a Smartsheet e, indagare, prevenire o intervenire, laddove lo ritenessimo necessario, in merito ad attività illecite, frode sospetta o situazioni che implicano potenziali minacce di qualsivoglia persona.

Rispetto degli obblighi legali. Per rispettare la legge o procedimenti legali; ad esempio, potremmo divulgare le informazioni in risposta alle legittime richieste delle autorità pubbliche, ad esempio se richiesto per motivi di sicurezza nazionale o se richiesto da parte delle forze dell'ordine e potremmo fornire le informazioni per rispettare gli obblighi di Smartsheet in qualità di appaltatore federale.

Valutazione delle tue competenze. Per valutare le tue competenze, le tue qualifiche e l'idoneità per un determinato ruolo per cui hai fatto domanda, per il ruolo che stai prendendo in considerazione o per altra posizione attualmente aperta o che sarà aperta in futuro e che potrebbe corrispondere alle tue capacità.

Comunicare con te. Per comunicare con te sul processo di selezione, sulla domanda inviata per la posizione aperta, per rispondere a domande e richieste e, se appropriato, rispondere su altre posizioni potenzialmente aperte o altre opportunità di lavorare con noi (incluse le nostre affiliate).

Miglioramento del processo di selezione. Per far funzionare, valutare e migliorare il sistema di selezione, il monitoraggio della nostra applicazione e le attività di selezione, incluse analisi delle nostre procedure o tendenze di assunzione, identificazione della penuria di qualifiche o competenze e uso delle informazioni per abbinare i candidati alle opportunità potenziali.

Operazioni aziendali generali. Laddove necessario, per amministrare funzioni aziendali generiche, di contabilità, di archiviazione e legali.

Note speciali relative ai candidati residenti nell'Unione europea. Per i dati personali di residenti nell'Unione europea, trattiamo i dati personali ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati, o GDPR (General Data Protection Regulation) (UE 2016/679) (e relative leggi di adeguamento dei singoli stati membri) e fondiamo le nostre procedure sulle seguenti basi legali: (i) i nostri interessi commerciali legittimi*; (ii) il consenso ricevuto dall'utente; (iii) il rispetto delle normative e (iv) per stabilire, difendere o proteggere i nostri interessi legali. Queste basi non limitano né modificano gli obblighi, i diritti e i requisiti previsti dalle leggi sulla privacy nelle giurisdizioni diverse dall'Unione europea.

Per i dati personali provenienti dall'UE, il loro trattamento rientra nei nostri legittimi interessi, che non vengono annullati dai tuoi interessi e diritti fondamentali. Le attività di marketing con i dati di soggetti residenti nell'Unione europea sono consentite solo dietro consenso esplicito del soggetto.

Modalità di condivisione dei dati personali

Con i nostri fornitori di servizi. Usiamo fornitori di servizi terzi per il trattamento dei tuoi dati personali come ausilio alle nostre operazioni tecniche e aziendali. Smartsheet ha stipulato accordi sul trattamento dei dati con tali fornitori di servizi, che limitano l'uso dei dati e l'accesso ai dati personali per scopi specifici. Tali servizi vengono forniti per nostro conto e solo in conformità alle nostre istruzioni o in conformità a precisi obblighi legali. Per le opportunità di tirocini, potremmo usare un fornitore di servizi esterno per facilitare e gestire i rapporti tra te e Smartsheet.

Con le affiliate. Potremmo condividere i tuoi dati personali con le nostre affiliate ai fini di opportunità di impiego, posizioni e altre finalità descritte in questa Informativa sulla privacy.

Ai sensi delle leggi vigenti. Divulghiamo informazioni su di te se riteniamo di doverlo fare a scopo di conformità con la legge o nel rispetto di un ordine di presentazione di documenti, procedure fallimentari o processi legali simili. In alcune situazioni potrebbe essere richiesto di divulgare informazioni personali in risposta a richieste legittime da parte di autorità pubbliche, se richiesto per motivi di sicurezza nazionale o se richiesto da parte delle forze dell'ordine. In caso di opportunità di tirocini, ci potrebbe essere richiesto di condividere le tue informazioni personali con i relativi istituti di formazione al fine di rispettare le leggi (incluse le leggi sul lavoro) e le normative applicabili.

Per la tutela dei diritti. Potremmo divulgare informazioni su di te, quali il tuo nome e i dati di contatto, in applicazione degli accordi concordati con te o per tutelare i diritti e la sicurezza di Smartsheet, dei nostri clienti, utenti e del pubblico generale, oppure come prova in contenziosi che ci vedono coinvolti.

In una transazione aziendale. Nel caso in cui Smartsheet fosse coinvolta in una fusione, acquisizione o vendita totale o parziale dei propri asset, le tue informazioni potrebbero essere trasferite all'entità acquirente come parte della transazione (a condizione di informare l'acquirente dell'obbligo di usare i tuoi dati personali solo agli scopi indicati nella presente informativa); inoltre, possono essere riviste come parte della revisione di due diligence per la transazione (es. potremmo dover fornire un elenco di tutti gli account degli utenti e di tutte le cronologie dei pagamenti). Potremmo divulgare le tue informazioni personali che raccogliamo e riceviamo a fornitori, consulenti, contabili, rappresentanti legali e altre terze parti in tutto il mondo nella misura ragionevolmente necessaria per procedere con la negoziazione o il completamento di una fusione, acquisizione, finanziamento, offerta pubblica di titoli, riorganizzazione o vendita dei nostri asset, in tutto o in parte.

Ultimo aggiornamento: 7 luglio 2023