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Semplifica i flussi di lavoro dei documenti direttamente da Smartsheet con la nuova integrazione di DocuSign
Sono entusiasta di comunicare che la nuova integrazione di Smartsheet con DocuSign, la piattaforma leader per le firme elettroniche, è ora disponibile per tutti i clienti Smartsheet con piani Aziendale e Premier.
Ogni giorno, i documenti svolgono un ruolo fondamentale nella formalizzazione e nella finalizzazione dei processi aziendali. Quando stiamo per concludere una vendita, effettuare un noleggio, rinnovare un contratto e molto altro ancora, abbiamo bisogno di completare e firmare i documenti con estrema velocità.
Ma i documenti da cui dipendiamo per promuovere queste opportunità possono facilmente rallentare il nostro slancio. La preparazione e la firma di documenti personalizzati su piattaforme disconnesse richiede tempo e può essere soggetta a costosi errori, soprattutto se il numero di documenti aumenta. E una volta che i documenti sono pronti per la firma, è difficile tenere sotto controllo i loro diversi stati e agire rapidamente.
Con l'integrazione di DocuSign, ora puoi creare facilmente documenti importanti, inviarli per la firma e monitorare gli stati delle firme — tutto da Smartsheet — per risparmiare tempo, ridurre i costi e gli errori e, in ultima analisi, far progredire la tua attività.
Crea e invia documenti personalizzati in pochi minuti
L’integrazione DocuSign, disponibile nel nostro generatore di documenti, combina due input — un modello DocuSign esistente e i dati presenti nel tuo foglio — per creare e inviare i documenti personalizzati per ciascuna riga, Dopo aver selezionato uno dei tuoi modelli, lo dovrai mappare ai campi del tuo foglio per assegnare i ruoli di firma e personalizzare il contenuto.
Ad esempio, supponiamo che io utilizzi un foglio per tenere traccia dei candidati e desidero utilizzare l'integrazione per generare rapidamente contratti di lavoro per candidati idonei. Assegnerò i ruoli di firma nel mio modello di contratto alle colonne di contatto del candidato e del responsabile delle assunzioni nel mio foglio di monitoraggio dei candidati, quindi inserirò altri campi personalizzati dal foglio come Ruolo, Stipendio e Data di inizio.
Con la procedura guidata passo passo del generatore di documenti e l'intuitiva interfaccia di trascinamento, bastano pochi minuti per completare la mappatura del modello.
Quindi puoi utilizzare ogni mappatura più e più volte per generare e inviare rapidamente versioni personalizzate per un massimo di 100 righe nel tuo foglio contemporaneamente (o aggiungerle alla cartella delle bozze di DocuSign per la revisione finale e le modifiche). In effetti, bastano quattro semplici passaggi per farlo:
- Seleziona le righe
- Apri il generatore di documenti
- Fai clic sul pulsante “Genera” accanto alla mappatura
- Scegli “Invia con DocuSign”
Generatore di documenti crea una busta personalizzata per ogni riga e la passa a DocuSign per essere inviata per le firme. Una volta che un documento è stato firmato da tutte le parti, una copia completamente eseguita verrà automaticamente allegata alla riga appropriata del foglio per conservarlo al sicuro e accedervi rapidamente.
Aumenta la visibilità e agisci più velocemente con gli stati in tempo reale
Senza alcuno sforzo aggiuntivo, puoi anche monitorare lo stato di firma di ogni documento direttamente nel tuo foglio. Abilita semplicemente il monitoraggio nella procedura guidata del generatore di documenti per fare in modo che Smartsheet aggiunga una colonna speciale al tuo foglio.
Man mano che gli stati vengono aggiornati in DocuSign, anche la colonna di monitoraggio rifletterà immediatamente tali modifiche. Ciò rende più facile che mai per te e i tuoi colleghi rimanere informati tramite report sullo stato di avanzamento e pannelli di controllo. Puoi anche utilizzare la colonna di monitoraggio per avviare flussi di lavoro automatizzati, come la registrazione delle date di invio e di completamento o l'archiviazione di una riga nel foglio una volta che il documento su quella riga è stato completamente eseguito.
Un futuro luminoso per le firme elettroniche in Smartsheet
Non vediamo l'ora di sapere come il tuo team utilizza l'integrazione di DocuSign per semplificare e ridimensionare i flussi di lavoro dei documenti e stiamo già pianificando alcuni interessanti miglioramenti per quest'anno e oltre.
Puoi saperne di più sul generatore di documenti e sull'integrazione di DocuSign nel nostro Centro di assistenza e apprendimento.
Se desideri provare l'integrazione ma non hai ancora un account DocuSign, DocuSign è lieto di fornire ai clienti Smartsheet una prova gratuita di 30 giorni.
