Perché utilizzare la pianificazione delle risorse?
Il termine pianificazione delle risorse è emerso negli anni '90 come un'evoluzione dei concetti di pianificazione del percorso critico. L'idea alla base della pianificazione delle risorse è che i progetti abbiano capacità e risorse limitate, quindi questi fattori devono essere presi in considerazione quando i manager pianificano l'esecuzione di un progetto.
La pianificazione delle risorse incorpora anche il concetto di una pianificazione del progetto. Proprio come un contadino non può velocizzare il tempo di un raccolto, un project manager non può aspettarsi che un dipendente che ha bisogno di dedicare 18 ore a un progetto lo faccia riempiendosi di caffè in una notte e un giorno, quando il lavoro potrebbe (e dovrebbe) essere distribuito nel corso di tre giorni lavorativi molto meno stressanti. I componenti della pianificazione delle risorse vengono visualizzati nei diagrammi di Gantt, che sono rappresentazioni visive dell'avanzamento di un progetto e/o della quantità di tempo assegnato a ogni parte di un progetto.
I professionisti in molti campi praticano la pianificazione delle risorse, sia che la chiamino con quel nome o meno. Prendi in considerazione un appaltatore generale che supervisiona una ristrutturazione di una casa importante: deve agire come project manager, assicurando che ogni fase della ristrutturazione avvenga nell'ordine corretto, che i subappaltatori siano disponibili in giorni specifici e che alcuni sistemi domestici siano funzionanti prima che i lavori possano avvenire sul set successivo di sistemi. Un subappaltatore con troppi progetti o malato, un'attività che diventa più complessa del previsto o un problema a sorpresa con la struttura della casa possono aggiungere tempo o denaro all'ambito del progetto.
La pianificazione delle risorse riconosce che in qualsiasi situazione di progetto, le risorse sono limitate e il lavoro deve essere completato rispettando una serie di scadenze e rimanendo all'interno di un budget. Oltre a una componente della pianificazione del percorso critico, la pianificazione delle risorse prende in prestito anche dalla pianificazione della catena critica, che riconosce che le risorse sono interdipendenti. Nell'esempio della ristrutturazione della casa, se la carenza di legno significa che la sottopavimentazione non sarà completamente installato dal subappaltatore A, il subappaltatore B non potrà posare il pavimento sopra. Un saggio appaltatore generale sa come manipolare le risorse per risolvere questi problemi, forse sapendo che il negozio locale di riuso e riciclo potrà fungere da risorsa di riserva di legname o che un ulteriore cantiere di legname più costoso potrà essere sfruttato per mantenere il progetto complessivo in movimento.
Una ristrutturazione di una casa comporta molte parti in movimento. Considera tuttavia il ruolo cruciale della pianificazione delle risorse in una situazione aziendale più complessa, come una delle seguenti: il trasferimento di una sede centrale, l'integrazione di un'azienda acquisita o il lancio di un prodotto in tempo per le vendite e le attività di marketing durante le festività. Ciascuno di questi progetti principali ha più parti e risorse mobili, che devono essere affrontate con attenzione.
Cos'è la pianificazione a risorse limitate?
I fattori di pianificazione limitati in risorse sono da conteggiare e ci riportano al concetto per cui, con risorse finite, il tempo di completamento sarà legato alle risorse stesse. Ad esempio, se un numero limitato di scienziati del personale altamente qualificato deve completare un report di sperimentazione clinica prima che un'azienda farmaceutica possa perseguire lo sviluppo formale di farmaci, c'è poco che l'azienda può fare per accelerare il processo in assenza di personale con credenziali aggiuntive.
Cosa sono l'allocazione e il livellamento delle risorse?
L'allocazione delle risorse è il processo di assegnazione di risorse specifiche ad attività specifiche. Il livellamento delle risorse è un approccio all'assegnazione delle risorse che assegna priorità alla disponibilità delle risorse all'interno di una pianificazione del progetto. Ad esempio, un project manager presso un'agenzia pubblicitaria che produce un pitch per un cliente potrebbe tenere conto delle questioni relative alle risorse umane come le ferie estive dei dipendenti e i venerdì brevi per sfruttare il talento collettivo necessario per completare una presentazione vincente.
Cos'è l'ottimizzazione delle risorse?
L'ottimizzazione delle risorse si riferisce alla pratica dell'allocazione delle risorse, in cui i vincoli di tempo sono la massima priorità. Ad esempio, se un cliente dà a un'agenzia pubblicitaria un breve preavviso prima di lanciarsi in un progetto commerciale competitivo che sarebbe redditizio, un project manager del nuovo team aziendale lavorerà a ritroso dalla scadenza del cliente e chiederà risorse per gli straordinari o le ore del fine settimana per sviluppare un brief creativo in tempo.
In che modo Microsoft Project si approccia al livellamento delle risorse?
Molti project manager utilizzano il software Microsoft Project per pianificare le proprie risorse. Il software fornisce una visualizzazione dell'allocazione delle risorse a livello di team e individuale e i manager possono utilizzare gli strumenti del programma per correggere l'insieme delle risorse spostando le ore di una risorsa al giorno (o parte del giorno) o altri mezzi. È possibile livellare automaticamente o manualmente le attività e le risorse, secondo le circostanze. Per ulteriori informazioni, consulta i suggerimenti di Microsoft qui.
Pianificazione delle risorse in azione
Quando si pianificano le risorse, è utile iniziare dalla fine: i project manager devono sapere se le risorse limitate saranno la priorità durante lo sviluppo di un piano o se le risorse devono essere piegate (o potrebbero essere rese disponibili, come con le assunzioni di appaltatori) a un determinato piano. La prima parte si riferisce al livellamento delle risorse e la seconda al livellamento. I manager devono inoltre conoscere i vincoli di budget, identificare le contingenze e le dipendenze all'interno di un piano di progetto e considerare i rischi e i piani di backup.
I project manager parlano di allocazione delle risorse (assegnazione delle risorse alle attività) e/o caricamento delle risorse (esprimendo la percentuale di tempo di una risorsa che il progetto consumerà), di aggregazione delle risorse (raggruppare tutte le risorse per attività e progetto in un unico periodo di tempo, in genere un istogramma) e quindi della pianificazione delle risorse (posizionando finestre temporali sulle attività e le risorse che eseguono le attività). Sia che si utilizzi un software o una lavagna, un project manager deve considerare i seguenti fattori e fasi durante la pianificazione delle risorse:
- Quali risorse sono necessarie? Quali sono le risorse (persone, attrezzature, strutture)? Un progetto richiede sale conferenze, attrezzature in prestito, una sala dedicata alle riunioni che dovrebbe essere prenotata per diverse settimane successive? Si dovrà organizzare assistenza IT o tecnologica? Il progetto richiederà l'assunzione di appaltatori esterni? Hai contatti di riferimento o un project manager dovrà individuare i freelancer e conoscere i prezzi realistici sul mercato?
- Quali sono le capacità di prestazione di una risorsa? Se il personale allocato come risorse su un progetto lavora su più progetti, quale percentuale del suo tempo o quali settimane o ore sono disponibili per il progetto in questione? Quali capacità devono possedere le risorse per eseguire il lavoro? Quali sono le competenze fondamentali per questa risorsa rispetto alla "portata" o alle nuove competenze? Di quali competenze tecniche, sociali, organizzative o manageriali avranno bisogno i membri del team? In caso di lacune o debolezze nelle competenze, come verranno affrontate? Ad esempio, attraverso la supervisione di un superiore che ha le competenze, con l'aiuto di una risorsa esterna o con una formazione una tantum.
- Quali sono i vincoli del progetto? Il progetto dovrà essere consegnato in alcune fasi o in particolari piattaforme tecnologiche (a causa delle competenze dei membri del team)? Le risorse interne o contrattuali avranno bisogno di tempo per formarsi o familiarizzare con un cliente o un brief interno sul lavoro? C'è una scadenza "preferibile" rispetto a una scadenza assoluta? Secondo il management, è più importante che il progetto arrivi in tempo o rientri in un budget prestabilito?
- Identifica le dipendenze/gli imprevisti delle attività. Le fasi del progetto richiedono la firma del cliente o del management superiore e le scadenze sono informate? È stato previsto un tempo sufficiente? Un compito richiede l'uso di attrezzature a noleggio, l'assistenza di un consulente o di un libero professionista o la revisione da parte di un avvocato, e queste risorse sono state avvisate e contattate o i loro ritmi di disponibilità sono noti al PM?
- Identifica le ipotesi. Il project manager presuppone che alcuni lavoratori siano in loco o disponibili per l'assunzione a tempo pieno durante i periodi del progetto? Il PM presuppone che saranno necessari trasferimenti? La consegna/la logistica sarà necessaria? Un appaltatore, un servizio esterno (stampante, corriere, acquirente di media, designer, sviluppatore di tecnologia/software) deve completare la propria parte di progetto in un tempo o un budget specifici?
- Abbina le risorse alle attività. Quali risorse (individui, aziende esterne, spazio o materiali) saranno associate a quali attività? Le risorse sono intercambiabili nel caso in cui le fasi di un'attività incontrino ritardi o problemi?
- Definisci le priorità di pianificazione. Il progetto ha risorse adeguate? Un project manager può sviluppare un rapporto capacità/domanda che rappresenta i punti di forza e di debolezza nell'ambito dell'approccio alle risorse?
- Esamina i piani e i programmi delle risorse precedenti. L'identificazione e la pianificazione delle risorse di un project manager monitora ciò che i project manager precedenti hanno fatto e i progetti che hanno raggiunto il completamento con successo? Se l'approccio o la tempistica attuale differiscono, in che modo differisce il lavoro? Ci sono nuove risorse interne o esterne con competenze più sofisticate o c'è una tecnologia (un database, un archivio, un insieme di strumenti) che accelera le attività?
Pianificazione delle risorse dal punto di vista di un project manager
Ted Wolken, a Seattle-area project manager with 17 years of experience inside telecom, healthcare, financial services, and aerospace companies, says that the term resource scheduling came into his lexicon early on his career while he was working at Boeing. Depending on the industry and project in question, resource scheduling accounts from 30 percent to 50 percent of a project manager’s job.
Nel suo lavoro, le risorse erano generalmente persone, ma occasionalmente i vincoli di bilancio o i servizi a pagamento facevano parte della pianificazione. Wolken ha dedicato gran parte del proprio tempo all'allocazione e al caricamento delle risorse, utilizzando Microsoft Project per caricare le risorse in un'interfaccia di progetto, insieme ai loro titoli, alle loro funzionalità e al numero o alla percentuale delle ore assegnate al suo progetto. Poiché la maggior parte delle risorse faceva riferimento a un manager in un team separato e stava eseguendo temporaneamente i progetti sotto Wolken, era consuetudine negoziare con i manager per l'accesso alle loro risorse.
"Se sei un project manager, devi essere pronto a essere un forte sostenitore e a lottare per le tue risorse", spiega. "Rispetta i progetti delle altre persone, ma ricorda loro che a volte le tue esigenze devono venire prima a causa delle scadenze del progetto. Devi essere assertivo ed essere il portavoce del tuo progetto."
Le aziende cercano sempre di fare di più con meno risorse o da un gruppo limitato di risorse, il che significa che la gestione dei progetti e lo stretto coordinamento tra project manager e team manager sono importanti. "I manager lo capiscono", afferma. "Passano più tempo a essere coordinatori delle risorse che a gestire effettivamente i dipendenti del loro gruppo."
Wolken ha affermato che la maggior parte dei progetti aziendali da lui guidati ha richiesto diversi mesi per essere completato, e in alcuni casi è stato responsabile di una specifica componente finanziaria di un budget complessivo del progetto, come 100.000 dollari in un budget complessivo di 1 milione di dollari. In un ruolo, è stato responsabile della componente operativa di un nuovo call center da 700 posti per una società di telecomunicazioni. Si è occupato di altri project manager, tra cui un project manager edilizio e un project manager IT.
"Ero il canale tra queste persone e i team di costruzione, hardware e software", afferma. Il programma del progetto ha determinato molti fattori, come ad esempio quando le risorse umane avrebbero avuto uno spazio utilizzabile per uffici e sale conferenze in cui condurre colloqui di lavoro con i candidati locali, quando sarebbero state installate le attrezzature e le reti interne all'ufficio e quando o dove il personale interno o riassegnato sarebbe stato sottoposto a formazione. Sul lato delle comunicazioni, è necessario coordinare le comunicazioni interne sull'apertura della struttura (e quindi il servizio clienti che diventa disponibile per l'azienda) e le comunicazioni esterne alla comunità locale e per le aperture di lavoro. L'azienda, ad esempio, non dovrebbe iniziare le assunzioni fino a quando la struttura non sarà aperta o quasi, poiché i colloqui di lavoro saranno necessari e i sistemi di call center dovranno essere operativi per le assunzioni per iniziare il lavoro o la formazione.
Spesso, ha dovuto negoziare per la disponibilità delle risorse. "Se c'era il pericolo di estendere eccessivamente le ore di un dipendente o un appaltatore, noi (project manager) dovevamo parlare con la loro dirigenza", afferma.
Conferma che il 20% dei progetti va oltre i termini di budget o tempistiche, in parte perché le risorse sono spesso contese in direzioni concorrenti, in quanto le aziende si sforzano di ottenere una maggiore efficacia da parte di personale sempre più risicato. Tuttavia, sempre più manager sono a conoscenza degli approcci di project management alla supervisione del personale.
Modello dashboard per la gestione dei progetti
Un dashboard per la gestione dei progetti è una rappresentazione visiva dei dati del progetto. Puoi utilizzare questo modello per far emergere dettagli come il budget, lo stato delle attività e la comunicazione del team, per facilitare la trasparenza mentre ti destreggi tra tutti questi elementi.
Rischi ed errori nella pianificazione delle risorse
Un progetto su cinque supera la tempistica o il budget assegnati, il che può avere ramificazioni negative sulle finanze e sulla reputazione di un'azienda, tra le altre cose. Di seguito sono riportati alcuni degli errori prevenibili che portano a questi sforamenti:
- Requisiti vaghi: se i requisiti del progetto non sono chiari, i manager non possono determinare il numero o il tipo di risorse necessarie o per quante ore saranno necessarie. Ricercando i precedenti progetti interni o esterni e il modo in cui i leader hanno definito i loro requisiti, i manager possono ottenere maggiore chiarezza.
- Scadenze e compiti non chiari: un progetto può essere rallentato se i diversi membri del team di progetto non completano i deliverable correttamente o in tempo. È essenziale verificare che ogni membro del team comprenda le attività e la tempistica.
- Stime imprecise: sottovalutare il tempo di cui una risorsa avrà bisogno per completare un'attività o cedere alle pressioni esterne (forse da parte dei clienti) e fare promesse irrealistiche sono errori classici che i project manager commettono. Un arco di tempo non realistico può condannare un progetto fin dall'inizio o creare stress inutile per i membri del team, abbassare il morale o contrapporre la loro efficienza a probabilità ingiuste. I project manager possono utilizzare i modelli di pianificazione delle risorse precedenti o intervistare direttamente le risorse per determinare quanto tempo assegnare.
- Gestione dei rischi deboli: tutte le risorse presentano vulnerabilità e incoerenze. I dipendenti si prendono le ferie o rimangono a casa malati, il clima invernale può ritardare la consegna delle merci dei componenti chiave dei prodotti e le risorse finanziarie (o la loro mancanza) o gli stalli di approvazione del budget possono causare ritardi e problemi. I manager devono avere a disposizione contingenze e piani di backup.
- Flessibilità: i manager devono tenere conto di un certo "spazio di manovra" per la disponibilità delle risorse. Se un project manager sta prelevando membri da team di altri manager, deve rendersi conto che gli altri team possono avere priorità improvvise o mutevoli che riducono la disponibilità delle risorse. L'organizzazione di giorni di lavoro aggiuntivi vicini alle date di consegna della risorsa può essere utile.
- Mancata conferma della disponibilità di un dipendente o dell'appaltatore: se un progetto è destinato a consumare il 20% del carico di un membro del team e un PM gli chiede la metà di quelle ore o se una risorsa dipendente ha programmato molto tempo fa una vacanza a metà progetto, è probabile che non abbia abbastanza tempo da dedicare ad esso. Allo stesso modo, se un fornitore o un appaltatore esterno non viene contattato quando previsto o non viene fornito di contratti che confermano la tempistica o l'ambito del lavoro, potrà intraprendere altri progetti e non essere completamente disponibile per quello in questione. Non è mai troppo presto per riservare una risorsa e, una volta confermate, le date esatte possono cambiare o adattarsi.
- Mancata prenotazione delle risorse essenziali: se un progetto è legato al marketing e un manager non tiene conto del tempo necessario per progettare, acquistare, rivedere e inserire pubblicità, o se un progetto richiede un produttore del contratto che ha bisogno di un piano di turnaround intenzionale, oppure se le ore fatturabili di un lavoratore sono state reclamate da altri project manager, un PM non è riuscito a confermare alcune delle sue risorse più importanti. Le risorse essenziali sono quelle che possiedono competenze uniche per svolgere particolari compiti. I project manager devono sapere chi può fare cosa e tenere un elenco delle opzioni di backup.
- Mancata definizione e pianificazione delle dipendenze e degli imprevisti: i project manager devono sapere come rispondere a ritardi, ostacoli esterni (aumento dei prezzi delle materie prime, un concorrente che fa prezzi inferiori), capricci dei clienti (un cliente esterno cambia idea sulla direzione di un progetto), catastrofi naturali, questioni internazionali (tassi di cambio, problemi di importazione/esportazione o tariffe) e altro ancora. In base alla natura del progetto e all'esperienza passata, un project manager intelligente può prevedere dipendenze e imprevisti.
Cosa sono la pianificazione delle risorse e la pianificazione visiva?
La pianificazione visiva è un approccio alla pianificazione della gestione dei progetti che spesso include la pianificazione delle risorse. All'interno degli approcci di pianificazione visiva dei progetti, i manager possono raggruppare le risorse, utilizzare una linea temporale, identificare le attività e i ruoli come "eventi", contrassegnare la disponibilità o l'indisponibilità delle risorse, mostrare più risorse contemporaneamente, eseguire modifiche al programma drag-and-drop (se un'attività viene completata in anticipo o in ritardo, il piano può cambiare di conseguenza), visualizzare l'intero team in una volta sola e identificare le risorse concorrenti o sovrapponibili.
Software per la pianificazione e la programmazione delle risorse
Così come il project management è maturato come un processo aziendale, lo hanno fatto anche le tecnologie disponibili per i project manager professionisti. La gestione dei progetti è iniziata con le riunioni di assegnazione, è passata alle lavagne, ai fogli di calcolo e, infine, si è evoluta in strumenti dinamici e condivisibili che promettono funzioni di pianificazione e gestione delle risorse. Alcuni strumenti sono disponibili per un minimo di 10 dollari a persona al mese, mentre altri sono pronti per l'azienda.
Strumenti basati sul cloud
- Avaza è progettato per le aziende "incentrate sul cliente", come le aziende di servizi.
- Hub Planner fornisce una panoramica del team, la corrispondenza delle competenze e della posizione, la "mappa" della disponibilità, la pianificazione drag-and-drop, la creazione del team e un'interfaccia mobile.
- Resource Guru fornisce una visione unica e basata sul cloud di tutte le risorse.
- Workstack offre strumenti di pianificazione online.
Strumenti pronti per l'uso in azienda
- Leankor è progettato per i clienti aziendali.
- ProjectorPSA è pensato per le aziende di servizi professionali, con la possibilità di connettersi a piattaforme aziendali tra cui Salesforce, Quickbooks e Intacct.
- Saviom è progettato per i clienti aziendali, con strumenti di previsione e analisi avanzati.
Focalizzati su più team
- ElapseIT è utile per la fatturazione, il monitoraggio dei tempi e la gestione di più team (come legale e risorse umane).
- Epicflow è uno strumento per la gestione di più progetti.
Strumenti di pianificazione e gestione delle risorse specifici del settore
- Forecast è un'app per la gestione digitale dei progetti.
- Teamdeck si concentra sulla gestione della disponibilità delle risorse ed è rivolto alle aziende di software, alle agenzie creative, ai team di gestione dei prodotti e ai team di finanza/operazioni.
- Workamajig fornisce la gestione dei progetti per i team di marketing.
- NetSuite Open Air è stato progettato per le aziende di servizi.
- La pianificazione visiva è costruita per la gestione generale dei progetti, ma ha caratteristiche che possono avvantaggiare l'edilizia, la gestione della flotta, il CRM e i servizi sul campo.
Opzioni di diagramma di Gantt
- eResourceScheduler utilizza grafici visivi e di tipo Gantt.
- Ganttic è gratuito per i team con meno di 10 persone, con opzioni di prezzi disponibili all'aumentare delle dimensioni del team.
- Workbook è uno strumento di pianificazione basato sui diagrammi di Gantt.
Altri strumenti:
- Harvest Forecast è un software di pianificazione visiva del tempo che può essere utile per l'ottimizzazione delle risorse.
- Teambook è adatto per clienti piccoli (10 utenti o meno) e aziendali
- Teamweek è uno strumento di pianificazione visiva che fornisce una visione dell'utilizzo del tempo e delle scadenze.
- Roadmap aiuta a mostrare cosa stanno facendo le risorse, quando serve uno e altre funzionalità.
Migliora gli sforzi di gestione delle risorse con Smartsheet
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