La University of Western Cape porta avanti la sua mission accademica con Smartsheet

La University of the Western Cape vanta una gloriosa storia nella lotta di liberazione del Sudafrica. Fondata 60 anni or sono, da allora ha sempre continuato a lottare contro l'oppressione, la discriminazione e il disagio attraverso i suoi sforzi di coinvolgimento accademico e comunitario.

Le principali preoccupazioni dell'UWC in termini di accesso, equità e qualità nell'istruzione superiore derivano dal vasto impegno pratico nell'aiutare i gruppi storicamente emarginati a partecipare appieno alla società sudafricana. L'istituzione ospita all'incirca 25.000 studenti in diversi campus, con un'adesione annua di 4.500-5.000 nuovi studenti.

L'università ha vissuto un significativo abbandono da parte dei responsabili IT in un breve lasso di tempo, e ciò ha comportato cambiamenti strutturali senza precedenti che hanno influito sul morale dello staff. Lo staff era restio a essere trasparente perché aveva paura di essere esposto a potenziali ripercussioni. Questa situazione non solo determinava una mancanza di coesione tra i team ma anche di trasparenza, che in definitiva limitava la responsabilizzazione.

Quando fu assunto l'ICT Director Raymond Crown, questi faticò a ottenere una panoramica completa del sistema IT, poiché ogni team aveva lavorato come un'unità indipendente. Per ottenere la chiarezza necessaria, iniziò a cercare un unico meccanismo centralizzato per consolidare i processi e migliorare la rendicontazione.

Avendo già usato Excel per attività organizzative, Raymond desiderava uno strumento che non richiedesse altre competenze o risorse ma che promuovesse la responsabilizzazione, sia per l'università che per i dipendenti.

Durante una consultazione con i colleghi, un ricercatore dell'università mostrò a Raymond una demo di Smartsheet. Vedere il software in azione ebbe l'effetto di attirare il suo interesse e una prova ben presto rivelò che Smartsheet avrebbe potuto soddisfare tutte le sue necessità: una fonte centralizzata di informazioni, un modo intuitivo per monitorare le attività e una piattaforma per visualizzare facilmente i processi.

Raymond iniziò a usare Smartsheet personalmente, prima di presentarlo ai suoi Operations Manager, che immediatamente ne riconobbero e ne colsero i vantaggi. Insieme esaminarono Smartsheet per capire in che modo avrebbe potuto dare maggiore visibilità ai progetti e migliorare la rendicontazione.

"Mi è piaciuto sin da quando l'ho visto. Ho iniziato a esplorarlo e mi sono reso conto che avrei potuto consolidare in un unico punto le informazioni provenienti da varie fonti. Ecco dove i benefici di Smartsheet sono davvero iniziati per me", afferma Raymond.

Rendicontazione finanziaria snellita

Il bilancio annuale dell'università è un'attività mastodontica, che richiede circa sei mesi per essere completata. Il processo precedente usato dal team IT era poderoso e inefficiente, e quindi Raymond si è servito di Smartsheet per migliorarlo.

Utilizzando la funzione di pianificazione di Smartsheet, Raymond non solo ha automatizzato completamente il sistema, ma ha creato anche un modulo di facile utilizzo per inviare richieste di budget. Con un modo più facile di tenere traccia di queste richieste, il team è stato in grado di semplificare la rendicontazione. E la visualizzazione di queste informazioni sulla dashboard durante le riunioni offriva anche la trasparenza tanto ambita.

Smartsheet ha anche trasformato il processo mantenendo la discussione coerente. Dato che ora il team non deve tornare indietro più volte per la revisione, ha più tempo da dedicare ad altre attività. In passato la maggior parte del lavoro di bilancio veniva eseguito fuori dell'orario di ufficio, ora invece l'aver ridotto questa incombenza ha sortito un immediato impatto sul morale del team.

Eliminare i ritardi dei pagamenti dalla pipeline

Non avendo un sistema centralizzato per tenere traccia delle approvazioni per le richieste di approvvigionamento, spesso i pagamenti avvenivano in ritardo. In alcuni casi l'università era costretta a pagare gli interessi per aver mancato o ritardato i pagamenti ai fornitori di software. Smartsheet aiuta lo staff a evitare queste sanzioni con una panoramica di tutte le informazioni importanti. Questa funzione è stata ora estesa per includere l'invio di documenti, le firme e l'elaborazione dei pagamenti, tutti aspetti che si sono rivelati cruciali quando lo staff lavorava da remoto e non era in grado di firmare di persona.

Ora Raymond viene avvisato automaticamente e sa immediatamente se c'è stato un ritardo nel pagamento, risolvendo il problema più facilmente e velocemente. E, dal momento che può rintracciare il team responsabile del ritardo, può addebitare gli oneri ai budget loro assegnati, stimolandoli alla responsabilizzazione.

"Il tempo risparmiato dal team è enorme", dichiara Raymond. "Radunano tutte le fatture e i documenti e, in alcuni momenti della settimana, me li inviano con Smartsheet. Un processo estremamente semplice, con cui posso tenere traccia facilmente dei documenti che ho firmato."

Mitigare i rischi

Un altro vantaggio della trasparenza totale dei processi è la capacità di gestire con successo i rischi, un requisito fondamentale per l'università. Utilizzando le dashboard di Smartsheet, Raymond può dimostrare con sicurezza il progresso del monitoraggio e la successiva delibera, rassicurando le parti interessate sulle buone condizioni dell'ambiente.

Grazie a Smartsheet, ora Raymond gode della totale trasparenza su tutta la linea. È stato in grado di standardizzare processi quali la preparazione del bilancio e l'approvvigionamento, migliorando l'efficienza e semplificando la quotidianità.

Smartsheet ha anche migliorato la collaborazione e la comunicazione tra i team. Dall'adozione di Smartsheet, la produttività è aumentata di circa il 20% nei processi che sono stati automatizzati, riducendo la necessità di chiedere ore di straordinario per la gioia della forza lavoro.

Ma soprattutto, i vantaggi finanziari derivanti dall'implementazione di Smartsheet possono essere toccati con mano. "Attualmente, non abbiamo contestazioni aperte", dice Raymond. "Da quando sono entrato a far parte della squadra, abbiamo chiuso quasi 170 contestazioni. Se non ci fosse stato Smartsheet, che ci ha permesso di monitorare e tenere sotto controllo le cose, saremmo ancora nella stessa situazione."

Nel complesso, l'amministrazione generale è stata snellita e migliorata a tal punto che il team è in grado di fare molto di più con meno.

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