TRUE Projects sta creando la nuova generazione di imprese edili che basano il proprio operato su visibilità e trasparenza

L'azienda edilizia australiana TRUE Projects è nata dall'esigenza di fare qualcosa di diverso nel settore del design per interni. I co-fondatori Kane Godfrey e James Peebles hanno lavorato per oltre dieci anni nel settore edilizio, ma avevano notato una notevole mancanza di fiducia dovuta alla visibilità limitata dei progetti. Determinati a fare qualcosa di diverso, nel 2018 hanno fondato TRUE Projects, con l'intento di creare un'azienda di progettazione e realizzazione di allestimenti per uffici commerciali che offrisse progetti della massima trasparenza. Per dare vita a tutto questo, avevano bisogno di una tecnologia che offrisse la visibilità dell'intero business, con Smartsheet.

"Offriamo la massima trasparenza finanziaria ai nostri clienti grazie al processo di progettazione e costruzione, che vogliano vedere le fatture o i preventivi dei subappaltatori", afferma Kane Godfrey, Direttore di TRUE Projects. "Nel passaggio a Smartsheet, il vantaggio più importante per me è stata la creazione di un sistema facilmente adattabile e visibile: è la cosa che preferisco."

Creare una piattaforma aziendale che garantisca trasparenza

Quando James e Kane hanno avviato l'attività, lavoravano dai loro portatili nelle caffetterie di Sydney. I loro processi aziendali iniziali erano basati semplicemente su Excel, Dropbox e e-mail, ma hanno capito presto che, man mano che l'azienda cresceva, per mantenere la massima trasparenza avevano bisogno di un approccio più strutturato. Le esperienze passate, quando si erano ritrovati vincolati all'uso di un software dalle scarse prestazioni, insegnavano quanto fosse necessario uno strumento flessibile, che offrisse loro una reale visibilità su tutte le aree del business, dagli aspetti finanziari al marketing, alla consegna dei progetti.

Piuttosto che usare un software per l'edilizia dedicato, volevano una soluzione che andasse bene per tutte le attività dell'impresa, in tempo reale, per evitare problemi quali il controllo delle versioni. Per evitare di ritrovarsi legata a un sistema inadatto alle sue esigenze nel lungo termine, TRUE Projects era alla ricerca di una soluzione basata su cloud.

"Abbiamo resistito sei mesi usando Excel, ma sapevamo di avere un piano di crescita e che ci serviva un sistema che ci supportasse in quella fase", sostiene Kane. "Con Smartsheet, ho deciso semplicemente di fare un tentativo e iniziare a provarlo. Abbiamo poi trascorso quattro weekend a costruire l'intero sistema, dal marketing alla contabilità, per creare esattamente ciò che ci serviva."

In poco tempo, TRUE Projects è riuscita a rendere operativa la soluzione Smartsheet in modo che soddisfacesse le sue necessità aziendali. Con l'uso dei modelli esistenti e la creazione di fogli personalizzati, toccava al team sviluppare uno strumento che si adattasse perfettamente allo scopo e che fosse modificabile in qualsiasi momento.

"Erano due le cose che mi piacevano: la prima è che avevo un sistema assolutamente flessibile che permetteva il cambiamento; la seconda che era tutto online e il team era supportato ovunque si trovasse", dichiara Kane. Uno dei nostri obiettivi è avere gli strumenti e i sistemi giusti per il team, ovunque si trovi, perché una delle cose più frustranti per noi come azienda era dover accedere a un portale in sede per trovare ciò che ti serviva."

Uno strumento aziendale centralizzato per tutti i team

Kane e il suo team usano Smartsheet per svolgere tutte le attività aziendali. Smartsheet ha trasformato il modo in cui lavorano e offrono le informazioni ai clienti e garantisce coerenza tra tutte le attività. Il reparto marketing usa Smartsheet per monitorare tutti gli obiettivi generali e specifici e tutti i programmi, oltre che per collaborare con il team vendite. TRUE Projects usa Smartsheet per il suo CRM e per gestire le pipeline dei lead e delle vendite. Piuttosto che dover risalire indietro nella pipeline, il team tiene meeting interni al di fuori della piattaforma e raccoglie le annotazioni e i verbali in un foglio per garantirne l'accesso a tutti.

Il team può lavorare sapendo di potersi basare su un'unica fonte di verità. Piuttosto che affidarsi a sistemi diversi tra i reparti, l'azienda ne usa appena quattro: Xero per la contabilità, Dropbox, Office 365 e Smartsheet. Essendo tutto così semplice, è possibile trasferire le informazioni tra i reparti senza dover muovere un dito. I sistemi sono armonizzati tra loro, quindi in qualsiasi momento un project manager voglia apportare un cambiamento, questo viene riflesso nel foglio del reparto contabilità e nelle vendite.

Sfruttare un sistema basato sul cloud e predisposto per i dispositivi mobili consente a TRUE Projects di accedere a Smartsheet da qualsiasi posizione, aspetto particolarmente importante in un cantiere. I team in cantiere possono consultare rapidamente i dettagli del progetto e gestire i processi sulla sicurezza in tempo reale. Tale aspetto è particolarmente importante in tempi di pandemia, quando si deve garantire la sicurezza degli appaltatori che lavorano nel cantiere. 

"L'integrazione di Smartsheet e Dropbox ci aiuta veramente a documentare i progetti e a sapere quale versione è la più aggiornata", prosegue Kane. "Disporre di funzioni come il tracciamento delle versioni e la cronologia è utile per capire cosa sta accadendo, soprattutto quando abbiamo molte persone che lavorano su un unico foglio da sedi diverse."

Il valore aggiunto del tempo extra

Kane afferma che la visibilità della piattaforma aiuta l'azienda a rispettare la sua missione in merito alla trasparenza. Mentre team diversi, come contabilità, gestione o vendite, usano portali diversi, consentire ai dipendenti di gestire le informazioni direttamente in un unico sistema significa garantire chiarezza a ogni passo del percorso, in un settore in cui spesso regna la confusione.

"La tranquillità che danno connessione e visibilità è impagabile. C'è un'unica fonte di verità per l'intero team, non solo per me in quanto titolare dell'azienda", afferma Kane. Tutti i dati vengono usati per tracciare i KPI in tempo reale, in modo che tutti possano accedervi e controllare gli obiettivi che abbiamo definito per loro. Piuttosto che aspettare un incontro di aggiornamento, tutti i membri del nostro team possono valutare le loro prestazioni in corso d'opera."

Kane ha riscontrato un notevole risparmio di tempo, soprattutto relativamente all'inserimento dei dati e al coinvolgimento del cliente. Tali aspetti sono ulteriormente migliorati dopo l'implementazione di Resource Management by Smartsheet per ottimizzare i progetti, il tracciamento delle tempistiche e le previsioni sulle persone. Grazie all'efficienza in questi ambiti, TRUE Projects può concentrarsi maggiormente nell'offrire ai suoi clienti un'esperienza di progettazione e costruzione veramente eccellente. 

"Da quando abbiamo iniziato a usare Resource Management by Smartsheet, abbiamo assistito a importanti miglioramenti. Abbiamo ottimizzato il processo, dalle vendite alla consegna del prodotto, e ridotto il tempo trascorso su Smartsheet", aggiunge Kane. "I nostri dati sono meno soggetti all'errore umano e i tempi di gestione dei dati si sono ridotti di circa il 30% per i team di vendita e di progetto. Persino con i fogli a riempimento automatico, adottati per evitare i duplicati, i tempi per l'inserimento dati si sono ridotti del 15%. I vantaggi sono enormi e, per me, è una soluzione senza rischi, in cui abbiamo il potere di creare quello che realmente ci serve come azienda."

"Smartsheet è uno strumento veramente potente", conclude Kane. "Posso verificare i profitti ottenuti in qualsiasi momento e sapere quali sono le previsioni per oggi e per i prossimi sei mesi. La piattaforma Smartsheet offre molti livelli di approfondimento."

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