Tech Systems gestisce l’intero ciclo di vita dei progetti senza problemi con Smartsheet

Con sede a Buford, Georgia, Tech Systems Inc. (TSi) si distingue come uno dei principali integratori di sistemi di sicurezza sin dalla sua fondazione, nel 1987. Specializzata nella fusione perfetta di sottosistemi, l’azienda eccelle nella pianificazione, progettazione, implementazione e manutenzione di soluzioni di sicurezza complete. Impegnata ad elevare gli standard del settore in termini di prestazioni e affidabilità, l’azienda serve una clientela diversificata sia a livello nazionale che internazionale. 

TSi, con i suoi processi complessi di integrazione della sicurezza, aveva bisogno di flussi di lavoro di gestione dei progetti di prim’ordine.

“La sfida da superare era uscire dalla trincea dei fogli di calcolo, che ci portava ad avere cinque o sei versioni diverse dello stesso documento”, ricorda Joseph Goetschel, IT Applications Manager presso TSi. “Dovevamo trovare un metodo migliore, e quel metodo era Smartsheet.”

Trovare la soluzione perfetta

Goetschel aveva deciso di familiarizzare con le funzionalità di Smartsheet. Partendo dalla Smartsheet University, ha avuto accesso a percorsi di apprendimento unici e un accesso illimitato alla formazione in presenza o virtuale con istruttore. “La formazione ti permette di imparare solo fino a un certo punto, quindi sono entrato anche nella community di Smartsheet”, spiega. “Volevo entrare in contatto con persone col mio stesso punto di vista che affrontavano problemi del mondo reale.”

Dopo aver acquisito una buona familiarità con l’ambiente Smartsheet, Goetschel ha iniziato a configurare vari processi per semplificare la gestione dei progetti. “Ho iniziato da cose piccole. Innanzitutto, ho creato una soluzione per richiedere e approvare le ferie retribuite (PTO)”, afferma. Per garantire la migliore esperienza al suo team, ha sfruttato tutto: da WorkApps e Dynamic View a dashboard regolari, dando al personale la visibilità necessaria sullo stato delle loro richieste e un modo semplice per apportare modifiche. “Era qualcosa di cui tutti i nostri dipendenti e manager avevano bisogno, quindi si è trattato di una vittoria facile”, afferma Goetschel.

Salire di livello con strumenti più avanzati

Una volta che il team aveva avuto un assaggio di ciò che Smartsheet poteva offrire, Goetschel ha introdotto il Control Center di Smartsheet, uno strumento per gestire l’intero ciclo di vita di ciascun progetto e processo. “Sappiamo che ogni singolo progetto ha bisogno di un piano apposito”, continua.

“Il Control Center offre alla direzione e alla leadership la visibilità di cui hanno bisogno per garantire che tutto venga svolto in modo corretto ed efficiente. Ora creiamo vari report dinamici attraverso il Control Center, il che ci ha davvero aiutato a diventare più strutturati.”

L’azienda si affida inoltre a Smartsheet per eseguire vari controlli e bilanciamenti, eliminando gli errori nel corso di ogni progetto. “Ad esempio, abbiamo un’integrazione NetSuite che richiede di documentare con accuratezza le date di completamento stimate e i progressi all’interno di un progetto per i nostri report sugli ordini aperti. Se qualcuno prova a modificare la data in NetSuite, il sistema mostra comunque la data presente in Smartsheet.” Ciò assicura che sia il piano a guidare il progetto, mantenendo tutti sulla stessa lunghezza d‘onda.

Riunire le risorse per la formazione

Oggi, l’intero personale di TSi si affida a Smartsheet. Per Goetschel, il fattore determinante per un’adozione di successo è stato il programma Smartsheet Ambassador, volto a supportare il personale e a comunicare i principali vantaggi della soluzione. “Avevamo bisogno di un posto centralizzato in cui tutti potessero accedere alle risorse su come sfruttare Smartsheet”, ricorda. “E volevamo che ogni dipendente avesse il supporto e la guida necessari. Quindi abbiamo sviluppato un portale delle risorse in Smartsheet.” 

Con una semplice dashboard, TSi fornisce un facile accesso a corsi di formazione personalizzati, inclusi casi d’uso specifici rilevanti per i suoi team. Le risorse disponibili vengono visualizzate in un hub, ad esempio le app desktop e per dispositivi mobili. “Dato che la maggior parte della nostra forza lavoro opera da remoto, è possibile accedere facilmente al portale dai telefoni personali, porre domande rapide e cercare la guida necessaria su come svolgere attività o sviluppare soluzioni”, aggiunge Goetchel. “È naturale che le persone resistano al cambiamento. Ma una volta comprese le scorciatoie o le funzionalità di cui non erano a conoscenza, iniziano a comprenderne il valore.”

Un diagramma vale più di mille e-mail

Il passaggio successivo è stato coinvolgere i dirigenti esecutivi. “Per noi la soluzione giusta è stata un semplice diagramma. Ho creato un diagramma a corsie codificate a colori, che mostra le attività correnti, identifica i processi manuali e mostra come i diversi processi sono interconnessi”, afferma Goetchel. “In sostanza era più di una mappa dei processi, e dimostrava inoltre quanto saremmo stati più efficaci con l’automazione. Questa rappresentazione visiva ci ha fatto guadagnare il sostegno dei nostri dirigenti in un batter d’occhio.”

Guardando indietro, Goetchel dà un consiglio a coloro che hanno appena intrapreso il loro viaggio con Smartsheet.

“Lavorate a stretto contatto con la leadership per adattare i processi in modo che non ci sia altra alternativa che utilizzare il sistema. ‘Vuoi avere più tempo libero?’ Allora devi usare Smartsheet. ‘Vuoi report accurati sugli ordini aperti?’ Se è così, hai bisogno di piani di progetto chiari. Questo il mio consiglio per promuovere l’adozione.”

Questa storia è stata adattata dalla sessione ENGAGE 2023 di Goetschel; guarda l’intera sessione qui.