Seven espande la sua attività riducendo la complessità con Smartsheet

Seven occupa una posizione unica nel settore immobiliare dei servizi globali per gli occupanti. Il suo team è composto da persone altamente esperte, che hanno lavorato per le più importanti società immobiliari aziendali in Europa, ma come azienda indipendente e in crescita gode della flessibilità di reinventare del tutto prassi e processi. Smartsheet aiuta Seven a generare nuove idee, sveltire le operazioni e adottare un approccio client-first per i suoi clienti aziendali.

I servizi di Seven vanno oltre la gestione dei processi di selezione dei siti e di costruzione e includono cambiamenti organizzativi, strategia e flussi di lavoro delle persone. Gestire un progetto immobiliare per locatari complesso richiede un team mirato e organizzato con i membri di Seven, altri consulenti specializzati e vari gruppi di stakeholder all'interno dell'azienda cliente.  

Per fare in modo che tutti rimanessero aggiornati e in carreggiata, Seven usava fogli di calcolo, documenti Word ed e-mail, ma presto divenne difficile capire quale versione delle informazioni fosse la più aggiornata e accurata. Anup Patel, Direttore presso Seven, si fece carico di trovare uno strumento di gestione dei progetti. Questo strumento doveva essere facile da imparare, efficiente da usare e abbastanza stabile da gestire centinaia di componenti di progetto senza intoppi.

"Abbiamo avuto il vantaggio di essere una società nuova di zecca, con esperienze nelle più importanti società immobiliari del Regno Unito, e sapevamo quello che volevamo fare", dichiara Patel. "Non appena abbiamo provato Smartsheet, ci siamo accorti che era lo strumento che faceva per noi, e senza se e senza ma siamo andati avanti. Ho scoperto lo strumento un mercoledì, lo abbiamo acquistato il venerdì e lo stavamo già usando il lunedì".

Patel ama in particolare la gamma di opzioni di visualizzazione di Smartsheet; i team addetti alla costruzione possono usare i tradizionali diagrammi di Gantt, mentre i vertici dei cambiamenti organizzativi possono servirsi di opzioni quali le visualizzazioni cartellino o le tabelle per comunicare in modo comprensibile dati e progressi agli stakeholder.

Una funzione fondamentale era la possibilità di creare percorsi critici e collegare dipendenze, così da assicurare che un eventuale ritardo in una fase avrebbe potuto essere individuato e risolto prima di mettere a rischio le successive scadenze. E soprattutto, Smartsheet poteva essere scalato per supportare un gran numero di progetti interconnessi gestiti da team allargati.

"Una delle maggiori sfide che qualsiasi progetto deve affrontare è il fatto di lavorare con tanti diversi stakeholder,” dichiara Olga Pushkina, Project Manager di Seven. "Il team di progetto può essere composto da persone di 15 differenti organizzazioni, e tutte svolgono compiti molto diversi. L'allineamento è il fattore che più conta. Una delle integrazioni lato programma che ho sviluppato per un cliente FMCG a livello mondiale ha oltre 400 progetti immobiliari su Smartsheet monitorati da noi, e 50 figure distinte di quattro diverse organizzazioni che controllano che i dati siano sempre aggiornati".

Un grande vantaggio sta nel fatto che non tutti i membri dei team coinvolti in questi progetti devono acquistare una licenza separata per lavorare su un foglio condiviso. E questo è importante per i membri dei team di clienti e terze parti che potrebbero dover essere coinvolti solo temporaneamente o limitatamente in una particolare iniziativa.

"Abbiamo una licenza Aziendale e controlliamo tutto. Siamo i proprietari e gli amministratori dei fogli e dei workspace, ma l'aspetto che più adoriamo è poter invitare i nostri team di progetto", dichiara Patel. "Possiamo assegnare loro azioni e rischi. Fanno parte del progetto e possono entrare e aggiornare le loro attività. Non hanno bisogno di licenze, devono solo accedere e lavorare".

Con l'aiuto di Smartsheet Seven ha potuto snellire e semplificare diverse funzioni aziendali orientate al cliente, tra cui:

• Configurazione e accesso al progetto: Seven aggiunge nuovi progetti nel sistema con un modulo unificato che usa la funzione di filtro automatico per inviare le informazioni a fogli diversi in base ai requisiti del progetto.
• Analisi dei dati: le formule consentono ai proprietari dei progetti di calcolare la situazione finanziaria o fare previsioni per i progetti. Possono essere utilizzate anche per valutare il carico di lavoro di ogni membro del team e la disponibilità per nuovi progetti cliente.
• Rendicontazione e supervisione: le dashboard assicurano la visibilità per gli stakeholder al massimo livello e la capacità di esaminare anche i minimi particolari.
• Reclutamento: le persone in cerca di lavoro possono inviare la loro candidatura mediante un modulo; i flussi di lavoro automatici aiutano i responsabili delle assunzioni a coordinare i cicli di colloqui e a far avanzare i candidati alla fase successiva.

Le riunioni a cadenza regolare sullo stato dei progetti sono state trasformate. Patel ammette che in passato, per una riunione mensile sui progetti, serviva una mezza giornata per radunare e preparare le informazioni. Con Smartsheet, i membri del team devono solo estrarre i dati aggiornati durante la riunione, il che equivale a un'intera settimana di lavoro in un anno da dedicare alle attività del cliente. Senza contare il tempo risparmiato grazie alla maggiore efficienza delle riunioni.

"Adesso per una tipica riunione basta un'ora. In passato, perdevamo mezz'ora di tempo a passare in rassegna gli ultimi minuti della precedente riunione, perché nessuno aveva la benché minima idea di quello che era stato aggiornato e di chi avesse fatto cosa", dichiara Patel. "Ora invece possiamo usare quell'ora per concentrarci sulle aree problematiche perché ce le abbiamo di fronte: quell'azione non è stata completata, quest'area è rossa perché qualcuno ha segnalato un rischio. Usiamo questo tempo per risolvere il problema e verificare che tutto sia stato completato o che il rischio sia stato eliminato. Improvvisamente tutti sanno che partecipare a una riunione con Seven vuol dire che qualcosa verrà fatto. Non leggiamo la lista, risolviamo i problemi e andiamo avanti".

Il cambiamento non riguarda solo le riunioni. Seven infatti usa Smartsheet per snellire i processi e definire prassi di lavoro più efficienti, sin da subito.

"Nella mia vita precedente le persone avrebbero detto di forzare lo strumento ad adattarsi ai nostri processi", sostiene Patel. "In realtà abbiamo fatto il contrario. Dato che conosciamo lo strumento, possiamo metterne alla prova i processi, renderli più efficienti e poi adattare lo strumento alle nostre esigenze. E questo ha fatto la differenza per alcuni dei nostri clienti. Adorano il nostro modo di usare la tecnologia per favorire la trasparenza e la collaborazione".

Smartsheet è un elemento distintivo con i potenziali clienti, che rimangono colpiti dal fatto che Seven usa la tecnologia per semplificare i processi e favorire la trasparenza. Pushkina descrive un recente successo con una grande organizzazione no-profit. Con i suoi sistemi tecnologici antiquati e un budget minimo per gli aggiornamenti, il cliente ha colto al volo l'occasione per beneficiare delle risorse di Seven per gestire i processi e risolvere i problemi che prima non era in grado affrontare.

In appena pochi anni, Seven è passata da appena due fondatori a uno staff di oltre 20 persone, e sta continuando la sua rapida espansione. Smartsheet ha svolto un ruolo determinante in questa crescita, offrendo un'efficiente gestione dei dati e rapidi approfondimenti e promuovendo le responsabilità individuali nei confronti dei clienti.

"Possiamo controllare il momento in cui le persone usano lo strumento e quando i dettagli sono stati aggiornati" dichiara Patel. "Non esistono nascondigli per le persone che lavorano ai progetti. Ognuno è totalmente responsabile delle azioni a lui assegnate. Ciò è stato abbastanza potente da promuovere il cambiamento comportamentale nei team di progetto".