Seattle Children’s usa Smartsheet per espandere la stampa 3D per cure chirurgiche personalizzate

Seattle Children’s  sta delineando il futuro delle cure mediche. Il programma di cure personalizzate dell'ospedale include un progetto di stampa 3D che crea modelli anatomici realistici utilizzabili dai chirurghi per visualizzare e organizzare procedure complesse. I progetti, i dettagli del piano e i risultati riferiti dai chirurghi sono tutti gestiti in Smartsheet, creando una struttura per una maggiore standardizzazione e una capacità espandibile con l'evolvere del programma.

"Gli ospedali dicono che dobbiamo modernizzarci", dichiara Seth Friedman, Ph.D., Manager of Innovation Imaging and Simulation Modeling per il Seattle Children’s. "E tutti stanno cercando di capire come accogliere la modernizzazione tra le nostre mura. Di certo la pandemia ci ha fornito molti esempi di come possa essere efficace e ora siamo nella posizione per guardare avanti e considerare come poterla applicare ad altre aree. Abbiamo investito molto nella chirurgia perché in quell'ambito risiede il maggior valore potenziale per la stampante che abbiamo ora, che stampa pezzi morbidissimi che i chirurghi possono usare per fare la differenza nella cura del paziente."

Friedman fa parte del Center for Clinical and Translational Research, responsabile della progettazione di applicazioni pratiche per la ricerca clinica. Oltre a gestire il servizio di stampa 3D all'interno del Continuous Improvement and Innovation Program, sovrintende alla ricerca radiologica. Friedman aveva bisogno di una soluzione per tenere traccia di dati e file di imaging provenienti da ricerche pluriennali, richieste di stampa e discussioni con chirurghi e ricercatori. E doveva anche essere flessibile alle necessità di altri programmi e facile da imparare e usare, con il minor numero possibile di passaggi.

"Supervisiono il nucleo di radiologia per accertarmi che tutte le ricerche per immagini passino attraverso l'intera organizzazione", dichiara Friedman. "Ricevevamo un'e-mail e sei mesi dopo un'altra e-mail con un gruppo di allegati. E alla fine qualcuno portava un file al nostro ufficio. Eravamo pieni di scartoffie e file da controllare. Il problema è che se uno studio inizia e non succede nulla per due anni, non puoi ricordare ogni singolo dettaglio discusso allora o il protocollo utilizzato. Mi sono reso conto che potevamo usare Smartsheet come controllo dei documenti inserendo tonnellate di file in una singola cella. Ci offriva un foglio di calcolo, un sistema di cartellini e un archivio di documenti."

Prima di adottare Smartsheet, Friedman e i suoi colleghi avevano provato diverse piattaforme, dai software di gestione dei progetti agli strumenti di Office fino ai database personalizzati. Il migliore funzionava bene per circa sei mesi, fino a quando gli utenti scoprivano che era troppo poco flessibile per adattarsi a nuovi utilizzi, e la ricerca ricominciava. Smartsheet ha messo fine a questo via vai.

Una base per una "fabbrica" di stampe 3D

I chirurghi del Seattle Children’s lavorano con Friedman per sviluppare modelli anatomici 3D che li aiutino a visualizzare e organizzare interventi complicati, spesso su bambini molto piccoli. Dopo aver discusso i dettagli della richiesta, ad esempio preparare le vie aeree di un bambino per inserire il tubo di tracheostomia, e aver riesaminato l'imaging medico, Friedman inserisce le informazioni del progetto in Smartsheet in modo da poter tracciare la richiesta e convertire i dati in un design per il prodotto stampato.

Una volta stampato e ripulito il modello, i chirurghi possono lavorarci per visualizzare più chiaramente la parte del corpo da operare. Avendo davanti la dimensione e le caratteristiche fisiche reali in 3D, i chirurghi possono delineare piani più dettagliati rispetto a quando potevano affidarsi a dati anatomici generici o a immagini mediche ricostruite in 2D e in 3D. Possono anche condividere il modello con la famiglia del paziente per aiutarla a capire il piano di cura del bambino.

"Molto del lavoro che facciamo con le cure personalizzate è veramente intenso, cose specifiche per il singolo paziente", dichiara Friedman. "Quello che mi preoccupa veramente è se questo cambierà il processo decisionale per la chirurgia. Se io creo 10 modelli e uno di questi cambia il processo decisionale, può andare bene. Abbiamo un sistema di dashboard che stiamo cercando di ottimizzare per la raccolta e la visualizzazione dei dati. E mi auguro di poter descrivere oltre che raffigurare come aumentiamo i nostri parametri con quello che si ritiene più importante: qual era il fattore X per stampare la pelvi così che il medico possa dire, "Capisco! Ecco cosa dobbiamo fare.'"

L'attuale programma è esiguo e Friedman lo paragona a una formaggeria artigianale a conduzione familiare. Ma, con l'aumento delle richieste, immagina di usare Smartsheet come base per un programma più standardizzato, con fasi del processo chiare e tempistiche prevedibili per modellazione e progettazione, stampa e ripulitura. Ogni lavoro di stampa sarà ancora unico, come il paziente di riferimento, ma i colleghi potranno gestire parti del processo di stampa con più facilità e produrre con efficienza più modelli anatomici.

"Un gran numero di database e soluzioni di progetto funzionano veramente bene in un sistema lineare", dichiara Friedman. "Ma se il sistema è caotico? Non sono una persona molto ordinata e sto benissimo nel caos. Se ti serve qualcosa per domani, puoi stare sicuro che l'avrai. Ma è un sistema che non funziona se devi coinvolgere altre persone e quindi spero che Smartsheet mi salverà da me stesso. Intendiamo usarlo per configurare un sistema che sia sostenibile, in cui nessuno sia il fulcro e che abbia la flessibilità di cambiare nel tempo."

Un archivio dati adatto a tutti

Friedman usa Smartsheet anche per organizzare record e dati di imaging per studi di ricerca radiologica. Dal momento che tra le registrazioni di nuovi pazienti possono passare settimane o mesi, il team aveva bisogno di un unico posto per acquisire il progetto dello studio e i requisiti in modo da poterli rivedere con rapidità e seguirli anche non ricordando tutti i particolari. 

"La qualità idiosincratica della gestione di raccoglitori e documenti può essere davvero pessima", afferma Friedman. "Siamo stati in grado di eliminare il problema in cui, supponendo di avere cinque differenti linee di servizio a cui inviamo tutta la documentazione elettronica, una persona la rilegherà in un quaderno a spirale, un'altra la getterà, un'altra ancora la conserverà in una cartella di e-mail di gruppo e un'altra la inserirà in SharePoint. Ora pubblichiamo una dashboard per ogni modalità. I tecnologi sanno quali studi di ricerca sono presenti e, al ricovero di un nuovo paziente, possono trovare rapidamente le informazioni di cui hanno bisogno per eseguire il processo per un particolare studio."

Una piattaforma che consente ai medici di dedicarsi a quello che sanno fare meglio

Che si tratti di acquisire i particolari di una ricerca o di riesaminare le tecniche chirurgiche, lo staff del Seattle Children’s non perde mai di vista la sua missione di offrire speranza, assistenza e cure a ogni bambino. Friedman e colleghi non sempre hanno il tempo di acquisire nuove competenze software o tecniche di gestione dei progetti, in particolare se ciò non rientra nel loro lavoro quotidiano. L'interfaccia facile e intuitiva di Smartsheet consente loro di dedicarsi a ciò che più conta.

Friedman non vede l'ora di usare Smartsheet per espandere e sviluppare il programma di stampa. Con le dashboard che mettono a disposizione di ogni utente i dati dei programmi, l'automazione che riduce le attività ripetitive, le analisi che generano i dettagli dei programmi e il facile accesso basato su cloud, Smartsheet offre dettagli e flessibilità a profusione per adattarsi al livello di personalizzazione che il Seattle Children's intende fornire.

"La nostra attuale fase di lavoro è agli inizi, ma salirà fino ad arrivare dove alla fine saremo tra un anno", dice Friedman. "La produzione sarà ai massimi livelli. Stiamo creando lo strumento fondamentale per poter gestire il lavoro e conoscere i parametri su tempo di ciclo, processo e impatto. Una volta raggiunta la piena produzione, potremo ottimizzarlo in modo che diventi un sistema di apprendimento. Se dovessimo impiegare sei mesi per creare un database personalizzato e infine dire "stop", questo presumerebbe che il sistema non cambi di molto. Io invece ritengo che cambierà parecchio. È semplicemente la natura dell'assistenza sanitaria."

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