SAP aiuta i dipendenti a raggiungere il loro potenziale professionale

Come leader globali in software di applicazione aziendale di approvvigionamento e forza lavoro esterna, SAP Ariba e SAP Fieldglass si impegnano a sviluppare la crescita professionale e l’apprendimento dei dipendenti per permettere alle aziende di svolgere le proprie attività in modo più efficiente. Carmen Ehret, Director of Global Enablement Programs, SAP Ariba e SAP Fieldglass, guida un programma di gestione delle competenze dei dipendenti in fase di implementazione che consente di fornire consigli personalizzati sulla formazione per i 15.800 dipendenti dell’azienda dislocati in tutto il mondo.

"Molte aziende tentano di realizzare una soluzione di valutazione delle competenze come questa, perché è entusiasmante ottenere questi dati con i propri dipendenti", ha dichiarato Ehret. "Ma è ancora più entusiasmante essere in grado di fornire loro un piano di apprendimento personalizzato. Non è una revisione delle prestazioni, ma una questione di apprendimento. Questo strumento li aiuta a raggiungere il successo."

Ehret utilizza Smartsheet per aggregare e caricare tutti i dati e riportare i risultati, in maniera più veloce e semplice rispetto a un foglio di calcolo o a una soluzione tradizionale per la gestione dei progetti.

Evoluzione dei programmi di formazione per i dipendenti

La formazione dei dipendenti si è evoluta in modo significativo rispetto all'età dell'oro dei corsi intensivi di due settimane. Oggi, i dipendenti hanno bisogno di programmi educativi che siano più brevi, personalizzati e disponibili online, sia come corsi remoti in tempo reale, che come programmi autogestiti.

Ehret evidenzia che questi programmi non sono soltanto più economici e meno dannosi per la giornata lavorativa, ma sono anche più efficaci nell'aiutare i dipendenti a ricordare e mettere in pratica ciò che imparano.

I programmi online personalizzati sono inoltre cruciali per un’azienda globale con uffici in diverse parti del mondo, per cui è difficile offrire il giusto seminario in presenza o trovare un corso che si svolga in un luogo sufficientemente vicino.

Gestione di dati di valutazione accurati

Il processo che Ehret gestisce comincia con le autovalutazioni dei dipendenti progettate per quantificare le loro competenze attuali e definire i loro obiettivi di carriera. I dipendenti utilizzano Smartsheet per tenere traccia dei dati di adozione della valutazione, che vengono automaticamente trasferiti negli oltre 50 fogli e nelle 15 dashboard di Ehret.

L’utilizzo di un unico foglio con accesso limitato le permette di acquisire e formattare rapidamente i dati per il caricamento nello strumento aziendale, che presenta requisiti rigorosi per i file di dati. Altri fogli le mostrano quali dipendenti e team hanno completato la valutazione. I dati vengono tutti estratti dalla stessa origine di dati principale, pertanto gli aggiornamenti si riflettono automaticamente in ogni foglio in cui i dati vengono monitorati.

Le dashboard di Smartsheet le permettono di adattare i report per la condivisione con la leadership. Permettendo loro di consultare viste dettagliate mediante accesso in sola lettura, può mantenere tutte le parti interessate aggiornate, prevenendo al contempo che modifichino accidentalmente i dati di origine.

"Riduce il margine di errore in modo significativo", ha dichiarato Ehret. "Quando hai a che fare con grandi quantità di dati, è facile commettere un errore. Ora, quando invio un report, sono certa che sia corretto; ho già verificato che sia scritto correttamente. E poi è ripetibile, e questo mi permette di non avere dubbi."

Le dashboard condivise di Smartsheet riducono le richieste di report

Smartsheet inoltre permette a Ehret di trasformare facilmente le richieste di aggiornamenti in strategie di auto-aiuto. Invece di estrarre report su richiesta, condivide i link alle dashboard appropriate tramite piattaforme di condivisione come SharePoint e Jam Sites, oltre che negli scambi di e-mail.

Le dashboard rappresentano un altro vantaggio che Smartsheet offre rispetto ai fogli di calcolo e ad altri strumenti di gestione dei progetti. Per configurare una vista di una dashboard per una nuova regione aziendale o team funzionale, Ehret deve solo prendere una vista simile che ha già creato, salvarne una nuova versione e aggiornare le origini dati appropriate in pochi clic, senza dover ricreare la formattazione o gli elementi di design.

Ehret stima che creare un design di una dashboard completamente nuova le richiede solo poche ore, rispetto alle almeno sei ore necessarie per la creazione di un equivalente utilizzando Excel per i dati e PowerPoint per il reporting.

La dashboard di Smartsheet si aggiorna automaticamente quando vengono immessi nuovi dati, mentre la versione basata su fogli di calcolo richiederebbe un’ora o più per aggiornare sia i dati di origine che la presentazione per un singolo report mensile. Più Ehret utilizza le dashboard di Smartsheet, più tempo risparmia sul reporting e sulla manutenzione.  

Più tempo per il miglioramento delle competenze

Dimezzare questo tempo è particolarmente importante perché il programma di gestione delle competenze è più efficace quando i dipendenti aggiornano frequentemente i propri dati. Ehret raccomanda ai dipendenti di effettuare valutazioni almeno ogni sei mesi, più spesso se seguono attivamente il loro piano di apprendimento.

Quando i dipendenti completano un corso o documentano la padronanza di una nuova competenza, rendono più facile per i tutor e i responsabili delle assunzioni considerarli per nuove opportunità.

"Quante volte hai presentato domanda per un lavoro e non sei nemmeno stato preso in considerazione?" chiede Ehret. "Non perché non fossi un buon candidato, ma perché non avevi le giuste competenze, o la tua leadership pensava che non le avessi. Ora non solo puoi affermare di avere le giuste competenze, le hai anche per iscritto.”

Con Smartsheet, Ehret può facilmente monitorare chi sta completando le proprie valutazioni, quali team hanno bisogno di promemoria e quali programmi educativi ricevono il punteggio di soddisfazione più alto.

Man mano che i ruoli si evolvono e le esigenze lavorative cambiano, Smartsheet la aiuta ad abbinare i programmi di formazione disponibili con le competenze e i ruoli che supportano. Ed è in grado di fare tutto con un design personalizzato che include il logo del suo programma e la combinazione di colori che i dipendenti si aspettano di vedere nelle comunicazioni aziendali.

"Smartsheet per me è una risorsa semplicemente straordinaria", dichiara Ehret. "È uno strumento e una risorsa straordinaria, dal punto di vista della gestione dei progetti. Costruire un enorme programma come questo da soli sarebbe stato impossibile senza Smartsheet."

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