Con Smartsheet Control Center Rackspace risparmia centinaia di ore all'anno guadagnando in coerenza e trasparenza

Il Project Management Office (PMO) aziendale di Rackspace Technology aveva bisogno di una piattaforma che contribuisse a standardizzare e snellire la gestione di nuovi progetti e programmi in tutto il suo portafoglio globale. Con Smartsheet, Rackspace ha sostituito processi manuali e sistemi inefficienti con una piattaforma che usa modelli coerenti, flussi di lavoro automatizzati e collaborazione flessibile, risparmiando centinaia di ore di lavoro e aumentando significativamente visibilità e responsabilizzazione.

"Mi ritrovo a usare Smartsheet per una miriade di attività", dice Lisa Wagstaff, Program Manager per il mercato giapponese presso Rackspace Technology, che fino a poco tempo fa ricopriva il medesimo ruolo negli Stati Uniti. "Adopero i modelli Control Center per gestire i miei progetti ma ogni volta che devo raccogliere i dati apro Smartsheet e mi chiedo "Come faccio a creare questa soluzione?" Nove volte su dieci, a un certo punto ho bisogno che qualcuno collabori con me, e allora perché non lavorare tutti insieme ora? Smartsheet è stata una parte integrante di questo processo."

Rackspace aiuta i clienti ad accelerare il loro passaggio al cloud, un aspetto che ha assunto un'importanza senza precedenti durante il corso della pandemia da COVID-19. Recentemente Wagstaff è stata trasferita in Giappone, dove la necessità di ottimizzare e gestire il cloud è particolarmente urgente perché, rispetto ad altri paesi, il mercato è rimasto indietro in termini di creazione di strategie cloud e remote.

"Il nostro obiettivo è aiutare i clienti a capire il miglior equilibrio tra le diverse tecnologie cloud così che possano soddisfare le loro necessità", dichiara Wagstaff. "In Giappone, molti clienti fanno ancora forti investimenti in soluzioni on-premises e non sono realmente aperti al concetto di lavoro da casa. Tuttavia sono stati costretti ad adottare un tale modello in poche settimane e parecchie aziende ne hanno risentito. Il nostro obiettivo è lavorare con i partner per aiutare questi clienti a passare con più efficienza al cloud."

Adattare le soluzioni alle specifiche necessità di ogni singolo cliente, dalla scelta del fornitore della tecnologia alla gestione della sicurezza, richiede flessibilità e mentalità innovativa. Wagstaff sostiene che la capacità di innovare del PMO aziendale era limitata dagli approcci manuali e incoerenti usati per creare e monitorare i progetti. Quando entrò a far parte di Rackspace, la piattaforma PM preesistente era stata abbandonata, in parte a causa degli elevati costi di licenza e in parte per un bug che provocava regolarmente una perdita di dati. Dopo aver passato il periodo di transizione utilizzando fogli di calcolo, e-mail e PDF per tenere traccia e riferire lo stato dei progetti, fu felicissima di iniziare a mettere tutto in Smartsheet.

"Con lo strumento precedente, non potevamo creare report a livello di portafoglio senza compilarli manualmente su base settimanale", dice Wagstaff. "Senza modelli, la coerenza era scarsa ed era impossibile mettere a confronto alla pari i progetti. La collaborazione era assolutamente assente. E per qualsiasi tipo di personalizzazione, dovevamo sempre chiamare dei consulenti. Ci mancava la capacità interna di supportare lo strumento. Abbiamo risolto tutti questi problemi passando a Smartsheet."

Gestione coerente dei progetti con Control Center

Attualmente, il PMO aziendale di Rackspace usa Smartsheet per creare e gestire in modo più efficiente e strategico progetti e programmi che vanno oltre i confini geografici e di team. Con Control Center, Wagstaff e il suo team sono stati in grado di creare blueprint standard per progetti e programmi. Una serie di 4-5 fogli specialistici di un progetto vengono trasferiti in 10 report personalizzati. Quando le informazioni vengono aggiornate in un unico punto centrale, l'interconnessione automatica delle celle assicura l'aggiornamento dei nuovi dettagli a livello globale, il che permette di fare confronti e misurare i progressi più facilmente sull'intero portafoglio di progetti.

"Prima di Smartsheet, era difficile avere un'esperienza coerente", dichiara Wagstaff. "La maniera in cui abbiamo implementato Control Center ci ha obbligato a creare una precisa serie di modelli e applicarli per poter effettuare aggiornamenti globali. Ci ha costretto a pensare a come fosse necessario creare tali modelli così da generare i report efficaci a livello di programma e portafoglio che volevamo ottenere. Ora, la creazione di questi report è parte naturale e integrante delle nostre operazioni quotidiane."

Wagstaff ha creato delle dashboard che visualizzano i dati a livello di portafoglio, programma e progetto, inclusi stato attuale, milestone e deliverable per i 90 giorni precedenti e futuri. Le dashboard combinano le designazioni degli stati di colore rosso, giallo e verde con le formule per misurare i progressi a fronte delle scadenze e permettono a program manager e a project manager di modificare questi codici colore in presenza di sessioni di lavoro programmate o di altre informazioni che potrebbero influire sul completamento di un progetto.

Le viste delle dashboard consentono anche di pianificare meglio le risorse. I manager possono controllare quali progetti hanno più risorse o utilizzare i filtri per visualizzare l'elenco delle attività di ogni singola persona e individuare chi è sovraccarico e chi invece è disponibile a nuove assegnazioni.

"Il progetto finisce nel programma e il programma finisce nel portafoglio", dice Wagstaff. "Quando modifichi qualcosa, puoi vedere in tempo reale quale sarà l'impatto sul portafoglio. Puoi mettere a confronto problemi e rischi di alto livello tra i vari progetti o controllare quali risorse sono necessarie. Se Joe viene assegnato a cinque diversi progetti e cinque diverse attività per lo stesso giorno, può risolvere la situazione con i vari project manager perché non sarà fattibile. Questa coerenza da un progetto all'altro è stata davvero utile."

Risparmiare centinaia di ore sulla configurazione dei progetti

Il PMO aziendale di Rackspace usa i modelli Control Center per standardizzare la configurazione di nuovi progetti e programmi. Il processo precedente, in cui i progetti esistenti venivano copiati e aggiornati manualmente, richiedeva in media dalle 8 alle 10 ore di lavoro. Ora invece, servono solo 30 minuti per creare un nuovo progetto da un modello, dall'inserimento delle informazioni al controllo della qualità fino alla convalida. Per la creazione di un programma il tempo risparmiato è più o meno equivalente; in passato servivano 16 ore, adesso invece ne basta una. Per un team che solitamente ha all'attivo 30-50 nuovi progetti all'anno in 5-10 programmi, le ore di lavoro risparmiate arrivano quasi a quota 1.000. E la funzione di aggiornamento globale in Control Center applica automaticamente eventuali modifiche in modelli e funzioni, senza richiedere una ricerca e modifica manuali nel portafoglio.

"Oltre a occuparmi del provisioning sono a tutti gli effetti un program manager" afferma Wagstaff. "Con Smartsheet riesco a mantenere il resto della squadra al lavoro. Loro hanno bisogno di un progetto e io posso crearlo. Sono stata in Giappone per 10 settimane nel 2020 e ho potuto supportarli e accelerare i progetti senza alcun problema. Essere in un ambiente SaaS, dove puoi farlo da qualsiasi luogo, ci ha fatto risparmiare sul personale amministrativo nel PMO."

Flessibilità per collaborare all'interno e all'esterno dell'azienda

Uno dei più importanti vantaggi ottenuti dal PMO aziendale grazie a Smartsheet è stata la capacità di collaborare in modo più facile ed efficiente tra i diversi confini geografici e di team. Con un unico posto per le informazioni di progetto e il monitoraggio trasparente della proprietà di attività e dipendenze, i membri del team possono controllare agevolmente chi ha le informazioni di cui hanno bisogno o chi è in attesa di ricevere dettagli cruciali. Poiché Smartsheet semplifica la condivisione delle informazioni con utenti privi di licenza, i project manager possono coinvolgere membri di diversi team o addirittura di diverse organizzazioni senza preoccuparsi dei costi delle licenze o dei vincoli di accesso.

"Ho lavorato a stretto contatto con i nostri gestori di licenze per usare Smartsheet per riconciliare e razionalizzare le licenze", dice Wagstaff. "Abbiamo avviato una campagna per informare la base di utenti sulla differenza tra un collaboratore gratuito e un titolare di licenza. Usiamo i flussi di lavoro di Smartsheet per chiedere se qualcuno ha bisogno di un rinnovo annuale e per ottenere l'approvazione dal manager incaricato. In un anno abbiamo scoperto che molte persone ritengono di aver bisogno di una licenza per la modifica, perché molti altri strumenti hanno questo tipo di modello; con il processo annuale siamo in grado di concentrarci su coloro che hanno davvero bisogno di una licenza, preservando le risorse dell'azienda e offrendo l'accesso necessario alle persone giuste."

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