Populous crea eventi sportivi globali con Smartsheet presso la Fondazione

Grandi eventi come la Final Four e le Olimpiadi attirano gli occhi del mondo. Per Populous, la società di architettura sportiva leader a livello mondiale, ciò significa che ogni dettaglio, dalla costruzione della sede al flusso del traffico e all'illuminazione, sarà visto da migliaia di partecipanti di persona e milioni di telespettatori. Ci vuole una pianificazione estesa e la collaborazione di centinaia di partner e fornitori per costruire ed eseguire questi incontri su larga scala, senza spazio per ritardi o errori. Smartsheet consente a Populous di gestire senza problemi tutte le attività e le scadenze al fine di raggiungere la sua missione di riunire le persone.

“Siamo una pratica basata sull'architetto e forniamo soluzioni in un modo molto invisibile", afferma Marc Klein, direttore di Populous. “Puoi sentire la differenza tra un evento Populous e quello di qualcun altro a causa del livello di architettura professionale che portiamo agli eventi: sembrano senza soluzione di continuità. Forniamo gli eventi più impegnativi e facciamo sembrare tutto come dovrebbe essere”.

Quando Klein è entrato in Populous più di 10 anni fa come principale responsabile della gestione del progetto, uno dei suoi obiettivi era quello di standardizzare i processi in modo che gli architetti potessero concentrarsi sulla progettazione e lo sviluppo di luoghi memorabili. Aveva bisogno di uno strumento che potesse sostituire la dipendenza dei suoi colleghi da carta e fogli di calcolo e che potesse consentire un approccio coerente in una serie di eventi unici.

“Avevamo bisogno di portare i nostri metodi e i nostri strumenti al livello degli eventi che ci veniva chiesto di offrire”, afferma Klein. “Tutta la nostra innovazione era nella progettazione, non nei metodi e nei processi di consegna che stavamo implementando.”

Klein ha valutato un'ampia gamma di strumenti di gestione dei progetti per trovare la giusta combinazione di capacità e flessibilità. Non poteva permettersi di fare dei compromessi; gestione del budget e delle scadenze, condivisione dei file e capacità di compilare rapidamente minuti e ordini del giorno facevano parte di un lungo elenco di must-have. Anche lo stile di lavoro è stato cruciale — “Gli architetti odiano le carte Gantt”, afferma Klein — e la soluzione giusta doveva essere facile da imparare per chiunque. Smartsheet soddisfa i requisiti più importanti di Klein: flessibilità, report dettagliati, costi e facilità d'uso.

Una soluzione flessibile per progetti impegnativi

Dagli eventi NHL alle Final Four dell'NCAA ai Giochi Olimpici, ogni evento su cui Populous lavora è complesso e unico. Klein ha scoperto che molte soluzioni di gestione dei progetti si basano su modelli o processi rigidamente definiti che non si adattano al lavoro che lui e i suoi team devono fare. I modelli di Smartsheet preconfigurati e la possibilità di creare modelli da fogli esistenti aiutano Klein a standardizzare processi e approcci durante l'impostazione di aree di lavoro su misura per ciascun evento.

“Per ogni progetto che facciamo, sono in una nuova città con nuove persone, un nuovo stadio, nuovi fornitori”, afferma Klein. “Devo avere processi e metodi che sono molto, molto rapidi da implementare con un team che non fa parte della nostra struttura aziendale, quindi non possono accedere ai nostri server o alla nostra VPN. Devo avere un processo attraverso tutti i miei progetti che ci consenta di spostarci da una città all'altra, di squadra in squadra, e di far accelerare le persone e lavorare molto rapidamente”.

Le informazioni giuste per i partner e i fornitori giusti

Klein era solito creare fogli di calcolo principali con migliaia di righe, che ha rapidamente sopraffatto i partner che avevano solo bisogno di gestire una piccola parte delle attività. Con Smartsheet, Klein è in grado di creare fogli sussidiari per pianificazione della sicurezza, trasporto, costruzione di recinzioni, permessi e tutti gli altri componenti di un grande evento globale. Fornitori e partner vedono il loro pezzo del puzzle; man mano che inseriscono le loro informazioni, Klein riceve aggiornamenti automatici e avvisi che lo aiutano a individuare e risolvere immediatamente i conflitti.

Potente ritorno a un costo economico

I clienti di Populous sono tutti attenti al budget, anche se le loro priorità variano; gli organizzatori di alcuni eventi vogliono ottenere lo spettacolo migliore per i loro investimenti, mentre le università che ospitano una partita di basket devono fare un uso efficiente dei budget atletici che supportano tutte le squadre sportive della scuola. Poiché le licenze utente di Smartsheet sono convenienti per qualsiasi dimensione di evento, Klein può facilmente strutturare un piano di costi che offra ai clienti dell'evento le capacità di cui hanno bisogno, ben all'interno dei loro budget. Smartsheet aiuta anche i costi di controllo Populous nel corso di un evento fornendo viste in tempo reale sulla spesa, insieme a semplici processi di approvazione quando le circostanze cambiano.

“Ha avuto un impatto significativo sulla nostra gestione del budget in loco e sul controllo degli ordini di modifica", afferma Klein. “Quando gli ordini di modifica che erano stati tutti approvati verbalmente venivano visualizzati due settimane dopo, il cliente diceva: “Ci sono $ 85.000 negli ordini di modifica qui. Chi ha approvato tutti questi? E passeremmo settimane a svelarlo. Ora abbiamo un registro completo e sono stati tutti approvati, perché costruiamo tutti i nostri processi di modifica degli ordini in Smartsheet e selezioniamo caselle di controllo con un cliente. Quindi non vediamo più questo enorme “uh-oh” alla fine dell'evento, in termini sia di costi imprevisti che di forza lavoro per svelare cosa diavolo è successo”.

Diversi clienti Populous hanno trovato Smartsheet così prezioso che hanno arruolato Klein per aiutarli ad adottare la soluzione per il loro uso quotidiano.

“Attualmente stiamo supportando tre diverse organizzazioni con le nostre licenze e stanno eseguendo Smartsheet per attività non legate agli eventi", afferma Klein. “Ci hanno pagato commissioni professionali per entrare e addestrarli, installarli e supportarli. Ci siamo lasciati alle spalle una scia di licenze Smartsheet”.

Facile da imparare e usare immediatamente.

Populous lavora con venditori specializzati nei loro campi, che di solito non sono software di produttività. Sia che stia formando gestori del budget che hanno anni di esperienza con i fogli di calcolo, o costruttori di recinti e meccanici che potrebbero non usare i computer ogni giorno, Klein può presentare i partner a Smartsheet e renderli immediatamente produttivi. L'app per dispositivi mobili di facile utilizzo consente ai venditori di accedere alle informazioni più aggiornate in qualsiasi momento, sia che si trovino in viaggio per la consegna di materiali o che finiscano gli ultimi test del sistema prima che le porte della sede vengano aperte ai possessori del biglietto.

“Se puoi usare un foglio di calcolo, puoi usare Smartsheet”, afferma Klein. “Quando vengo ogni anno per un nuovo gruppo di clienti o in una nuova città e dico "Va bene, ragazzi, stiamo usando questo strumento", tutti alzano gli occhi al cielo. Pensano che stia lanciando un sistema pesante. Poi dico: "No, eccolo qui. Ecco i fogli. Ecco come potete accedervi. Devi solo accedere, è sul browser, non interferisce con alcuna rete aziendale ed è tutto basato su competenze che conosci’”.

Poiché Smartsheet è accessibile online, semplifica la gestione degli eventi internazionali. Durante le Olimpiadi di PyeongChang, in Corea del Sud, il team di Klein con sede a Denver potrebbe facilmente condividere dettagli chiave e aggiornamenti con partner e clienti in Corea, nonostante una differenza di tempo di 15 ore. Klein non perde i giorni che dovevano essere dedicati alla raccolta di moduli stampati e alla riconciliazione di più versioni di un foglio di calcolo di eventi; Smartsheet consente una gestione dei progetti fluida e professionale quanto i progetti architettonici innovativi che i suoi colleghi creano per i più grandi eventi del mondo.

“Avere un'unica fonte di verità per un piano di eventi e un team operativo degli eventi è senza dubbio il più grande vantaggio che abbiamo ottenuto con Smartsheet, senza dubbio”, afferma Klein. “Quando devo fare qualcosa, il mio primo pensiero ora è sempre: "Bene, come posso farlo in Smartsheet?" È il modo in cui mi rivolgo ai progetti ora, perché ho scoperto il valore della condivisione di informazioni in tempo reale. Abbiamo ottenuto così tanto valore dalla disponibilità di informazioni per tutto il team, per tutto il tempo, che non posso mai vedere tornare indietro”.

Per ulteriori informazioni

Per ulteriori informazioni su Smartsheet, visita https://www.smartsheet.com/.

Per ulteriori informazioni su Populous, visita https://populous.com/.