Overlake Medical Center & Clinics usa Smartsheet per supportare la trasformazione digitale, fisica e dei processi aumentando la visibilità su progetti e obiettivi strategici.

Come molte organizzazioni sanitarie, Overlake Medical Center & Clinics desiderava trovare nuovi modi per promuovere la crescita, sostenere la redditività e servire in modo efficiente i pazienti dopo lo scoppio della pandemia. Per sostenere tale obiettivo, l'ospedale ha lanciato una serie di sessioni sulla pianificazione strategica della sostenibilità. Queste sessioni hanno portato alla creazione di un piano di trasformazione strategica, fisica e digitale di cinque anni, progettato per migliorare l'assistenza ai pazienti e offrire servizi medici avanzati a un maggior numero di residenti dell'Area metropolitana di Seattle, nella regione di Washington. 

Di recente, durante una delle prime fasi di questa trasformazione, il sistema sanitario no profit, che serve Bellevue (Washington) da oltre sessant'anni, ha completato il Project FutureCare, un ampio progetto di rinnovamento del campus caratterizzato da una nuova torre di 240.000 piedi quadrati [circa 22.297 metri quadrati] con un Centro di neonatologia all'avanguardia.

Smartsheet svolge un ruolo importante nel guidare le multisfaccettate iniziative di trasformazione dell'organizzazione. “Smartsheet è vitale per quello che facciamo qui, indipendentemente che si tratti di aumentare la sostenibilità, migliorare l'assistenza al paziente o supportare la trasformazione fisica del nostro campus", afferma Jeni Connelly, Sr. Project Manager Enterprise PMO presso Overlake.

"Con Smartsheet è come lavorare con centinaia di persone, anche se nel mio team siamo in pochi. È una delle applicazioni principali per noi.”

Per promuovere questi obiettivi ambiziosi, Overlake ha riconosciuto di aver bisogno di trasformare anche il modo in cui il lavoro veniva svolto. “Non disponevamo di un valido strumento per la gestione centralizzata dei progetti”, dichiara Connelly, il cui team PMO dell'azienda era stato incaricato dalla leadership di Overlake di contribuire all'implementazione della loro strategia per la trasformazione. “Utilizzavamo fogli di calcolo, e-mail e uno strumento basato sul Web inadatto; inoltre, tutti i progetti venivano gestiti separatamente da vari team.” Poiché i progetti erano gestiti in compartimentazioni disparate, la comunicazione tra i team costituiva un problema, senza contare la poca visibilità sul modo in cui i progetti influivano sulla loro capacità di conseguire obiettivi strategici. “I nostri portfolio di progetti venivano gestiti con strumenti multipli”, afferma. “Abbiamo capito che con le applicazioni e i fogli di calcolo che utilizzavamo al tempo non avremmo mai potuto raggiungere i nostri obiettivi strategici e di sostenibilità.”

Gestione dei progetti dall'ideazione fino al completamento in Smartsheet

Durante la ricerca di un nuovo strumento di base che consentisse la trasformazione nel corso degli anni, Connelly ha scoperto che il team dedicato alla strategia dell'organizzazione stava usando Smartsheet. “I vantaggi offerti da questo strumento erano lampanti, così è diventato il nostro sistema principale per la gestione di progetti e portfolio, aiutandoci a disfarci di fogli di calcolo e annotazioni scritte”, dichiara. “Il sistema era così facile da imparare. Non è necessario essere programmatori: tutti possono usarlo e attuare un cambiamento trasformativo.”

Per promuovere una sostenibilità a lungo termine, Overlake ha raccolto in Smartsheet tutte le informazioni sui progetti dell'intero ospedale. Così facendo, Overlake ha iniziato a osservare obiettivi comuni e ha potuto organizzare tali progetti in programmi strategici specifici. Infine, l'ospedale ha priorizzato sei obiettivi strategici a lungo termine con diversi progetti a sostegno di tali obiettivi. “Ciò ci ha aiutato a costruire una piattaforma per la pianificazione strategica per i prossimi 3-5 anni”, aggiunge Connelly. 

Per supportare il suo piano strategico, Overlake usa Smartsheet per gestire questi programmi strategici end-to-end, ovvero dall'inizio fino al completamento. Ora Connelly e il PMO dell'azienda, così come la leadership di Overlake, possono pianificare e priorizzare in modo efficiente il lavoro per l'anno fiscale a venire, valutando quale delle 125 categorie di progetto e dei flussi di lavoro offriranno il ritorno massimo. “Non si tratta di semplice strategia, ma dell'esecuzione vera e propria”, afferma Connelly. “Gestiamo il nostro portfolio in Smartsheet, ma abbiamo anche un piano di progetto per ciascun progetto.”

Una volta lanciato il progetto, viene assegnato a un team specifico o a un reparto responsabile dei relativi approvazione, tracciamento e completamento. Ogni progetto in Smartsheet contiene timeline dettagliate con tracciamento di budget e valore, oltre ad altri KPI. Per promuovere la trasformazione dell'organizzazione, i dirigenti dell'ospedale usano le dashboard Smartsheet per avere una visuale migliore di tutti i progetti e programmi.  

Con un team snello e obiettivi importanti, Overlake usa l'automazione dei flussi di lavoro per garantire un'esecuzione efficiente. Smartsheet invia automaticamente promemoria e-mail per garantire il rispetto delle date di scadenza, con flussi di lavoro aggiuntivi in atto per eliminare attività e processi eseguiti manualmente in passato che necessitavano di e-mail una tantum. “Questo aspetto ci aiuta a concentrarci sulla sostenibilità, perché ha rimosso un'altra applicazione dal mio stack tecnologico”, afferma Connelly.

Oltre che per migliorare l'efficienza a livello di progetto, Smartsheet viene usato per gestire programmi di più alto livello, come processi di fusione e acquisizione, che svolgono un ruolo chiave nei piani di crescita inorganica del sistema sanitario. Tali progetti hanno scadenze più urgenti e richiedono una stretta collaborazione tra funzioni diversificate. “Per questi progetti dobbiamo coinvolgere più team, quali marketing, risorse umane, software, IT e strutture”, aggiunge Connelly. “Smartsheet ci aiuta a collaborare e a concludere in tempo le attività.” Inoltre, Connelly utilizza Smartsheet per gestire la costruzione di nuove cliniche, collaborando con partner esterni per garantire il rispetto delle timeline chiave.

Un hub centrale per la visualizzazione di centinaia di progetti 

Grazie a Smartsheet, Overlake ha centralizzato la gestione di progetti e portfolio ed è in grado di connettere e ottimizzare l'esecuzione del lavoro in tutto l'ospedale. “Ora abbiamo un'unica posizione a cui tutti possono accedere per trovare quello che serve”, dichiara Connelly. “Ciò riduce enormemente il tempo necessario per memorizzare e trovare i dati dei progetti, il che si traduce in una maggiore efficienza.” Smartsheet offre inoltre agli stakeholder un'istantanea in tempo reale di budget e costi. “Riusciamo a risparmiare tantissimo rimanendo concentrati su ciò che serve e convogliando tutti sullo stesso sistema", afferma Connelly. 

 Dal momento che i leader dell'ospedale possono comprendere rapidamente lo stato e i progressi rispetto alle priorità strategiche mediante le dashboard, possono prendere decisioni dirigenziali maggiormente informate sulle iniziative da priorizzare, e identificare i settori che richiedono più investimenti o maggiore attenzione. “I dirigenti ora dispongono di un mezzo per poter visualizzare tutto, invece di dover consultare diversi fogli di lavoro o note cartacee", conclude. Ad esempio, Scott Waters, Chief Information e Technology Officer dell'ospedale, è il principale promotore della trasformazione digitale in 5 anni di Overlake e usa le dashboard Smartsheet tutti i giorni. “La possibilità di creare e iterare rapidamente la nostra struttura EPMO esistente in Smartsheet è stata un aspetto fondamentale per il successo dei nostri piani di sostenibilità per l'anno fiscale 2023”, afferma. “Siamo riusciti a pianificare, assegnare risorse, tracciare i progressi e prendere decisioni basate su dati in tempo reale. La nostra dashboard di sostenibilità Smartsheet è diventata un punto focale per i meeting settimanali del nostro team di leadership esecutiva."

La migliore visualizzazione fa anche sì che Overlake possa trovare facilmente le risorse per progetti urgenti, come le acquisizioni. “Nel settore sanitario, dobbiamo saper cambiare molto velocemente, e Smartsheet ci aiuta a farlo”, afferma Connelly.

“Guardando Smartsheet, possiamo vedere cosa c'è nella pipeline in termini di risorse disponibili, in modo da poter essere certi di rispettare una scadenza di cutover per un'acquisizione. Si tratta di un aspetto critico, perché le cliniche necessitano di un tempo di inattività seppur minimo pur continuando ad assistere i pazienti.”

Potenziare i risultati oltre la trasformazione

Mentre Overlake porta avanti la sua trasformazione, usa Smartsheet anche a supporto di pazienti e provider. Sul lato clinico, Smartsheet aiuta Overlake a sostenere una partnership formale con un altro ospedale locale, con medici impegnati in entrambe le organizzazioni. “Abbiamo preso progetti di medici di entrambe le organizzazioni e li abbiamo inseriti tutti in Smartsheet”, racconta Connelly. “Ora, alcuni medici possono consultare una dashboard Smartsheet per trovare rapidamente un progetto e controllarne lo stato.” Ciò si traduce in una migliore efficienza.

Con Smartsheet, i provider hanno più tempo da dedicare all'assistenza ai pazienti. “Abbiamo trasformato fisicamente il nostro campus negli ultimi sette anni, e lo sosteniamo ora perseguendo la trasformazione digitale e dei processi,” ci dice Connelly.

“Ciò include miglioramenti del software che ottimizzano l'esperienza sia dei pazienti che dei provider. Se riusciamo a far recuperare ai provider 15-20 minuti ogni giorno automatizzando i processi in Smartsheet, possono dedicare quel tempo ai pazienti anziché a stare davanti al computer.”

Complessivamente, “Smartsheet ci aiuta a ottimizzare quei progetti che sono critici per la nostra trasformazione digitale", conclude Connelly. “Di conseguenza, riusciamo a dedicarci maggiormente a pazienti e provider, modernizzando al contempo il centro medico.”
 

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