Oerlikon raggiunge una maggiore agilità e la totale visibilità del portfolio con Smartsheet

Il gruppo globale di tecnologia Oerlikon, con sede in Svizzera, fornisce una tecnologia di rivestimento leader mondiale per settori avanzati come l'automotive, la strumentazione, il settore medico, tessile e aerospaziale. Le sue soluzioni comprendono materiali, attrezzatura per il rivestimento, servizi di rivestimento e l'engineering di interi impianti di polimeri integrati. Questa azienda impiega oltre 11.000 lavoratori per consegnare i suoi prodotti e servizi in 37 Paesi.

Nel 2018, Oerlikon ha iniziato a espandere rapidamente il suo portfolio clienti. Questa mossa ha reso necessaria una migliore prioritizzazione e gestione dei progetti. In precedenza, il processo decisionale relativo ai progetti si basava sul metodo di "chi urlava di più". Oerlikon voleva passare a una procedura trasparente e oggettiva per valutare i progetti in base al loro valore aziendale. L'azienda ha quindi apportato miglioramenti incrementali per colmare queste lacune, il primo dei quali è stato la richiesta di una procedura di gestione introdotta alla fine del 2018. Entro il 2019, è stato fondato il primo Project Management Office (PMO) di Oerlikon.

La transizione della gestione dei progetti si è sovrapposta a numerose altre trasformazioni chiave all'interno dell'azienda. "L'implementazione globale di SAP ha assorbito tutta la capacità IT e aziendale per i progetti, creando una difficoltà interna a livello di risorse. Si è creato quindi un clima di insoddisfazione in azienda, poiché le persone non riuscivano a ottenere il supporto IT di cui avevano bisogno o che si meritavano", confessa Aeschlimann. Questo ha cementato la necessità di un metodo più strutturato e trasparente per prioritizzare e gestire i progetti. 

Dopo la creazione del PMO, Oerlikon ha realizzato che c'era da fare molto di più. "Il passaggio successivo per l'azienda è stato l'implementazione di un sistema globale di monitoraggio del tempo per i servizi e i progetti IT che analizzava dati in tempo reale per valutare il tempo dedicato ai progetti e alle attività. Grazie a questo, è stato possibile assegnare una priorità a tutti i progetti basandosi sui KPI, un aspetto importante della strategia globale di Oerlikon", racconta Mandy Aeschlimann, Head of Global SAP Management & SAP IT Program Manager presso Oerlikon IT Solutions. Il team ha scelto di collaborare con Agile Management Experts (AMX), un partner Smartsheet Platinum con sede in Europa.

Il nuovo sistema di monitoraggio del tempo è stato distribuito tramite Smart Grid, collegando globalmente tutti i progetti e i servizi. Per accelerare il cambiamento, Oerlikon aveva bisogno di una piattaforma di aggregazione dei dati che fosse facilmente adattabile e personalizzabile in autonomia. "La flessibilità di Smartsheet era un punto di forza così importante da farci decidere di rivolgerci a loro. Ora possiamo apportare modifiche senza dover contattare ogni volta un consulente, aspetto per noi fondamentale", dice Aeschlimann.

Un miglior flusso decisionale e di prioritizzazione

Per garantire un miglior allineamento con la strategia aziendale, i progetti IT e aziendali sono stati suddivisi in tre categorie: crescita organica, efficienza e persone e crescita inorganica (fusioni e acquisizioni). Questo ha fatto luce sul modo in cui si poteva assegnare la priorità ai progetti in base ai dati.

"Abbiamo usato Smartsheet per creare nuove procedure per la revisione, l'approvazione e la prioritizzazione dei progetti, in un modo che fosse user-friendly e comodo per i team", afferma Julia Gummert-Loellke, Head of IT Project & Portfolio Management, Oerlikon IT Solutions. I modelli standardizzati sono gli stessi per ciascun Project Manager, quindi tutte le richieste possono essere unificate e riviste usando criteri simili.

I progetti passano attraverso una procedura di richiesta che è la stessa per tutti, indipendentemente dalla loro provenienza. "Non facciamo alcuna eccezione e la prioritizzazione non può essere manipolata. Si basa sui KPI che indicano il livello di efficienza del progetto nel supportare la strategia Oerlikon", secondo Gummert-Loellke.   

Massima trasparenza con pannelli di controllo in tempo reale   

"Gestiamo i nostri report con pannelli di controllo in tempo reale in Smartsheet. Questo significa che non dobbiamo sederci e preparare manualmente i report ogni mese per presentarli al nostro IT Steering Committee", aggiunge Aeschlimann. Questo consente ai team di concentrarsi su attività con più valore aggiunto.   

"Tutte le informazioni sullo stato e sul budget di un progetto sono consolidate dall'inizio alla fine in Smartsheet. Questo ci consente di avere una vista completa e la massima trasparenza su tutte le iniziative e i progetti basati sull'IT a livello globale", afferma Aeschlimann. Di conseguenza, ciascuna linea aziendale è al corrente di dove si trova il proprio progetto in relazione al portfolio complessivo, mentre il leadership team può monitorare i progressi e le spese in tempo reale per prendere delle decisioni ponderate. Tutti i dati raccolti aiutano anche i controllori a fare delle stime accurate sul budget per l'anno a venire. 

Il successo di un progetto è qualcosa che celebrano tutti gli stakeholder, inclusi i partner tecnologici. Vlera Hetemi, Senior Solutions Consultant presso AMX Germany GmbH ci racconta: "Siamo veramente felici di aver aiutato Oerlikon a trasformare il metodo di gestione dei propri progetti aumentandone la trasparenza, dando nuova forma alla collaborazione per ottenere il meglio e proponendo a tutti gli stakeholder un'unica fonte di verità per qualsiasi tipo di informazione". "Il team AMX ha collaborato diverse volte a stretto contatto con il personale di Oerlikon nella sede di Pfäffikon, in Svizzera, organizzando sessioni di brainstorming, incontrando i vari stakeholder e creando insieme ai champion Smartsheet le soluzioni che servivano a Oerlikon".

Modelli per espandere l'usabilità

In qualità di utenti avanzati Smartsheet, Aeschlimann e Gummert-Loellke hanno aiutato altri utenti a ottenere il massimo dalla piattaforma. "Usiamo modelli per i nostri progetti, così possiamo redigere facilmente un portfolio o estrarre i report. Quando creiamo nuove soluzioni, riceviamo supporto dai nostri consulenti. Chiunque abbia collaborato con noi a un progetto prima d'ora avrà dimestichezza con la procedura e potrà avviare un progetto in Smartsheet in autonomia", afferma Aeschlimann.  

"La configurazione di un modello di pannello di controllo richiede circa mezza giornata ed è molto intuitiva. Tutti gli elementi sono già in Smartsheet, devi semplicemente aggiungerli. Dopo questo, tutti i dati vengono compilati solo una volta e i progetti sono implementati automaticamente. Questa procedura velocizza l'onboarding delle persone assunte esternamente", aggiunge Gummert-Loellke. 

Grazie a Smartsheet, Oerlikon non solo ha semplificato la gestione del progetto e del portfolio e garantito visibilità completa su diversi progetti, ma ha anche introdotto un approccio collaborativo e agile alla gestione dei progetti. "La metodologia richiede un ambiente adattabile, che accoglie il feedback e la partecipazione, e con Smartsheet penso che riusciremo a raggiungere questo obiettivo", conclude Aeschlimann.

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