McLaren Racing velocizza le attività di marketing con Smartsheet e Brandfolder

Nel mondo ad alta velocità delle gare di Formula 1, ogni secondo conta. Con un ricco calendario di 22 gare e 8 eventi chiave nel 2022, McLaren Racing è alla costante ricerca di nuovi modi per aumentare l'efficienza, fuori e dentro il circuito.

Velocizzare con l'automazione

Per migliorare l'efficienza dei flussi di lavoro, McLaren ha iniziato una collaborazione con Smartsheet. La prima fase della collaborazione prevedeva la creazione di una mappa strategica delle principali attività di marketing di McLaren. Con milioni di fan in tutto il mondo, il team McLaren aveva bisogno di coordinazione e comunicazioni efficienti.

"Il segreto del successo sta nel processo", afferma Stuart Robinson, Senior Brand Specialist presso McLaren Racing. "Fornisce una base comune per collaborare tra i vari team. La collaborazione con l'organizzazione che si occupa delle gare, in particolare i team del brand e dei servizi, richiede un processo rigoroso che non lasci nulla al caso". Strumenti come Smartsheet permettono di attuare questi processi vitali.

Un esempio: la coordinazione delle prenotazioni delle show car. "Le show car sono un modo di pubblicizzare il brand McLaren in tutto il mondo, sia per un evento dei partner che per un evento MTC. C'è sempre molta domanda", spiega Jessica Tomkins, Technical Analyst presso McLaren Racing. "Semplificare il processo è quindi molto importante per noi".

Prima di Smartsheet, il processo di prenotazione delle show car era manuale. La logistica dietro la preparazione e lo spostamento delle show car è complessa: branding, personale, sicurezza e spedizione sono solo alcuni degli aspetti coinvolti, ed era fondamentale trovare un modo per ottimizzare il tutto e garantire le informazioni necessarie sin dall'inizio, riducendo i tempi di lavorazione e procedendo con le iscrizioni confermate. Oggi, McLaren si affida ai moduli Smartsheet. I partner compilano una richiesta di prenotazione della show car con tutte le informazioni necessarie e il team di marketing riceve subito una notifica. Il team riceve inoltre avvisi automatizzati in prossimità di un evento, così dipendenti e parti interessate esterne possono essere sempre aggiornati sullo stato di ogni elemento.

"Gestire il nostro processo delle show car con Smartsheet ha rivoluzionato il modo di lavorare del team", racconta Tomkins. "Prima il processo era davvero macchinoso. Smartsheet lo ha reso più snello, garantendo visibilità a tutti. Per il nostro team è importante, perché dobbiamo lavorare rapidamente".

Catturare l'adrenalina del giorno della gara

I fan e i partner di McLaren e i media dipendono dal team dei contenuti digitali di McLaren per ricevere immagini di piloti, personale, preparazione dell'officina e attività su circuito in presa diretta per cogliere i momenti salienti durante un weekend di gara. Per questo, il team McLaren carica, cataloga e distribuisce costantemente i filmati durante un weekend di gara. Nonostante le risorse fossero digitali, prima la gestione avveniva manualmente. Il team del brand McLaren rivedeva le immagini prima di caricarle nelle cartelle delle risorse, ordinando inoltre le immagini per le diverse parti interessate. Le foto impiegavano giorni per arrivare ai partner McLaren, a quel punto l'adrenalina del giorno della gara era ormai passata. 

Questo processo articolato è stato semplificato con l'adozione della soluzione Brandfolder di Smartsheet da parte di McLaren. Grazie all'intelligenza artificiale (IA) e all'apprendimento automatico, le immagini caricate vengono etichettate automaticamente tramite il riconoscimento del logo. Le risorse vengono ordinate e catalogate non appena vengono archiviate, perciò le immagini delle gare sono disponibili nel giro di pochi minuti anziché giorni. Il team del marketing, i partner e i media possono quindi trovare e pubblicare facilmente foto della gara di alta qualità nei loro canali digitali, per poter interagire rapidamente con i nove milioni di follower McLaren su Instagram.  

"L'integrazione di Brandfolder ha trasformato significativamente le nostre capacità di gestione delle risorse", spiega Jessica Tomkins, Technical Analyst presso McLaren Racing. "Possiamo far risparmiare tempo al nostro team di modo che possa spostare l'attenzione dalla quantità alla qualità e migliorare ulteriormente l'esperienza dei fan".

Il software di gestione delle risorse digitali garantisce un accesso più semplice alle richieste di acquisizione dei contenuti per i partner. Ciascun partner possiede una raccolta dedicata, che include una galleria di filmati selezionati automaticamente relativi alle campagne di marketing. In questo modo il team McLaren evita di creare molteplici cartelle e non utilizza piattaforme di trasferimento diverse per inviare il contenuto ai partner.  Ora McLaren è anche in grado di visualizzare le foto più popolari nella raccolta, permettendo al team dei contenuti di scegliere su cosa concentrarsi nei photoshoot o nei weekend di gara, risparmiando tempo e spese di marketing. "Smartsheet ha semplificato i nostri processi relativi a contenuti e distribuzione e ci ha permesso di offrire ai partner una migliore fruibilità, con un risparmio di tempo notevole per il nostro ecosistema", spiega Tomkins.

Con Brandfoler, McLaren ha migliorato anche la gestione del materiale dell'archivio. Il team ha trasferito oltre 90 TB di immagini vecchie da dischi rigidi fisici a Brandfolder, come immagini di Ayrton Senna, Mika Hakkinen e la fabbrica esistente prima del McLaren Technology Centre, rendendo i file facilmente ricercabili e reperibili. Il trasferimento ha praticamente dato una seconda vita a queste risorse.
 

Pronti per il futuro

La metodologia di lavoro agile di McLaren è adatta a valorizzare tutto ciò che Smartsheet ha da offrire, consentendo all'azienda di ottimizzare l'uso degli strumenti ed essere più efficiente. 

"L'impatto di Smartsheet è stato evidente fin da subito.  Dal reparto comunicazioni fino al team di organizzazione degli eventi, ognuno ha un documento centrale, per offrire la massima visibilità a tutto il team e aumentare l'efficienza nei nostri processi", osserva Tomkins.

Avere uno strumento unico consente inoltre al team di gestire gli eventi e le campagne di marketing in modo più fluido. Un esempio è l'inaugurazione del team. Per la stagione 2022, McLaren ha inaugurato, per la prima volta simultaneamente, quattro nuove macchine per ogni serie di gara automobilistica, Formula 1, IndyCar, Extreme E e il team McLaren Shadow eSports. "L'inaugurazione delle macchine coinvolge ogni aspetto del team e richiede diversi flussi di lavoro e un'elevata coordinazione", spiega Tomkins. "Con la realizzazione della nostra soluzione di inaugurazione delle macchine in Smartsheet, è aumentata la visibilità di ciascun flusso di lavoro in un unico foglio condiviso e ci ha permesso, per la prima volta, di monitorare e gestire centralmente le 800 richieste di risorse. Ha snellito molti dei nostri processi".

In futuro, l'azienda ottimizzerà l'uso di Smartsheet per il marketing. "Prevediamo di espandere il workspace di Smartsheet per includere tutti gli aspetti di gestione delle campagne in tutte le nostre principali iniziative nel 2023", afferma Matt Tanner, Direttore delle campagne di marketing presso McLaren Racing.

"Ogni successo è un successo di tutto il team", afferma Robinson. "In McLaren, ognuno contribuisce alla vittoria sul circuito, tanto chi opera in studio per realizzare la migliore livrea sulla griglia di partenza, quanto i partner con le loro attività".

Per mantenere lo slancio, McLaren vuole trasferire molti dei suoi processi nell'ecosistema Smartsheet e usare maggiormente i moduli e l'automazione dei flussi di lavoro. Alcuni aspetti su cui si concentrerà l'azienda sono la gestione e l'accoglienza degli eventi, così come la gestione delle risorse e la logistica. Con gli strumenti giusti, McLaren può soddisfare le future richieste dei partner e i fabbisogni delle risorse.