McCorvey automatizza la gestione del lavoro di produzione per l'edilizia e dà voce ai suoi esperti grazie a Control Center e WorkApps di Smartsheet

Fondata nel 1925, McCorvey Companies è diventata un importante produttore di canalizzazioni, tubature e impianti idraulici negli Stati Uniti sud-orientali. Control Center e WorkApps di Smartsheet sono parti fondamentali della strategia di McCorvey per semplificare e ottimizzare le sue operazioni, offrire un'esperienza del cliente personalizzata e dare spazio alla crescita.

"McCorvey è un'azienda innovativa, e cerchiamo di giovare all'intero settore", dichiara Chris Mondeau, Research and Development Manager per McCorvey Companies. "Lavoreremo con altri settori, vendor o clienti per provarlo e renderlo più efficiente per tutti. Migliora realmente le nostre relazioni con gli altri e promuove efficienza e ottimizzazione per tutte le persone con cui lavoriamo."

McCorvey Companies progetta, costruisce e installa canalizzazioni e tubature per ospedali, hotel e centri di eventi importanti. L'organizzazione allargata include diverse società specialistiche: McCorvey Sheet Metal, Way Engineering, Way Mechanical, Duct Direct, McCorvey Industrial Fabrication e Kirlin-Way Mechanical. L'accelerazione della crescita di McCorvey nell'ultimo decennio ha richiesto ai leader di investire nella tecnologia per favorire un'evoluzione progressiva da azienda a conduzione familiare a leader del settore. 

"[Prima di Smartsheet] Molti dei nostri reparti avevano i propri flussi di lavoro compartimentalizzati", afferma Mondeau. "Qualcuno disponeva di processi o strumenti validi, ma che magari non venivano usati da nessun altro. Abbiamo lavorato con esperti in materia per progettare fogli o flussi di lavoro. Abbiamo detto: "Ci prendiamo la vostra esperienza ma rimuovete tutte le ridondanze manuali con Smartsheet". Oggi i nostri leader di progetto lavorano con noi su base settimanale per testare idee e scalarle. Documentando il modo con cui l'azienda lavora possiamo essere più efficienti, acquisire conoscenze e condividerle con i team."

Prima di Smartsheet, ottenere coerenza e visibilità era una sfida. Molte attività commerciali e processi di progettazione avvenivano in formato cartaceo. Gli strumenti tecnologici variavano da un team all'altro, e comprendevano da e-mail e PDF a fogli di lavoro e database indipendenti. Mondeau e i suoi colleghi hanno riscontrato la necessità di una singola piattaforma che avrebbe integrato varie fonti di dati, supportato l'automazione dei flussi di lavoro e consentito l'accesso a informazioni provenienti da qualsiasi posizione eliminando al contempo i rischi relativi ai processi cartacei.

Il primo progetto che McCorvey ha affrontato con Smartsheet consisteva nella pianificazione e nel coordinamento di progetti per l'officina, che includevano la digitalizzazione dei disegni di produzione per risparmiare ore di lavoro e migliaia di dollari ogni anno. Man mano che altri team osservavano le capacità della piattaforma, l'implementazione di Smartsheet nell'organizzazione si espandeva rapidamente. McCorvey Companies ora usa Smartsheet per funzioni aziendali critiche come l'elaborazione di stime, proposte di modifica e RFI, contabilità e fatturazione, acquisto, pianificazione della produzione, operazioni sul campo e altro ancora: un unico sistema di registrazione per l'intera azienda.

"La coerenza sta diventando il fattore chiave per noi, man mano che la crescita procede speditamente", dichiara Mondeau. "Stiamo provando ad allontanarci dalla nostra mentalità di "conduzione familiare", evolvendola per promuovere la crescita con altre aziende con cui lavoriamo, che acquisiamo o che avviamo in modo da fornire un'esperienza sempre coerente. L'industria edilizia si sta muovendo parecchio per iniziare a standardizzare i progetti edilizi, e assistiamo a una domanda crescente di visibilità da parte di fornitori, distributori e anche altri settori commerciali, per fare in modo che le operazioni procedano in modo più efficiente."

Accesso in tempo reale ai dati per risparmiare tempo e denaro

Smartsheet consente a McCorvey di risparmiare tempo e denaro fornendo alle persone un accesso in tempo reale alle informazioni di cui hanno bisogno, da qualsiasi posizione. Processi come la gestione degli aggiornamenti fino ai disegni di produzione sono completamente trasformati. Prima di Smartsheet, se i caposquadra dei cantieri avevano un disegno non aggiornato, dovevano chiamare un disegnatore, che avrebbe dovuto controllare manualmente le versioni, coordinare la stampa di qualcosa come una dozzina di pagine di disegni e preparare il tutto per la consegna al cantiere: potevano volerci ore.

Ora, il caposquadra può recuperare i disegni più recenti su un dispositivo mobile e usare i commenti in Smartsheet per risolvere problemi specifici con il disegnatore. Un processo che fermava intere squadre per mezza giornata può ora essere risolto in 10-15 minuti. L'eliminazione della necessità di stampare e consegnare blocchi consistenti di disegni fa risparmiare a McCorvey oltre 80.000 dollari ogni anno.

La condivisione delle informazioni in tempo reale tramite Smartsheet semplifica anche le richieste di materiali. Il caposquadra di un cantiere può consultare un foglio o una dashboard per vedere quali materiali in particolare sono programmati per la consegna, e può controllare la spesa a fronte del budget e apportare immediatamente modifiche per evitare costi eccessivi. McCorvey usa inoltre Smartsheet per tagliare i costi legati al noleggio di strumenti e attrezzature; i team incorporano la pianificazione per lo strumento nel piano del progetto per un lavoro, in modo da procurarsi solo gli strumenti necessari piuttosto che conservare molte scorte da usare "all'occorrenza. Acquistando e noleggiando un minor numero di strumenti, ed evitando le penali per i ritardi in caso di noleggio, McCorvey risparmia tra i 50.000 e i 100.000 dollari.

"Alcuni dei nostri capisquadra guardano l'app e dicono 'Ehi, per questo lavoro serve un martello demolitore. Fammi chiamare'," afferma Mondeau. "Ciò gli consente di risolvere i problemi e bypassare altre persone per comunicare direttamente, perché hanno accesso a quell'informazione."

Ridimensionamento degli sforzi e risparmio di tempo con Control Center

Control Center di Smartsheet aiuta McCorvey a standardizzare il metodo di raccolta delle informazioni sul progetto e di generazione dei report nell'intera organizzazione, offrendo dettagli completi e una pianificazione efficiente. Con centinaia di progetti attivi in esecuzione contemporanea, con una supervisione dei lavori che va da poche settimane a quasi due anni, è fondamentale poter scalare e automatizzare i cambiamenti.

"In passato copiavamo le cartelle per usarle come set di modelli", dichiara Mondeau. "Ma man mano che i nostri fogli diventavano più avanzati, volevamo rendere questo processo autonomo. L'IT può usare Control Center per elaborare i cambiamenti voluti dai proprietari del prodotto, e noi non dobbiamo intervenire e aggiornare ogni singola volta."

Acquisendo un gran numero di dettagli per ciascun progetto, McCorvey ha creato una risorsa di dati che può essere usata per identificare le questioni di notevole entità e risolvere i problemi. Ad esempio, un'analisi del processo di richiesta dei materiali ha rilevato che buona parte delle richieste avveniva lo stesso giorno della consegna, o il giorno dopo. I manager potevano capire se questi tempi rapidi erano dovuti da carenza nella pianificazione, ritardi nella ricezione di specifiche o stime, o altri fattori che potevano essere migliorati. Mondeau stima che l'uso di Smartsheet ha generato un aumento del 60%-70% in termini di efficienza dei flussi di lavoro e di accesso alle informazioni; mentre, solo a livello di comunicazioni, l'efficienza risulta aumentata del 400% grazie alla riduzione di ritardi e confusione nei processi collaborativi.

Workspace personalizzati in base al ruolo in WorkApps

Uno dei modi usati da Mondeau e dai suoi colleghi per poter ottimizzare le comunicazioni è stato sfruttare il vantaggio offerto da WorkApps di Smartsheet. Con WorkApps, Mondeau e il team possono creare in modo semplice app web e per dispositivi mobili intuitive, che possono incorporare gli asset di Smartsheet e risorse esterne come le dashboard Tableau o Google Docs, senza dover scrivere neanche una singola riga di codice. McCorvey usa WorkApps per creare workspace specifici per i ruoli, usati per ottimizzare l'accesso alle sole informazioni a fabbricanti, appaltatori o anche clienti che devono poter seguire l'esecuzione dei loro lavori.

"Con la crescita esponenziale dell'uso di Smartsheet, abbiamo ricevuto il feedback da parte dei dipendenti che segnalavano difficoltà nella navigazione", afferma Mondeau. "Con WorkApps, volevamo vedere se riuscivamo a cambiare l'interfaccia dell'esperienza usando un approccio più semplice basato su app, e includere elementi delle operazioni della nostra azienda che attualmente sono esclusi da Smartsheet."

Mondeau afferma che il generatore di app WorkApps è "estremamente facile da usare" e che la sua versatilità nella condivisione e nella presentazione delle informazioni è pari a quella di Dynamic View. Ha creato app per funzioni lavorative come la pianificazione dei viaggi e le operazioni di officina. Con autorizzazioni definite in base al ruolo, l'app per i viaggi consente a chi si sposta di vedere i prossimi tragitti e itinerari, mentre i manager possono visualizzare le pianificazioni dei diretti sottoposti ma non le informazioni personali come l'indirizzo di casa o il numero della carta d'identità del viaggiatore. I membri del team dell'officina possono vedere le specifiche dei pezzi a cui stanno lavorando senza dover scorrere nelle colonne per le informazioni di spedizione o altri dettagli usati invece dai team addetti agli acquisti o alle vendite.

L'interfaccia semplice aiuta neoassunti, appaltatori o partner a trovare rapidamente ciò di cui hanno bisogno, anche se non hanno esperienza in Smartsheet. E poiché McCorvey può incorporare il suo branding e i suoi colori in WorkApps, le app rappresentano un'esperienza completamente personalizzata.

"È un'interfaccia chiara e gradevole per gli utenti, che possono accedervi e svolgere le loro principali attività senza dover aprire nuove schede del browser o altre app", dichiara Mondeau. "È veramente molto semplice: questo è il tuo workspace. Non devi navigare in 100 cartelle di progetto per trovare l'informazione che ti serve; ti vengono date esattamente le viste pertinenti alla tua funzione lavorativa."

Individuare gli esperti in azienda e imparare da loro

Oltre ad aver risparmiato tempo e denaro grazie all'implementazione di Smartsheet, McCorvey ha dato voce alle persone in azienda che hanno anni di esperienza. La spinta a individuare e standardizzare le best practice ha condotto i manager dalle persone che avevano la maggiore esperienza e conoscenza da offrire.

"Da quando abbiamo iniziato a offrire formazione e a sviluppare questi strumenti, abbiamo identificato i dipendenti che avevano esperienze mai sentite prima", afferma Mondeau. "Questo ci ha consentito di individuare nuovi esperti e di valutare e implementare idee più recenti. Abbiamo persone che lavorano nel campo edilizio da 50 anni che dicono: "Mi piacerebbe provare questo; aiutami a mettere nero su bianco le mie idee, in un foglio o un database, e costruiamolo." Ha dato un impulso all’innovazione e ha esposto persone davvero appassionate a ciò che fanno e che desiderano investire loro stesse nella società."

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