Domino’s offre comunicazioni aziendali più rapide ed efficaci con Smartsheet

Consegnare una bella pizza fumante non significa solo una crosta croccante e un fattorino esperto. Domino’s è diventata un'industria leader grazie alla tecnologia pionieristica per ottimizzare i processi in cucina e semplificare gli ordini online e il tracciamento delle consegne in oltre 86 mercati globali. Man mano che si sviluppano nuove tecnologie e processi, Domino’s deve condividere tempestivamente gli aggiornamenti e gli avvisi sia con la sua base di dipendenti aziendali che con la sua rete di proprietari in franchising. Smartsheet aiuta Domino’s a garantire che tutti questi messaggi arrivino in tempo, quando e dove sono necessari.

"Usiamo Smartsheet per avvicinare le persone di un team interfunzionale", afferma Stacie Barrett, Director of Internal Communications presso Domino’s. "Lo usiamo come strumento per avviare una conversazione per le persone che lavorano seriamente e con dedizione alle cose giuste, ma che potrebbero non essere a conoscenza di cosa stanno facendo gli altri. Nel creare questa consapevolezza, creiamo parallelamente efficienza, non solo nel mio reparto ma in altre aree aziendali, così da non duplicare gli sforzi e ponderare bene quando e come comunicare, così da lavorare più speditamente."

Ottimizzare la comunicazione per ridurre il sovraccarico di informazioni

Il team addetto alle comunicazioni interne di Domino’s gestisce diversi mezzi di comunicazione per condividere aggiornamenti chiave su nuove tecnologie, nuovi programmi e cambiamenti ai processi esistenti e alle offerte. Tra questi ci sono le newsletter regolari per il team aziendale e per i team in franchising, nonché e-mail una tantum per gli annunci più importanti. Il team organizza anche il Domino’s Worldwide Rally, un evento in presenza che raduna oltre 9.000 persone ogni due anni. La condivisione di una tale mole di informazioni creava un certo sovraccarico che in realtà rendeva le persone meno informate, e non il contrario.

"Prima di Smartsheet, avevamo tantissime persone che comunicavano con tantissime persone, in tantissimi modi diversi", afferma Barrett. "Ognuno pensava che il suo messaggio fosse il più importante e che il modo migliore per farlo arrivare fosse inviarlo con una comunicazione a parte. Le persone ricevevano tante informazioni ripetitive e non avevano quelle più importanti."

Barrett sapeva che il suo team aveva bisogno di un approccio maggiormente strategico. Smartsheet è stata la piattaforma che lo ha reso possibile. Oggi il team addetto alle comunicazioni interne immette gli argomenti delle newsletter e annunci indipendenti in un calendario dei contenuti, che gli consente di pianificare diversi mesi a venire. Man mano che vengono aggiunti nuovi argomenti, il team può vedere se alcune date sono troppo piene, collaborando con i proprietari dei contenuti per ripianificare gli annunci, se necessario.

Anche la pianificazione del Worldwide Rally viene eseguita su Smartsheet. Il team di Barrett può tracciare lo stato e la proprietà di tutte le attività. Se qualcuno è in ferie, è semplice per i colleghi coprire il suo lavoro, perché requisiti e scadenze sono evidenziati in modo chiaro. Gli avvisi automatizzati consentono ai proprietari delle attività di sapere quando una scadenza è prossima o un'attività è scaduta, di modo che colleghi e manager possano aiutare a risolvere i problemi.

"Con Smartsheet, ho un calendario delle comunicazioni che copre mesi", afferma Barrett. "Posso avere diverse persone che entrano, aggiornano e mantengono valide quelle informazioni. Stessa cosa con il Worldwide Rally. Ho un grande team interfunzionale con diverse interdipendenze, quindi rendendo più trasparente ciò che deve essere fatto e chi deve farlo, insieme possiamo risolvere i problemi e far procedere le cose più speditamente."

Le maggiori percentuali di lettura mostrano che veramente "meno è meglio"

Smartsheet ha migliorato notevolmente il modo con cui il team di Barrett comunica all'interno dell'azienda. Le newsletter del team avevano una percentuale di lettura di appena il 4%; oggi, con la messaggistica ottimizzata e una migliore pianificazione strategica, la percentuale di lettura ha raggiunto il 100%.

"Le persone pensavano che il loro messaggio non uscisse, quando in realtà era già uscito sei volte", afferma Barrett. "Erano stanche di ricevere lo stesso messaggio ancora e ancora, quindi smettevano di leggerlo, dato che conoscevano già l'informazione. L'uso di Smartsheet ci ha permesso di creare un piano di comunicazione più intelligente e olistico e di ridurre le ripetizioni con lo stesso mezzo."

Maggiori risultati nello stesso tempo

Grazie a processi più strategici e ottimizzati, il team ha ampliato le sue capacità. Barrett afferma che il suo team collaborava regolarmente con quattro team e che ora invece lavora con altri otto, senza tempi aggiuntivi o aumenti di organico.  E mentre Barrett insiste di "non essere una persona IT", è stata in grado di configurare da sola tutti i fogli e gli avvisi, senza doversi rivolgere ai colleghi IT che avrebbero tolto tempo da iniziative tecnologiche aziendali importanti.

Barrett afferma che anche i suoi colleghi trovano Smartsheet semplice da imparare e usare; una delle sue maggiori sfide è stare dietro alle richieste di nuove licenze. Più le persone scoprono come Smartsheet può semplificare e automatizzare il loro carico di lavoro, più vogliono utilizzarlo.

Se lavori in un team interfunzionale e hai bisogno di automazione e controlli, ma non hai un budget sufficiente per quel livello di assistenza IT, Smartsheet è una soluzione semplice con cui iniziare che funziona davvero", afferma Barrett. "Abbiamo migliore visibilità, migliore trasparenza e migliore collaborazione, e tutto questo con Smartsheet."

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