DIRECTV utilizza Smartsheet per supportare la trasformazione strategica, semplificando e centralizzando la gestione dei progetti aziendali

Milioni di persone si affidano a DIRECTV ogni giorno per guardare sport e intrattenimento in televisione, su dispositivi di streaming e in app mobili. Il servizio di TV a pagamento offre centinaia di canali di video premium basati su abbonamento e contenuti televisivi on-demand via satellite o tramite connessione Internet.

Sotto la direzione del Transformation Office (l'Ufficio per la trasformazione), DIRECTV si sforza di raggiungere la trasformazione strategica attraverso progetti e iniziative che supportano le priorità strategiche dellʼorganizzazione.

“La gestione della base clienti è una delle nostre principali priorità. Abbiamo milioni di clienti, quindi siamo costantemente alla ricerca di modi per migliorare il servizio e offrire più contenuti”, ha affermato Amber Grossman, Director of Technical Project Management di DIRECTV. “Unʼaltra priorità importante è acquisire nuovi clienti, attraverso nuove campagne di marketing e altre iniziative.”

Sono quasi 200 i progetti direttamente allineati alle priorità strategiche dellʼazienda, e il Transformation Office usa Smartsheet per monitorare lʼintero ciclo di vita di ogni progetto. E i progetti in questo portafoglio continuano a espandersi, evolversi e chiudersi.

“Con Smartsheet, disponiamo di uno strumento di gestione dei progetti molto valido che ci aiuta a gestire portafogli di progetti strategici dalle fasi iniziali fino allʼimplementazione”, afferma Grossman.

In passato i progetti venivano gestiti utilizzando una serie di fogli di calcolo e altri strumenti.

“Esistono molti strumenti software utili per la gestione delle attività, ma è molto più difficile tenere traccia dei KPI e dei dati finanziari in modo efficace e collegare tali dati a ciascun progetto.”

Monitoraggio dei progetti mission-critical dallʼinizio alla fine in Smartsheet

La gestione di progetti di queste dimensioni e impatto è un processo complesso, e ha una natura intrinsecamente interfunzionale di programmi e iniziative significativi. Smartsheet semplifica tutto questo automatizzando le attività manuali e garantendo lʼefficienza in ogni fase del percorso.

Le nuove idee e i problemi rilevati dai proprietari di aziende vengono trasmessi al team Transformation, che definisce la dichiarazione del problema, la causa principale e lʼobiettivo prima che il progetto venga inviato al team di fattibilità, composto da esperti in materia, provenienti da stakeholder quali ad esempio IT, Ingegneria e Finanze.

Una volta approvato, ogni progetto attraversa un processo di governance prima di passare al team di Grossman per il monitoraggio. “Ogni progetto si allinea a una delle nostre priorità strategiche a livello aziendale”, afferma. “Ad esempio, di tutti i progetti che stiamo monitorando attualmente su Smartsheet, il 15% è associato alla nostra priorità di gestione della base.”

Dopo che un progetto è stato formalmente approvato ed è pronto per il monitoraggio, il Transformation Office inserisce i dati del progetto in un foglio “work in progress” in Smartsheet, dove i progetti vengono aggregati. Ogni utente ha quindi la propria “dashboard” sulla homepage di Smartsheet dove può seguire le proprie iniziative specifiche. I project manager possono anche ottenere una visione dʼinsieme dello stato di un progetto, compresi dettagli come le informazioni di contatto del proprietario del progetto, le scadenze e i dati finanziari aggiornati.

DIRECTV usa lʼautomazione dei flussi di lavoro in Smartsheet per attivare lʼapprovazione dei progetti e avvisare i vari team quando le informazioni vengono aggiornate o una scadenza è passata. “Smartsheet porta avanti tutti i nostri progetti in tutte le fasi”, afferma Grossman. Il team Transformation utilizza Data Shuttle di Smartsheet anche per scaricare i dati dei progetti tra il sistema database dellʼazienda e Smartsheet. “A volte dobbiamo inviare ID univoci di intake del progetto ad altri team ma, ad esempio, non dobbiamo fare altro che spostare i dati di progetto approvati”, afferma Grossman. Grossman usa inoltre Smartsheet per copiare e incollare automaticamente le informazioni sui KPI tra i fogli.

Una visualizzazione centralizzata di quasi 200 progetti

DIRECTV utilizza Smartsheet per ottenere un quadro centralizzato dello stato di quasi 200 progetti a colpo dʼocchio, migliorando la visibilità per leader e dirigenti. Smartsheet aiuta anche a coinvolgere i project manager in sfide di più ampia portata, creando visibilità sul modo in cui il loro lavoro supporta le priorità strategiche.

“Dobbiamo riferire regolarmente, a volte ogni giorno, lo stato di un progetto”, afferma Grossman. “Utilizzando Smartsheet, posso creare rapidamente report ad hoc e riepilogare un progetto in una dashboard, in modo che i nostri dirigenti possano assimilare i dati e prendere decisioni.” Inoltre, il team Transformation può aggiornare facilmente i progetti man mano che cambiano le milestone o vengono aggiunte nuove informazioni. 

“Trasferire gli aggiornamenti dei progetti in Smartsheet è un processo molto semplice. I membri del nostro team non devono guardare documenti o fogli di calcolo diversi, perché tutto ciò di cui hanno bisogno viene registrato in un unico posto sulla dashboard dellʼutente.”

Accesso rapido agli approfondimenti finanziari

Usando Smartsheet, DIRECTV dedica meno tempo alla raccolta di dati finanziari per diversi progetti.

“Smartsheet ha la capacità di automatizzare formule e calcoli. In passato dedicavo molto tempo a filtrare ed esportare i dati relativi ai KPI nei report per elaborare confronti mensili o annuali tra obiettivi e numeri reali. Ora mi basta tagliare, incollare ed esportare i dati: risparmio un sacco di tempo”, afferma Grossman.

Automatizzando i processi precedentemente svolti manualmente, i lead di DIRECTV hanno un accesso più rapido ai dati finanziari e alle prestazioni, aiutando a ottimizzare il processo decisionale per i team di leadership dellʼazienda.

DIRECTV si affida inoltre a Smartsheet per portare avanti i progetti e allinearsi strettamente alle priorità strategiche dellʼazienda.

“Smartsheet ci aiuta a identificare coloro che operano ad altissime prestazioni, a capire i perché e, dove possibile, a duplicare i successi ottenuti in altre aree. Al contrario, se il progetto non è in linea, possiamo usare Smartsheet per capire le carenze del progetto e come possiamo risolvere il problema. Possiamo estrarre le informazioni in modo facile per mostrare quali progetti sono sulla strada giusta e quali richiedono un poʼ più di attenzione”, afferma Grossman. 

“Mantenendo il lavoro nei tempi previsti, possiamo raggiungere meglio i nostri obiettivi finanziari. I nostri clienti ne traggono vantaggio, perché possiamo investire in funzionalità e contenuti aggiuntivi. Le capacità di Smartsheet, unite alle conoscenze dei nostri team, ci aiutano a sostenere i nostri obiettivi strategici e ad avere un impatto positivo sui nostri clienti.”

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