Delivery Hero usa Smartsheet per migliorare la visibilità e l'efficienza dell'organizzazione

Delivery Hero lavora costantemente a diversi progetti eccitanti, innovativi e stimolanti. Per gestire questa situazione, l'azienda utilizzava generalmente una serie di varie soluzioni per la gestione dei progetti (o proprio nessuna soluzione), per ottenere effetti diversi. Questo modo di fare contribuiva a generare vari problemi, come processi troppo manuali, la costante necessità di rivolgersi ai colleghi per avere aggiornamenti e una visibilità limitata sullo stato del progetto. Allo stesso tempo, l'elaborazione dei report per i senior stakeholder era un processo complesso, lungo e a volte inaccurato, che variava da un mese all'altro.

Quando Tomasz Kowalski, Senior Project Manager, si è unito al team, voleva una piattaforma completa per potenziare le capacità di gestione del lavoro del suo team e migliorare l'elaborazione dei report per gli stakeholder. Data la sua esperienza con Smartsheet, la sua scelta è ricaduta immediatamente su questa soluzione.

"Dal mio punto di vista, Smartsheet può contribuire notevolmente alla crescita di un'azienda", commenta Tomasz Kowalski. “Come project manager con esperienza, ho usato diversi strumenti nel corso della mia carriera, e sono certo che Smartsheet è la piattaforma con il giusto mix di capacità, integrazioni e possibilità per cambiare e accelerare realmente sia il mio lavoro che il successo del mio team e, in senso più ampio, dell'azienda."

Smartsheet veniva già utilizzato in azienda, seppur limitatamente, ma Tomasz Kowalski non vedeva l'ora di ampliarne l'utilizzo. Per beneficiare al massimo della piattaforma nel minor tempo possibile, il team di Delivery Hero ha deciso di collaborare con Agile Management Experts (AMX), un partner Platinum di Smartsheet con sede in Europa. "AMX è riuscita a valutare come utilizzavamo la piattaforma, fornire una formazione personalizzata ed eseguire visite in presenza per implementare le strutture che avrebbero ottimizzato l'uso di Smartsheet da parte nostra", afferma Tomasz Kowalski.

"Siamo lieti di aver lavorato con Delivery Hero per sbloccare il vero potenziale di Smartsheet all'interno dell'azienda, e siamo felicissimi di continuare a lavorare con il team per raggiungere risultati sempre maggiori", aggiunge Sebastian Paasch, Managing Director presso AMX.

Ora i dipendenti di Delivery Hero sono stimolati a lavorare in modo più intelligente ed efficiente, con una piattaforma di gestione del lavoro che facilita realmente il lavoro dinamico, promuove la crescita e si integra in modo efficace con applicazioni chiave già in uso, come Slack. Tutta l'azienda ha sperimentato il risparmio di tempo. Tomasz Kowalski calcola che, consolidando l'attività di reportistica del progetto e dello stato passando da PowerPoint e Google Sheets a Smartsheet, il suo team ha risparmiato in media quattro ore a settimana, consentendogli di dedicarsi ad attività proficue che stimolano la crescita dell'azienda.

Allo stesso tempo, Babak Mohtachemi, Global Senior Director of Governance, Risk & Compliance (GRC) di Delivery Hero, fa notare che: "Il nostro nuovo piano di roadmap e la dashboard di reportistica per la dirigenza, creati tramite Smartsheet, generano un risparmio di tempo del 25% a settimana. Smartsheet mi stimola inoltre a collaborare con i manager GRC di tutto il mondo in modo più efficace, permettendomi di risparmiare in media il 35% del tempo ogni mese: un risultato fantastico."

Tuttavia, i casi d'uso sono andati molto oltre la semplice gestione del lavoro in modo efficace: ad esempio, Smartsheet è stato usato per migliorare e centralizzare i processi di pagamento, mettendo insieme informazioni disparate provenienti da varie entità in un'unica fonte di analisi. È stata una rivoluzione che ha migliorato la cultura del team, sia a livello di società del gruppo che di socializzazione, aspetto sempre più importante per i team a distanza durante gli eventi attuali. Nel complesso, Smartsheet è diventato uno strumento incredibilmente utile in tutta l'organizzazione, grazie ai tanti vantaggi importanti che offre. 

Migliore visibilità, reportistica più intelligente:

Per un'organizzazione di grandi dimensioni come Delivery Hero, un'ampia visibilità e una reportistica efficace sono elementi fondamentali. A livello di team, Smartsheet facilita ai dipendenti il tracciamento efficiente dello stato delle attività e dei progetti in corso, indipendentemente dalla loro complessità, con promemoria puntuali e flag codificati a colori quando si presentano potenziali errori. Ciò fa risparmiare ore preziose, semplifica la gestione del lavoro e la rende meno stressante, e garantisce inoltre che ogni progetto proceda secondo i piani.

Smartsheet ha anche trasformato il processo di reportistica. In passato, elaborare i report per gli stakeholder era un processo lungo e manuale. Ora, i dipendenti di Delivery Hero possono presentare dashboard semiautomatizzate che sono allo stesso tempo semplici e rapide da creare, ma danno al team la libertà di apportare modifiche agevolmente, garantendo ai membri la possibilità di evidenziare i successi principali e le milestone raggiunte. Ad esempio, il CMO può ora supervisionare una dashboard avanzata e automatizzata che inserisce le informazioni principali su progetti, milestone e risultati conseguiti: un miglioramento notevole rispetto alla precedente procedura di reportistica.

Una soluzione completa:

Smartsheet offre una soluzione completa che permette di gestire requisiti complessi, ma è anche abbastanza flessibile da rispettare i requisiti diversificati di Delivery Hero. La piattaforma ha mostrato il suo valore nei reparti di tutta l'azienda, adattandosi continuamente per rispondere alle necessità dei dipendenti di Delivery Hero, indipendentemente dal loro ruolo o dalle loro ambizioni. Il team Office Management, ad esempio, ha integrato tutte le sue attività di gestione in Smartsheet, e ha calcolato che ora richiedono almeno il 25% di tempo in meno rispetto alla loro gestione in G Suite.

Oltre all'impressionante risparmio di tempo offerto, la piattaforma si integra alla perfezione con applicazioni di base come Slack. Ciò semplifica il lavoro e facilita la comunicazione tra le piattaforme. Allo stesso tempo, l'applicazione mobile consente ai dipendenti di tenere traccia delle attività durante il loro svolgimento.

Trasformazione culturale e del team:

Sotto la guida di Tomasz Kowalski, Smartsheet è diventato uno strumento essenziale per Delivery Hero. Il desiderio di imparare le funzionalità di Smartsheet è talmente forte che Tomasz Kowalski ora tiene ogni trimestre sessioni di formazione su Smartsheet a livello globale sviluppate da esperti, per garantire che tutto il personale abbia accesso a risorse effettivamente utili per il proprio lavoro, per ottenere visibilità e massimizzare le prestazioni giorno dopo giorno. Tomasz Kowalski ha sviluppato un curriculum nutrito e consultabile a distanza, condividendo la sua esperienza con l'azienda in tutta la sua estensione per assicurarsi che ogni dipendente di Delivery Hero possa ottimizzare il suo modo di utilizzare la piattaforma. Più dipendenti usano Smartsheet tra i vari reparti, più il valore aumenta; Tomasz Kowalski è entusiasta di aiutare sempre più colleghi a sbloccare il vero potenziale di Smartsheet.

In altri ambiti, Smartsheet è stato utilizzato come uno strumento valido per consolidare la cultura aziendale. Ad esempio, il gruppo LGBTQ+ di Delivery Hero, Proud Heroes, si affida a Smartsheet per pianificare i meeting, tenere traccia dei budget, condividere le informazioni e connettersi con i colleghi in una community di benvenuto. In un altro fantastico caso in cui Smartsheet viene usato per consolidare la cultura aziendale, Smartsheet è stato usato per pianificare, ospitare e giocare a un quiz per team durante la pandemia da COVID-19, con modelli disponibili per altri team dell'azienda per riproporre questo passatempo divertente.

Infine, Smartsheet ha giocato un ruolo fondamentale nell'ottimizzazione delle attività commerciali di Delivery Hero, nel miglioramento della gestione del lavoro, nell'aumento della visibilità e nella creazione di valore reale in tutta l'organizzazione. Con un numero sempre maggiore di colleghi che adottano la piattaforma, Delivery Hero è impaziente di spingersi su progetti sempre più grandi e sempre meglio eseguiti.

Modello vincitore del contest:

Kowalski è stato uno dei vincitori dell'ENGAGE’22 Template Contest di Smartsheet, nel quale sono state premiate le soluzioni che hanno potenziato il posto di lavoro in modo semplice ed efficace. La sua soluzione PopQuiz è un gioco a quiz per team creato interamente in Smartsheet. Nell'era del lavoro a distanza, PopQuiz aiuta i team stimolandone il morale e trasformando il lavoro in un gioco. "È stato un tale successo nel nostro reparto che è stato replicato anche in altri, ed è stato usato per intrattenere e integrare i dipendenti", afferma Tomasz Kowalski.  Kowalski ha trasformato il suo PopQuiz in un modello, che gli utenti possono ora scaricare dalla Galleria di modelli Smartsheet.

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