Crain trasforma il suo modo di lavorare grazie all'automazione di Smartsheet

Crain Communications fornisce notizie a più di 6 milioni di leader aziendali in tutto il mondo. Il loro obiettivo è quello di aiutare il proprio pubblico ad avere successo. Fondata nel 1916, l'azienda multimediale privata si occupa di articoli e informazioni affidabili e rilevanti per 24 pubblicazioni cartacee e digitali dedicate all'industria, incluse AdAge, Crain’s Business, Automotive News e Modern Healthcare.

Mentre il lavoro dei giornalisti di Crain ha effetti sulle aziende di tutto il mondo, i leader negli uffici della sede centrale di Detroit, in Michigan, hanno capito di aver bisogno di un cambiamento nei loro processi. Gestire la collaborazione e i flussi di lavoro era una sfida, e i team principali dovevano unificare 24 marchi diversi in una sola carta delle funzioni: One Crain.

A un team di due persone è stato affidato il compito di occuparsi di questo cambiamento pluriennale, che comprende ottenere il consenso delle parti interessate per scalare il reparto di gestione dei processi in tutta l'organizzazione, un'impresa non facile.

"Lo scorso anno ci siamo posti l'obiettivo di concentrarci sui processi dall'inizio alla fine e sui flussi di lavoro associati, così da migliorare davvero i processi in maniera più olistica", dice Kristine Francois, direttrice associata dei progetti aziendali e delle iniziative per il miglioramento dei processi. Aveva bisogno di una soluzione con automazione integrata per semplificare questa strategia, perciò ha scelto Smartsheet.

Determinare come migliorare i processi

Con l'evoluzione delle operazioni aziendali di Crain, Francois deve creare processi scalabili e ripetibili, poiché il conglomerato editoriale utilizza procedimenti agili. "Prima eravamo molto decentralizzati, ma negli ultimi tre anni stiamo cambiando" dice Francois. "Per raggiungere la centralizzazione, dovevamo standardizzare i processi e il nostro approccio al lavoro."

Nel corso degli anni i dipendenti di Crain si sono concentrati sul proprio marchio o dipartimento, e per gestire i processi si affidavano principalmente a comunicazioni via e-mail, Microsoft Excel e Word. Tutti questi metodi diversi portavano a lavorare in modo compartimentalizzato, a problemi con il controllo delle versioni e a dedicare molto tempo alla lettura di thread di posta elettronica per restare aggiornati sulle conversazioni riguardo il lavoro. "Non c'era alcuna standardizzazione nella gestione dei progetti", ricorda Francois. "Stiamo cercando di implementare progetti basati sul modo in cui funzionano le singole pubblicazioni, tenendo però a mente la visione aziendale di One Crain."

Per raggiungere gli obiettivi di miglioramento dei processi, gestione dei vendor ed eliminazione delle e-mail, il team ha scelto la piattaforma di esecuzione del lavoro Smartsheet. Usano inoltre Smartsheet Control Center per gestire i progetti e il passaggio di informazioni associati alle pubblicazioni di Crain's Business.

Comunicazioni più chiare grazie ai flussi di lavoro automatizzati

Crain usa Smartsheet per standardizzare i flussi di lavoro. "Utilizzando i fogli, le formule e i flussi di lavoro automatizzati possiamo ottimizzare il ciclo di vita delle campagne fino al loro completamento", dice Sean McDuffie, project manager e solutions architect. "È un processo davvero fluido. Quando un gruppo popola il foglio con le informazioni, il passaggio di informazioni è automatico, non c'è bisogno di alcuna e-mail."

"I flussi di lavoro automatizzati di Smartsheet permettono a Craine di ottimizzare la comunicazione e il processo decisionale per un dato progetto o richiesta", aggiunge Francois. "Ciò ci consente di completare le attività in ingresso in modo ancora più veloce."

Puntando a un'adozione a livello aziendale, il team sta cercando di cambiare la propria mentalità lavorativa, per gestire i processi in Smartsheet. Per velocizzare la transizione, McDuffie ha creato dei  flussi di lavoro automatizzati per gestire le relazioni con i vendor tramite Smartsheet. Sono formati da un set di colonne per gestire le necessità interne, un set dedicato alle necessità dei vendor e altri due set per i casi in cui queste necessità si sovrappongono.

"Prima, il processo di comunicazione basato sulle campagne di e-mail inviate a nome di marchi di terze parti poteva impiegare anche una settimana prima di partire", dice McDuffie. "Ora le informazioni vengono registrate in un modulo di Smartsheet, ottimizzando il processo di immissione e dimezzando i tempi."

L'automazione di Smartsheet, e in particolar modo i promemoria, gli consentono di concentrarsi sul miglioramento dei processi. "Prima c'erano più tempi morti, durante i quali la tua richiesta era bloccata nella posta in arrivo di qualcun altro. Ora Smartsheet invia dei promemoria automatizzati e ci fornisce visibilità per gestire i ritardatari e identificare prima gli ostacoli alla comunicazione."

"Questa automazione può aiutarci a ridurre il lavoro mentre creiamo le soluzioni su Smartsheet", dice McDuffie. Inoltre, il team utilizza le @menzioni all'interno dei commenti al foglio. "Queste funzionalità permettono davvero a tutti di indirizzarsi a vicenda le comunicazioni. Una volta che abbiamo iniziato a utilizzare gli elenchi di distribuzione per l'assegnazione delle attività, abbiamo capito che potevamo espandere sul serio la portata degli avvisi automatizzati."

Un futuro radioso per Crain con Smartsheet

Francois sta costruendo la strategia generale per i programmi, mentre McDuffie crea l'architettura dei flussi di lavoro per supportare transizioni fluide tra i reparti che lavorano sugli stessi progetti. Attualmente, questo flusso di comunicazioni si pone come una sfida.

"Abbiamo un sistema di ticket che non si integra nel nostro flusso di lavorazione", dice Francois. "Riducendo il nostro affidamento su questo sistema, possiamo ridurre i costi. Gli avvisi automatici e i promemoria nel nostro flusso di comunicazioni su Smartsheet risolverà questo problema."

"I nostri clienti interni prima dicevano di avere una domanda o una richiesta, e la mettevano in un ticket", continua Francois. "È proprio quello che stiamo cercando di eliminare, poiché genera incertezza e manca di requisiti e chiarezza. Vogliamo che Smartsheet lo sostituisca."

Smartsheet ha anche contribuito a migliorare il ruolo Francois all'interno di Crain. "Sono passato a occuparmi di questioni relative ai processi grazie al maggior coinvolgimento dato da Smartsheet, invece di concentrami solo sulla gestione dei progetti", dice Francois. "Smartsheet ci ha aiutato a farci pensare a Crain nella sua interezza, ai nostri processi e a come possiamo lavorare in maniera efficiente."

Per Crain l'espansione all'interno di tutta l'organizzazione è solo questione di tempo. "È questo il bello di Smartsheet", dice McDuffie. "Posso creare visualizzazioni e processi per le persone, ma soprattutto posso insegnare ai singoli a crearli da soli. A creare il proprio flusso di lavoro. I propri avvisi."

Mentre l'azienda reimmagina i propri flussi di lavoro, il team può testare nuove idee man mano che prova processi più efficaci su Smartsheet. "Avere uno strumento così facile da usare ci aiuta a mettere in piedi soluzioni velocemente e ci consente di mantenere gli standard di Crain", afferma McDuffie. "Inoltre, rende tutto molto più divertente."

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