Il team Public Sector di Cisco risparmia oltre 80 ore a settimana grazie a Smartsheet for Project & Portfolio Management

Cisco Systems Inc., uno dei leader nell'industria tecnologica, sviluppa costantemente nuovi modi per servire meglio la sua rete di clienti in tutto il mondo. Il team Public Sector di Cisco è coinvolto in un'iniziativa sull'esperienza del cliente (CX) che punta ad aiutare i clienti ad avere successo in ogni fase del loro percorso tecnologico.

Similmente, Jessika Thompson, Project Manager e Solutions Architect for Public Sector Strategic Initiatives and Delivery Enablement (STRIDE), usa Smartsheet per promuovere il successo del suo team interno creando soluzioni efficienti che automatizzano e semplificano la gestione di progetti e dati.

"A livello di CX, siamo coinvolti in un nuovo tipo di modello per la consegna del servizio", afferma Thompson. "Negli ultimi anni ci siamo concentrati di più sui clienti, sul ciclo di vita (la ripetizione a forma di infinito), su cosa vogliono (da cui apprendiamo le loro necessità); sviluppiamo per loro una soluzione, ci assicuriamo che questa funzioni bene e promuova il successo del cliente, ci ritorniamo sopra, la adattiamo, vediamo se hanno bisogno di altro e andiamo avanti così. Quello che faccio segue lo stesso modello sul lato interno."

Il team Public Sector in passato non aveva un processo coerente per i suoi progetti interni e non disponeva di una singola posizione per la gestione e il tracciamento dei dati del progetto. Thompson si è unita al team poco dopo l'implementazione di Smartsheet.

"Smartsheet dà a tutti noi la possibilità di lavorare da un'unica posizione con lo stesso set di dati e di consentire accesso, aggiornamento e salvataggio dei dati a più persone, e di disporre sempre del set di informazioni più recente", afferma Thompson. "Da lì abbiamo immesso i parametri per capire come procedevano i diversi progetti e quanti ne avevamo in ciascun dominio tecnologico specifico. Cose che probabilmente sarebbero state fatte in Excel, ma che non avrebbero potuto essere eseguite in tempo reale con semplicità. Non credo che avremmo potuto avere l'accuratezza e l'affidabilità che abbiamo con Smartsheet."

La piattaforma Smartsheet ha offerto un sistema di record con capacità sofisticate per la reportistica e la condivisione delle informazioni, ma il team immetteva ancora manualmente i dati per stare al passo con le nuove iniziative e i cambiamenti ai progetti correnti.

Sviluppare un'automazione potente

Il lavoro del team con il Bulk Administration Tool (BAT), che traccia i dati sull'assegnazione delle risorse, è un buon esempio di come il nuovo approccio ha trasformato le operazioni. BAT non dava la possibilità di generare report personalizzati o di immettere parametri, quindi il team ha sviluppato una soluzione Smartsheet che potesse fornire tali informazioni dettagliate. Ciò richiedeva a un membro del team di importare i dati grezzi da BAT su base continuativa.

"Dovevamo dedicare un esperto del progetto a copiare e incollare letteralmente i dati in Smartsheet", afferma Thompson. "Era un lavoro che richiedeva un'intera giornata. Se qualcosa non veniva sincronizzato o aggiornato nel nostro strumento di gestione delle risorse, dovevamo incaricare un esperto del progetto di controllare e aggiornare i dati in Smartsheet. Al mio arrivo, ho valutato tutte le nostre soluzioni Smartsheet ponendomi una domanda: quanto di tutto questo poteva essere automatizzato? Avremmo recuperato fondamentalmente due persone su un team di otto automatizzando quella lista di progetti principali."

Thompson ha configurato un'API che importava automaticamente le nuove richieste di progetto da BAT in Smartsheet una volta al giorno. Ciò ha dato al team informazioni aggiornate senza dati duplicati o imprecisi, liberando fino a 80 ore a persona da dedicare ad attività più importanti, come pianificazione strategica, analisi e valutazioni, oppure alla progettazione della soluzione.

"Quando abbiamo automatizzato la nostra soluzione Smartsheet con l'API, è cambiato tutto", afferma Thompson. "Il nostro team ha cambiato ufficialmente il nome da ADRT PMO a STRIDE, che sta per Strategic Initiatives and Delivery Enablement, perché a quel punto abbiamo unificato tutte queste soluzioni diverse. Grazie al tempo rimesso a disposizione di queste due persone, abbiamo potuto iniziare ad acquisire nuove cose. Più automatizziamo, più tempo abbiamo per fare ancora di più."

Aumento della produttività di oltre il 90% con Smartsheet for PPM

Oggi, il team Public Sector di Cisco usa Smartsheet e la sua gamma di prodotti Premium per sviluppare soluzioni personalizzate non conseguibili con gli strumenti esistenti dell'azienda. App Premium quali DataMesh e Control Center hanno alleggerito ulteriormente la giornata lavorativa in termini di tempo e sforzi.

Con DataMesh, Thompson impiega meno di cinque minuti per completare un progetto di trasferimento dati che in passato richiedeva due giorni per copiare, correggere e controllare i dati: DataMesh mappa automaticamente i dati nelle colonne giuste e risolve problemi tecnici in termini di formattazione. Per sua stessa ammissione, la sua produttività è aumentata di almeno il 90%.

"Ora tutto è su Smartsheet", afferma Thompson. "Se avessimo acquistato solo Control Center e fossi stata l'unica persona del mio team ad avere una licenza, avremmo comunque potuto giustificare l'acquisto di 1.000 licenze grazie al tempo da me risparmiato. Ho un modello fantastico che mi piace copiare. Per copiare e incollare manualmente, rinominare le cose, reimmettere i parametri e indicare i nuovi link delle celle, probabilmente spenderei dalle tre alle quattro ore ogni volta. Invece ora ci metto cinque minuti. Tutto questo mi ha permesso di dedicarmi a più soluzioni, in modo esponenziale."

Quando arriva una nuova richiesta di soluzione, Thompson lavora con il suo amministratore e gli analisti per abbozzare un flusso per la soluzione e identificare gli strumenti migliori da usare, i componenti esistenti che possono essere copiati o adattati e i nuovi elementi da sviluppare. Collabora con il team tecnico sulla costruzione e i test effettivi. Una soluzione tipica può essere pronta per l'uso in circa un mese, seguita da iterazione e miglioramenti continui.

Una delle creazioni di cui va maggiormente fiera è un foglio per le assunzioni centrale che fornisce parametri sofisticati sul personale coinvolto nei progetti dei clienti. Con quasi 200 formule, il foglio mette insieme dati provenienti da fonti multiple, tra cui Salesforce, per tracciare dettagli come posizione, implementazione della tecnologia, budget e anche fattori che hanno precluso la definizione del personale per un progetto. La ricchezza di informazioni dà alla leadership Public Sector dettagli approfonditi per comunicare pianificazione e strategia per i futuri ingaggi del cliente. Quindi non stupisce che il foglio si sia guadagnato il consenso dei vertici aziendali, tra cui Alvio Barrios, Senior Vice President del reparto Customer Experience per il continente americano.

Un flusso continuo di nuovi prodotti e strumenti

Thompson trova continuamente nuovi modi di ottimizzare il lavoro e avviare nuovi progetti con Smartsheet, dalla supervisione dei progetti dei clienti fino all'inserimento dei dipendenti e ai piani d'azione. Un esempio valido è una serie di tabelle dinamiche dei turni del personale che mettono insieme dati aggiornati in modo da essere sempre valide. È una risorsa utile che sarebbe troppo lunga da creare manualmente, solo uno dei tanti costanti vantaggi di Smartsheet che Thompson adora.

"Al momento WorkApps probabilmente è la mia preferita", afferma Thompson. "Ero emozionatissima quando è uscita WorkApps, perché aspettavo da tempo le autorizzazioni a livello di cartella, e WorkApps era la soluzione migliore. Posso autorizzare solo determinate cose per un gruppo di persone in modo molto facile. Posso inserire il mio intero workspace in WorkApps e condividerne la parte che voglio: a livello di cartella, semi-cartella, parte di una cartella, parte di un altro workspace e mettere tutto insieme in una presentazione per le persone a cui voglio dare accesso."

Smartsheet offre a Thompson più di una semplice piattaforma e app. Gli esperti Smartsheet che forniscono informazioni sul prodotto, coaching, risoluzione dei problemi e supporto morale sono una parte chiave del successo del suo team.

"Una delle parti che preferisco di Smartsheet è il nostro team account", dichiara Thompson. "Posso contattarli in qualsiasi momento: sono sempre pronti a supportarci. È la prima volta che mi trovo in un posto in cui posso fare veramente qualcosa ed essere fiera di me per il contributo che do, e so che non ci sarei riuscita senza di voi ragazzi, quindi grazie infinite per avermi dato questa possibilità."

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