Cos'è una scorecard del vendor?
Una scorecard del vendor (chiamata anche scorecard del fornitore o scorecard per la gestione dei fornitori) è uno strumento aziendale che consente il monitoraggio delle prestazioni dei vendor e garantisce che tu stia mantenendo un rapporto vantaggioso con i tuoi vendor. Le scorecard del vendor consentono inoltre di accedere a informazioni dettagliate per il miglioramento.
È possibile sviluppare scorecard utilizzando fogli di calcolo base o sfruttare il software del sistema di gestione dei vendor (o Vendor Management System, VMS), che le grandi organizzazioni con molte relazioni complesse con i vendor solitamente preferiscono. In tutti i settori, le scorecard dei vendor supportano la gestione strategica delle relazioni con i fornitori (o Supplier Relationship Management, SRM). Per saperne di più sulla gestione delle relazioni con i fornitori, consulta questa guida definitiva alla gestione delle relazioni con i vendor.
Sebbene ogni scorecard differisca nelle sue specifiche, lo sviluppo della scorecard del vendor comporta comunemente le seguenti quattro fasi del processo:
- Identifica i KPI: decidi quali parametri di prestazione utilizzare per decidere in modo definitivo se la tua organizzazione sta raggiungendo o meno gli obiettivi aziendali chiave.
- Definisci i parametri: individua i dati sulle prestazioni del vendor che devi monitorare costantemente.
- Parametri di ponderazione: alcuni parametri saranno più critici di altri. Assegnare un punteggio ai parametri in base alla loro importanza per il successo organizzativo e al modo in cui supportano i KPI.
- Valuta le classifiche: gli stakeholder possono vedere le prestazioni dei vendor in base a tre tipi di valutazioni: analizzare i risultati dei dati parametrici e la ponderazione di tali risultati, determinare le aree in cui un vendor richiede miglioramenti e decidere se è il caso di riconsiderare una partnership.
È possibile utilizzare più tipi diversi di scorecard per valutare i diversi vendor. Come osserva Gerard Blokdyk, CEO di The Art of Service e autore di oltre 50 libri, tra cui Effective Vendor Management: A Complete Guide (2020 Edition), "Le aziende sfruttano diversi tipi di scorecard per misurare specifici tipi di prestazioni dei vendor... Progetta attentamente le tue scorecard per assicurarti che un vendor soddisfi le tue esigenze definite."
Modello di valutazione e scorecard del vendor - Excel
Utilizza questa scorecard Excel per effettuare una selezione iniziale dei vendor, per confrontare più vendor e valutare un singolo vendor su base continua. Questo modello consente di raccogliere facilmente i dati, in modo da poter applicare un approccio di punteggio ponderato e prendere decisioni basate sull'evidenza. Questo foglio di calcolo semplifica la modifica e l'aggiunta dei parametri più importanti per la tua azienda.
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Scorecard per vendor IT
Nelle organizzazioni con relazioni multiple o complesse con vendor IT, i manager utilizzano scorecard dei vendor IT per organizzare e valutare parametri specifici per i fornitori e i processi IT. Questo tipo di scorecard consente ai manager di ridurre i costi, mitigare i rischi e guidare il miglioramento continuo.
Oggi quasi tutte le aziende al mondo si affidano all'IT per funzionare in modo efficiente. Più grande o più multinazionale è un'azienda, maggiore è la sua dipendenza dai vendor IT. Un IT efficace è parte integrante del successo aziendale, quindi la gestione attenta delle relazioni con i vendor IT (che spesso possono essere molto costose) è fondamentale per la redditività e la funzionalità operativa.
I responsabili IT devono valutare quanto le nuove tecnologie serviranno agli obiettivi aziendali. Per farlo accuratamente, valuta attentamente i parametri e i criteri che hai inserito nella scorecard IT del vendor. Seguire questo approccio pragmatico per l'acquisto o l'outsourcing it ti aiuterà a prevenire i rischi potenziali.
Modello di valutazione e scorecard per vendor IT
Poiché i servizi forniti dai vendor IT spesso danno loro accesso a informazioni aziendali sensibili, costituiscono una categoria speciale di fornitori. La valutazione di questi vendor richiede un alto livello di controllo. Per mantenere le valutazioni dei vendor IT sotto controllo e avere la possibilità di effettuare confronti tra simili, utilizza le categorie integrate in questo modello di valutazione del rischio e scorecard dei vendor IT. Puoi anche aggiungere categorie più rilevanti per la tua organizzazione.
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Scorecard del rischio del vendor
Utilizza le scorecard del rischio per vendor per prendere una decisione di acquisto o per monitorare gli impegni in corso. Queste scorecard ti consentono di quantificare i potenziali svantaggi relativi a fornitori IT e altri fornitori ad alto rischio che potrebbero disturbare o avere un impatto negativo sulla tua attività.
Un vendor ad alto rischio può avere accesso a informazioni sensibili, come dati sanitari, proprietà intellettuale o registri finanziari di un individuo, e di conseguenza comporta alti rischi finanziari, di conformità o operativi o la minaccia di danni alla reputazione. Per valutare il rischio di un vendor, le organizzazioni generalmente categorizzano i parametri di scorecard di una terza parte come rischio alto, medio o basso. Per saperne di più sulla mitigazione del rischio dei fornitori, consulta questa guida definitiva alla gestione del rischio dei vendor.
Modello di valutazione e scorecard del rischio del vendor
Nell'ambito della due diligence aziendale, questo modello Excel aiuta a individuare e valutare i potenziali rischi prima di assumere un vendor. Una volta identificati questi rischi, puoi decidere se un vendor soddisfa i tuoi standard; puoi anche chiedere a un vendor di rimuovere un rischio che consideri inaccettabilmente elevato. Questo modello di revisione dei rischi presenta una serie di domande che puoi adattare alla tua situazione specifica. Per facilitare il processo decisionale, il modello fornisce anche uno spazio per assegnare i rischi.
Scarica il modello di valutazione del rischio del vendor
Scorecard dei vendor come strumento strategico
Le scorecard dei vendor che si concentrano sul raggiungimento di obiettivi strategici come i KPI possono costituire un vantaggio competitivo per le organizzazioni che le utilizzano per gestire più fornitori e complesse catene di approvvigionamento nazionali e internazionali.
Suman Sarkar, partner presso 3S Consulting e autore di The Supply Chain Revolution: Innovative Sourcing and Logistics for a Fiercely Competitive World, considera il potere delle solide relazioni con i fornitori come unicamente legato al successo organizzativo in un'economia globale.
"Le aziende di maggior successo riconoscono l'importanza dei fornitori per il loro successo, dal guidare l'innovazione e la gestione delle operazioni al miglioramento dell'efficienza", sottolinea Sarkar. "Le scorecard sono un buon modo per responsabilizzare i fornitori e monitorare i loro progressi verso il raggiungimento dei risultati aziendali."
Sarkar cita Steve Jobs come qualcuno che ha compreso l'importanza della gestione delle relazioni con i vendor e della catena di approvvigionamento dell'azienda: "Quando Steve Jobs è tornato in Apple per rinnovarla, i suoi tre obiettivi erano i seguenti: migliorare la pipeline del prodotto, migliorare il marketing e trasformare la catena di approvvigionamento". I risultati parlano da soli.
Blokdyk considera le scorecard dei vendor come una componente critica della pianificazione e della gestione strategica ottimale: "La scorecard di un'organizzazione di successo è spesso una scorecard bilanciata che misura e tiene traccia delle prestazioni dei vendor a vari livelli legati alla strategia organizzativa." Per saperne di più sulle scorecard bilanciate e sull'importanza di monitorare gli indicatori di avanzamento e di ritardo per far progredire l'attività, leggi l'articolo su tutto ciò che devi sapere sulle scorecard bilanciate.
Le scorecard dei vendor possono servire come strumento strategico in virtù della loro stessa esistenza. L'effetto Hawthorne afferma che quando le persone (in questo caso i vendor) sanno di essere osservate, modificano il loro comportamento. In altre parole, quando i vendor sono a conoscenza del monitoraggio tramite scorecard, fanno del loro meglio per adattare o modificare le loro azioni per soddisfare le aspettative e ottenere l'approvazione.
Autovalutazione e creazione di scorecard dei vendor
Spesso può essere difficile determinare i KPI e i parametri ideali per la tua azienda. Se stai affrontando una tale sfida, conduci un'autovalutazione approfondita insieme agli stakeholder interni per determinare i tuoi obiettivi.
"È importante fare un'autovalutazione (cioè porre le domande giuste) prima di progettare la scorecard", afferma Blokdyk, che si consulta con i clienti per sondare gli obiettivi e i problemi aziendali. "Il primo obiettivo è quello di costruire una scorecard del vendor utilizzando una progettazione razionale del processo. Quindi, utilizza la scorecard per rivedere rapidamente le operazioni esistenti. Una tale revisione servirà come punto di partenza per un'analisi del gap, che ti aiuterà a capire gli obiettivi e ciò che devi migliorare."
Blokdyk utilizza sette dimensioni e ogni dimensione può includere alcune centinaia di domande guidate. Le risposte a queste domande generano automaticamente diagrammi di scorecard RACI, insieme alle fasi d'azione. La scorecard indica quali aree richiedono attenzione.
Sebbene il tuo team non generi centinaia di domande, questi passaggi aiuteranno te e i tuoi stakeholder interni a creare una tabella di marcia per stabilire gli obiettivi strategici e i parametri corrispondenti.
Ecco le domande da utilizzare per le sette aree di autovalutazione:
- Riconoscere: cosa ha valore per la nostra azienda? Quali sono i nostri problemi o sintomi sfavorevoli?
- Definire: quali sono le esigenze e gli obiettivi della nostra attività?
- Misurare: come gestiamo attualmente i vendor e le loro prestazioni? Quali sono i dati attuali sulle prestazioni e cosa rivelano?
- Analizzare: cosa rivelano i nostri risultati attuali? Quali sono le cause, le supposizioni e le ipotesi per aiutare a spiegare la nostra situazione attuale?
- Migliorare: come possiamo migliorare i processi e l'implementazione? Quali sono le soluzioni pratiche?
- Controllare: come possiamo controllare i deliverable e i risultati? Come possiamo mantenere le prestazioni e correggere eventuali complicazioni?
- Sostenere: come possiamo sostenere le pratiche in futuro? Come conservare i vantaggi di un miglioramento dei processi aziendali?
Una volta identificata la strategia scorecard del vendor appropriata e i parametri associati per la tua organizzazione, utilizzali per creare la tua scorecard personalizzata.
Parametri della scorecard del vendor
I parametri delle scorecard dei vendor sono statistiche misurabili che forniscono dati cartacei sulle prestazioni di un fornitore. Che si tratti di confrontare i potenziali vendor o di valutare i fornitori attuali, è possibile acquisire e utilizzare queste informazioni per quantificare e semplificare i processi di valutazione e decisione.
"Una scorecard dovrebbe includere misure di qualità e quantità o volume", afferma Sarkar di 3S Consulting. "Ad esempio, per quanto riguarda i servizi di debiti esternalizzati, il numero di errori rappresenterebbe una misura di qualità e il volume delle transazioni rappresenterebbe una misura quantitativa. La maggior parte delle aziende fa un buon lavoro sulla misura della quantità, ma non dedica abbastanza tempo a pensare alle misure di qualità."
Sarkar aggiunge: "Il modo migliore per creare parametri sulla qualità per le scorecard è discutere con gli stakeholder sui loro obiettivi aziendali e su come un fornitore può aiutarli a raggiungerli. La scorecard dovrebbe fungere da incentivo, piuttosto che da penalità, per i fornitori."
Ecco alcuni parametri di base da considerare all'inizio o alla riprogettazione della scorecard:
| Qualità |
| Ha pochi problemi di errori, materiali o prestazioni |
| Si allinea a un laboratorio di test certificato o ad altri organismi di supervisione |
| Dispone di un sistema interno di controllo qualità pre-spedizione |
| Consegna |
| Dimostra lead time e tempi di consegna appropriati |
| Offre un calendario di consegna flessibile quando necessario |
| Fornisce ricevute e report di consegna corretti e accurati |
| Identifica correttamente i pacchetti o altri deliverable |
| Fornisce materiali di imballaggio appropriati |
| Stipula accordi |
| Conforme a tutti i termini dell'accordo |
| Conformità |
| Conforme ai requisiti di protezione delle dogane e delle frontiere degli Stati Uniti |
| Si assume la responsabilità ambientale/si impegna in un approvvigionamento etico |
| Segue un programma di responsabilità sociale |
| Conforme ai requisiti specifici per la sicurezza dei prodotti che si applicano alla tua organizzazione |
| Conforme agli standard di sicurezza |
| Conforme ai requisiti legali |
| Servizio |
| La disponibilità delle scorte di riempimento soddisfa la domanda senza ordini arretrati, scorte o perdite di vendite |
| Fornisce lo stato dell'inventario in tempo reale |
| Fornisce lead time eccellenti |
| Invia avvisi su problemi in modo tempestivo |
| Mantiene al minimo gli ordini arretrati ed esauriti |
| Consiglia sullo stato della produzione |
| Fornisce assistenza tecnica tempestiva e accurata |
| Fornisce una pronta sostituzione del prodotto rifiutato o difettoso |
| Gestisce i reclami in modo efficiente e corretto |
| Costi/Prezzi |
| Offre l'opzione di costo minimo (o più basso) |
| Offre un costo competitivo delle merci |
| Comunica in anticipo gli aumenti dei prezzi |
| Suggerisce idee di riduzione dei costi |
| Finanza/Contabilità |
| Invia le fatture in modo tempestivo |
| Invia fatture chiare |
| Emette storni di addebito degli asset |
| Fornisce condizioni di pagamento chiare |
| Fatture accurate |
| Emette prontamente il credito |
Equazioni per determinare parametri specifici
Per quantificare le prestazioni dei vendor, molte organizzazioni sviluppano equazioni per generare dati cartacei. Ecco alcuni esempi per aiutarti con i tuoi sforzi di punteggio:
- Quantità:
- Quantità mensile rifiutata ÷ Quantità mensile consegnata = Consegne mensili totali
- Quantità trimestrale graduale rifiutata ÷ Quantità trimestrale graduale consegnata = Consegne graduali totali trimestrali
- Lead Time:
- Tempo di lead time reale - Tempo di inizio = Quantità di miglioramento
"Una solida performance finanziaria, spesso la prospettiva top scorecard per la maggior parte delle aziende, è il risultato di una forte performance in tutte le altre prospettive di scorecard", afferma Blokdyk.
Criteri della scorecard del vendor
A volte, l'utilizzo di valutazioni qualitative per valutare i vendor può essere più impegnativo rispetto all'utilizzo di rigorose misure quantitative. Ma le misure qualitative possono anche aumentare le possibilità di successo. Con l'accelerazione della concorrenza, le aziende possono essere vulnerabili se favoriscono misure quantitative come il taglio dei costi rispetto a quelle qualitative, come l'innovazione o altre considerazioni soft.
Gary Gustafson, Presidente di G-Force Consulting e scrittore, afferma: "Sviluppo catene di approvvigionamento nel settore degli sport di potenza (ad esempio, i produttori di moto, ATV e motoslitte) da oltre 20 anni, e sono stupito dal fatto che molti degli stessi parametri siano ancora in uso.
"Perché non esiste un parametro per l'innovazione dei fornitori che includa l'input del gruppo di ingegneria del produttore di apparecchiature originali (OEM)?" Regolare questo parametro in questo modo la rende adattabile. "Un fornitore che cerca di aumentare il proprio punteggio o un acquirente che desidera preservare il proprio contratto possono utilizzare parametri più antiquati, come la riduzione dei costi anno dopo anno (YOY) e la consegna puntuale."
Gustafson sottolinea che il pensiero a lungo termine è la strada da seguire: "Non pensare in modo strategico ostacola l'innovazione e oscura le opportunità più grandi. Quando le aziende operano a breve termine, gli acquirenti (che hanno l'incentivo a mantenere lo status quo o a generare semplicemente un miglioramento incrementale) allontanano le opportunità; altri semplicemente lasciano queste opportunità fuori dal tavolo."
Gustafson sottolinea la necessità di considerare l'innovazione come un criterio critico di scorecard: "Se si incatena un fornitore a un acquirente che non è tecnico, si possono mettere i fornitori consolidati in una posizione di svantaggio per quanto riguarda l'introduzione di nuove idee di design per un OEM."
Utilizza questo elenco per aggiungere alla scorecard o per iniziare discussioni sui criteri che funzionano per la tua azienda:
| Capacità strategiche |
| Proposta di valore aziendale |
| Forte team di ricerca e sviluppo |
| Valutazione della salute finanziaria dei fornitori |
| Integrazione verticale delle funzionalità della catena di approvvigionamento |
| Politiche in vigore lungo tutta la catena di approvvigionamento |
| Risparmio settimanale di dollari e unità arretrate per i prodotti |
| Reattività e creatività |
| Orientamento al miglioramento continuo |
| Tracciamento dello sviluppo di nuovi prodotti |
| Sviluppo di nuovi prodotti e innovazioni |
| Idee e opportunità per risparmiare sui costi |
L'attenzione ai parametri di costo e agli obiettivi di risparmio limitati spesso danneggia le prospettive aziendali. "Nel mio settore, spesso l'innovazione è il più grande contributo che un fornitore dà a un OEM. Ma quell'innovazione può essere ancora in fase neonatale presso l'OEM, perché il gestore delle materie prime non ha avuto l'incentivo basato sui parametri per trarre idee innovative dai propri fornitori (pur rispettando la proprietà intellettuale). Mantenere la pipeline piena di nuove innovazioni guidate dai fornitori dovrebbe essere importante quanto le PPM (parti per milione), la riduzione dei costi e altri parametri", sottolinea Gustafson.
KPI essenziali della scorecard del vendor
Un indicatore chiave delle prestazioni del vendor è un valore misurabile che dimostra come le prestazioni dei vendor stanno spingendo un'azienda a raggiungere i suoi obiettivi aziendali strategici.
"Se progetti una scorecard del vendor che sfrutta gli accordi di servizio (o Service-Level Agreements, SLA) che includi in un contratto, dovresti avere KPI ben definiti", afferma Sarkar. I KPI della tua azienda variano a seconda della natura degli obiettivi aziendali e del modo in cui li misuri."
Sumari fornisce un esempio di SLA/KPI: "Ad esempio, un vendor di trasporti che vuole fornire ai dipendenti del proprio cliente un servizio di trasporto eccellente dovrebbe comporre uno SLA che afferma che i conducenti devono fornire un servizio clienti eccezionale e mantenere un registro sicuro della guida. Dopo tutto, l'autista è la prima e l'ultima persona con cui un dipendente interagisce quotidianamente.
"Per misurare le prestazioni del fornitore di trasporti sotto questi aspetti, vale a dire il servizio clienti e la sicurezza, è necessario progettare KPI che incorporino il feedback dei clienti su quanto segue: il comportamento complessivo del conducente, il suo livello di informazione e il grado di disponibilità. Questi parametri vengono utilizzati in aggiunta ai registri di guida e incidenti del conducente. Quindi si tradurrebbero questi KPI in una scorecard che misura le prestazioni su base mensile."
Ecco i KPI essenziali da considerare quando si costruisce la scorecard del vendor:
- Numero di vendor: tieni traccia del tuo livello di dipendenza da vendor specifici ed elimina le ridondanze.
- Tasso di conformità: quanto i vendor soddisfano i requisiti aziendali, di sicurezza o di legge?
- Tempo di ciclo per gli ordini di acquisto: comprendi i tempi di ritardo e il loro impatto sulla tua attività.
- Disponibilità dei vendor: misura la capacità di risposta on-demand di un vendor e la sua capacità di scalare in base alle esigenze della tua azienda e dei clienti.
- Tasso di difetti del prodotto: determina i livelli attuali e il punto di rottura per misurare le percentuali di difetti.
- Tasso di errore: tieni traccia della frequenza con cui un vendor fornisce prodotti o servizi non corretti.
- Difetti dei materiali: assicurati che il vendor utilizzi il grado e il valore appropriati per quanto riguarda la produzione.
- Tempi di realizzazione competitivi: comprendi il tempo totale necessario per evadere un ordine.
- Costo dell'ordine di acquisto: controlla i costi interni che incorri con ogni acquisto.
- Riduzione dei costi di approvvigionamento: utilizza i dati accumulati per evitare potenziali costi aggiuntivi in futuro.
- ROI sugli acquisti: determina il ritorno sull'investimento di un determinato vendor.
- Miglioramento continuo: determina il livello di dedizione di un vendor al miglioramento incrementale o rivoluzionario.
Per ulteriori informazioni e consigli di esperti su come identificare i KPI e altre misure di successo, leggi questa guida essenziale per la definizione dei parametri della dashboard aziendale.
Ponderazione dei parametri
La ponderazione o l'assegnazione di valore ai parametri della scorecard del vendor è l'atto di valutare l'impatto di ogni misura sul business complessivo. È possibile determinare i le ponderazioni in base alle conseguenze di un parametro su costi, rischi, clienti, business unit, relazioni commerciali e successo organizzativo.
"Le ponderazioni dipendono dai tuoi obiettivi aziendali e dovrebbero fornire un incentivo ai fornitori a realizzare aspetti importanti per la tua azienda", consiglia Sarkar. "Le ponderazioni forniscono ai leader dell'azienda e ai fornitori una rapida panoramica dei passaggi da intraprendere per risolvere eventuali problemi di prestazioni."
Blokdyk osserva che le ponderazioni sono soggettivi: "Se come cliente dai più valore al completamento del progetto in tempo più che al rispetto di un budget, potresti spendere troppo e considerare comunque i tuoi sforzi come un successo, in particolare se ponderi i criteri nella scorecard del vendor di conseguenza. Se vuoi che il tuo programma di gestione dei vendor aggiunga valore alla tua organizzazione, assicurati che la valutazione dei vendor vada oltre i requisiti di uno standard o di una regolamentazione."
"La ponderazione o l'ingrandimento dei successi e dei fallimenti operativi avviene in realtà al di fuori della tipica scorecard dei vendor. Ad esempio, riconosci la competenza di un fornitore assegnando un nuovo programma. Gestisci un richiamo originato dal fornitore con sanzioni", afferma Gustafson, in base alla sua esperienza nel settore degli sport di potenza.
Gustafson offre uno scenario di ponderazione basato sulla percentuale e illustra come può cambiare nel tempo, a seconda delle condizioni aziendali:
"Nella scorecard dei fornitori, un punto di partenza tipico potrebbe essere l'assegnazione del 30% alle prestazioni dei costi, del 30% alla qualità, del 20% alla consegna puntuale e del 20% all'innovazione. Ciascuna di queste quattro categorie includerà alcune misurazioni delle prestazioni che confluiranno.
"Di anno in anno, un'organizzazione può cambiare la ponderazione di queste quattro categorie. In un anno in cui un'azienda affronta difficoltà finanziarie, può spostare una percentuale più alta del suo grado complessivo a riduzioni dei costi su base annua. In un ambiente di innovazione frenetico, è possibile ponderare di più la scorecard verso nuove idee o miglioramenti di prodotto."
Best practice per la scorecard dei vendor
Blokdyk afferma: "Le scorecard dei vendor che sviluppi utilizzando le best practice forniscono un quadro di riferimento per la gestione della tua attività. Lo fanno traducendo strategie di alto livello in obiettivi operativi e comunicando tali obiettivi in misurazioni e obiettivi che ogni stakeholder può comprendere."
Best practice degli esperti per la scorecard dei vendor:
Ecco alcuni suggerimenti indispensabili degli esperti di scorecard dei vendor:
- Spostare regolarmente il traguardo: "Stabilire KPI raggiungibili; impostare obiettivi annuali e trimestrali mentre si continua a pensare fuori dagli schemi; e sviluppare e implementare nuove idee che stabiliscano aspettative", suggerisce Blokdyk.
- Pensa alla collaborazione: lavorare con i vendor nello spirito di collaborazione apre la strada al successo dell'azienda. Tutti i nostri esperti concordano che la scorecard dovrebbe fungere da incentivo, piuttosto che da penalità, per i fornitori. Blokdyk raccomanda quanto segue: "Valuta le prestazioni rispetto a criteri concordati o accettati di comune accordo e parla delle soluzioni con i vendor attuali prima di passare ai fornitori che avranno bisogno di un onboarding."
- Assicurati di attuare misure di qualità: la maggior parte delle aziende fa un buon lavoro sulla misura della quantità, ma non dedica abbastanza tempo a pensare alle misure di qualità. Ad esempio, per quanto riguarda i servizi di debiti esternalizzati, il numero di errori rappresenterebbe una misura di qualità e il volume delle transazioni rappresenterebbe una misura quantitativa", afferma Sarkar di 3D Consulting. "Dopo una discussione con un vendor, puoi apportare aggiunte rilevanti alla scorecard."
- Mantienila semplice: la tua scorecard dovrebbe essere facile da usare. Attieniti alle finalità e agli obiettivi principali e rendi le informazioni sulla scorecard brevi e facili da elaborare. Aggiungi funzioni come la codifica a colori per contrassegnare le voci di azione o per avere un'idea rapida dello stato di un KPI.
- Coinvolgi gli stakeholder: quando sviluppi o perfezioni la tua scorecard del vendor, includi il coinvolgimento interfunzionale di tutti i reparti interessati all'interno dell'organizzazione.
- Stabilisci le milestone: per raggiungere gli obiettivi aziendali, sincronizza i KPI con il set e i parametri di riferimento e la timeline corrispondente.
- Cerca di collegare incentivi e penalità: sebbene tutti i nostri esperti pensassero che le misure punitive fossero controproducenti per sostenere le partnership, puoi considerare la possibilità di fornire bonus o perdite finanziarie basati su parametri. "Assicurati di invitare i fornitori che stanno ottenendo i punteggi di scorecard più alti a fare offerte su nuovi programmi. Fallo anche se il tuo acquirente o il tuo responsabile delle materie prime non è sicuro che questi particolari fornitori offrano una soluzione best-in-class. Ci deve essere una ricompensa per i punteggi alti, oltre al solo trofeo", raccomanda Gustafson.
- Rendi chiaro il tuo processo: stabilisci standard su ciò che dovrebbe avvenire quando le prestazioni sono inaccettabili e su come gestire le lamentele. "Devi avere un processo chiaro; un fornitore dovrebbe essere in grado di contestare gli elementi di una scorecard senza recriminazioni. Lasciare che il responsabile delle materie prime assegni un punteggio ai fornitori e gestisca le loro lamentele è come avere la volpe a guardia del pollaio. Ad esempio, se la richiesta del responsabile delle materie prime (ad esempio, per una stiva di ingegneria) ha causato a un fornitore la perdita di una spedizione, dovrebbe esserci un percorso chiaro per risolvere il problema a favore del fornitore", consiglia Gustafson.
- Definisci le aspettative: una scorecard ben progettata definisce e comunica chiaramente le aspettative. Ti dice esattamente cosa costituisce prestazioni buone, semplicemente accettabili, mediocri o scarse del vendor.
- Esegui misurazioni e pianifica gli audit in modo coerente: la valutazione dei vendor non è un processo unico. Rendi consapevoli i tuoi vendor che le misurazioni sono in corso e che condurrete audit secondo un programma regolare con tutti i fornitori con cui hai contratto.
- Acquisisci dati: pensa a ciò che vuoi realizzare con i dati che raccogli. Dovresti essere in grado di suddividere i dati per data, categoria, vendor, stile ed articolo. Raccogli i dati degli ordini di acquisto e della consegna dal tuo sistema di gestione degli ordini per consentire approfondimenti dettagliati e generali.
- Confronta i vendor: il confronto tra un vendor e l'altro per ottenere dati critici semplifica la selezione di nuovi vendor o il ripensamento delle prestazioni attuali dei vendor.
- Sondaggio su tutti gli stakeholder: chiedi ai dipendenti che lavorano a stretto contatto con o si affidano a un fornitore le prestazioni di quel particolare vendor. Verifica se le tue opinioni interne riflettono i dati e le valutazioni dei vendor.
- Piano per il futuro (tecnologico): Blokdyk vede l'intelligenza artificiale (AI) fare breccia nelle best practice di gestione dei vendor. Ad esempio, l'intelligenza artificiale accelera la popolazione dei database e offre avvisi in tempo reale su problemi che richiedono l'attenzione umana. "La business intelligence basata sull'intelligenza artificiale è il futuro della gestione dei vendor ed è già in uso in settori come l'aerospaziale e la sanità", afferma Blokdyk. "Può anche fornire alla tua organizzazione un vantaggio rispetto ai concorrenti che non sono in grado di accedere alle tue informazioni strategiche."
Come rivolgersi a un vendor su una scorecard
Se le scorecard sono nuove per la tua azienda e per i rapporti con i vendor, facilita i rapporti di lavoro e i risultati ottimali portando i tuoi vendor in anticipo nel processo e posizionando il cambiamento come partnership. Per ottenere i migliori risultati in ogni fase del processo, esegui le operazioni seguenti:
- Prima dell'implementazione: discuti casualmente le scorecard con i fornitori prima dell'implementazione.
- Orientamento: fornisci una nota formale che spiega il programma, i KPI e i parametri.
- Meeting con i vendor: stabilisci meeting per discutere eventuali domande dei tuoi fornitori.
- Rollout: esegui una distribuzione soft per risolvere i problemi. Inoltre, fai frequenti controlli con i vendor per vedere come i nuovi standard stanno funzionando per loro e come si sentono in merito al loro punteggio.
In definitiva, si tratta di impegnarsi con i fornitori. Lavorate insieme per misurare i progressi compiuti ed effettuare il check-in a intervalli regolari, trimestrali, mensili o anche settimanali, se necessario.
Perché usare una scorecard dei vendor?
Le scorecard offrono un metodo obiettivo per misurare le prestazioni dei vendor. Le scorecard dei vendor rafforzano le relazioni, riducono i costi, riducono gli errori e servono come veicolo reciprocamente vantaggioso per il miglioramento continuo.
I principali vantaggi delle scorecard dei vendor includono quanto segue:
- Chiarezza: i parametri e gli altri KPI qualificano e quantificano il modo in cui la tua organizzazione si definisce, trasmettendo le tendenze più rilevanti per la tua azienda. Progetta una scorecard che bilanci e rifletta il ruolo più ampio di una partnership. Gestisci le preoccupazioni dei vendor che le organizzazioni pongano eccessiva enfasi su questioni finanziarie e di budget a breve termine. La scorecard dovrebbe dimostrare il tuo impegno per la responsabilità sociale incorporando elementi di governance ambientale e sociale.
- Obiettività: secondo Gustafson di G-Force Consulting, "le scorecard dei fornitori forniscono un'analisi oggettiva e basata sui dati delle prestazioni dei fornitori, che aiuta a rimuovere errori o pregiudizi personali dal processo di gestione della catena di approvvigionamento. Un'azienda deve avere un modo oggettivo per valutare le prestazioni dei fornitori. Le scorecard offrono ai fornitori condizioni di parità per giudicare sia le proprie prestazioni nel tempo sia quella di altri fornitori nello stesso spazio."
- Specificità: "Non solo le scorecard forniscono gli ovvi vantaggi di uno strumento analitico, ma offrono anche il vantaggio dell'autovalutazione; il processo stesso di personalizzazione delle scorecard sulle esigenze particolari della tua azienda fornisce lezioni preziose. Le soluzioni di scorecard dei vendor offrono i mezzi per gestire, monitorare e mantenere le strategie di crescita fornendo il giusto livello di dettaglio al momento giusto alle persone giuste", afferma Blokdyk di The Art of Service.
- Monitoraggio e benchmarking: le scorecard monitorano se i fornitori stiano soddisfacendo i loro SLA e fungono da strumento per il benchmarking delle prestazioni dei vendor. "Le misurazioni sulla scorecard dei vendor garantiscono un equilibrio tra le misurazioni esterne (ovvero riguardanti gli azionisti e i clienti) e le misurazioni interne (ovvero riguardanti i processi aziendali critici, l'innovazione e l'apprendimento). Queste misurazioni seguono anche la crescita nel tempo", afferma Blokdyk.
- Supporto alla negoziazione: i dati raccolti dalle scorecard forniscono una piattaforma stabile e basata su prove per trattative nuove o in corso con vendor attuali o futuri.
- Processo decisionale e supporto per il consenso: le scorecard consentono di visualizzare i dati al fine di guidare la gestione correttiva e semplificare il processo decisionale per i singoli manager o team.
- Giustificazione del fornitore: con un insieme singolo o correlato di documenti scorecard, puoi valutare rapidamente se un fornitore è un asset o una passività per la tua azienda.
- Migliori partnership: la trasparenza delle scorecard dei vendor facilita la comunicazione e la comprensione tra tutti gli stakeholder. È necessario utilizzare le scorecard in modo continuativo, sia internamente che esternamente (ovvero con i fornitori). Blokdyk consiglia di utilizzare scorecard in revisioni trimestrali, mensili o anche settimanali, a seconda delle priorità aziendali: "Non trattare una scorecard del vendor come uno strumento a sé stante. È necessario utilizzarla come parte integrante delle procedure operative standard o delle revisioni formali dei vendor. Altrimenti, non ne ricavi il valore completo."
Blokdyk riassume l'effetto cumulativo dell'"utilizzo della scorecard del vendor personalizzata specifica per l'azienda: consente al personale di accedere rapidamente alle informazioni critiche, svolge attività di gestione in modo più efficiente ed efficace e fornisce report e analisi fondamentali per la tua azienda."
Per ulteriori informazioni sulla gestione dei vendor e dei contratti, consulta questa guida alle soluzioni per la gestione dei vendor e dei contratti.
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