I consigli di un Overachiever per potenziare il team IT nella sanità con Smartsheet

Nota del redattore: nel 2020, abbiamo lanciato un nuovo programma per i nostri ambasciatori Smartsheet più appassionati: gli Overachiever di Smartsheet. I clienti di questo gruppo esclusivo non sono solo esperti dei prodotti, ma innovatori, promotori del cambiamento e irriducibili ottimisti. Questo è il quarto di una serie di blog post pensati per presentarti la nostra prima schiera di Overachiever che ti parleranno dei risultati conseguiti e delle sfide affrontate e ti daranno consigli su Smartsheet.

Gestire persone e team può essere complesso: delegare il lavoro, istruire e favorire la loro crescita professionale e garantire che i progetti rispettino le scadenze e aggiungano valore. E particolarmente scoraggiante quando cerchi di promuovere l'adozione di un nuovo strumento o piattaforma. Ma per l'Overachiever Melanie Corbin, senior supervisor delle operazioni aziendali presso MedPOINT Management, è un po' più facile gestire due team IT con l'aiuto di Smartsheet.

Melanie ha lavorato nel settore IT della sanità per oltre 30 anni. Ha inizialmente lavorato in un gruppo medico nel reparto fatturazione, poi presso un fornitore di software e un'importante compagnia assicurativa in California, dove ha sviluppato le sue competenze, arrivando infine a MedPOINT Management. Qui, i team guidati da Melanie si occupano di produzione, un team è impegnato nell'assistenza ai clienti tramite call center, l'altro nella configurazione, destreggiandosi tra vari progetti alcuni dei quali molto specializzati.

"Anche se non sono un programmatore, in Smartsheet posso creare soluzioni IT in grado di migliorare i processi e aumentare quindi la visibilità nei lavori in corso. È una piattaforma fantastica per aiutare le persone nel loro lavoro."

Incentivare l'uso all'interno dell'azienda

MedPOINT è un'organizzazione di servizi sanitari a conduzione familiare che offre servizi selezionati a gruppi di medici ospedalieri e gruppi di sanitari con contratti di assistenza gestita. O, per dirla con Melanie, "ci occupiamo dei servizi di backend per liberare il personale medico". Melanie sostiene che, quando si unì all'azienda, Smartsheet veniva usato principalmente per seguire progetti semplici e per i fogli.

"Poi sono arrivata io e ho iniziato a fare domande tipo: Che cos'è una dashboard? A cosa serve?" Melanie inizia a ridere. "Inizialmente ho pensato che fosse come Excel, ma una volta che ho cominciato a guardare i video di assistenza e a dare un'occhiata al sito Web, sono rimasta incuriosita dalle dashboard."

Ora Melanie è diventata l'autorità non ufficiale su Smartsheet e una dei quattro Overachiever. Ma è anche una promotrice e fa parte del programma Early Adopter. Internamente, ha ospitato 10 sessioni "pranza e impara" presso MedPOINT per mostrare ai colleghi come creare formule, report e fogli di parametri, e per stimolarli. Se fai parte della community di Smartsheet, ogni tanto potresti anche vederla rispondere alle domande di altri utenti. "Trovo rilassante risolvere i problemi di qualcun altro", afferma.

Mantenere i team sulla retta via e conservare i registri per l'auditing

Per aiutare i suoi team a rispettare i vincoli di progetto, Melanie ha creato un elenco di attività con il nome, l'incarico e lo stato di ciascun membro del team. La dashboard più grande invece mostra il numero di progetti assegnati a ogni persona.

"Dal momento che il settore sanitario è sottoposto ad auditing minuziosi, ho bisogno di sapere continuamente chi ha configurato cosa e le modifiche apportate da allora", spiega. "Riguardo i reclami, devo poter rispondere a domande quali - Abbiamo lavorato questi reclami? Qual è l'attuale configurazione? Quante modifiche sono state fatte? In questo modo, all'arrivo di un audit, conosciamo la data esatta in cui si è verificato un errore e possiamo correggerlo rapidamente."

Talvolta, basta una soluzione semplice per creare una grande svolta per un team. Resistere a un nuovo strumento o processo è del tutto naturale. Automatizzando i flussi di lavoro e configurando avvisi, promemoria e aggiornamenti di stato, Melanie riduce le attività manuali e ripetitive che fanno solo perdere tempo. "Smartsheet è talmente personalizzabile che se il membro di un team dice di trovarsi male con alcune funzioni, chiedo un suggerimento e le modifichiamo", afferma.

Assicurarsi il consenso dei vertici

"Se inizi a usare lo strumento, arriverà anche il consenso." Ecco il più grande consiglio di Melanie per assicurarsi il consenso dei vertici su una risorsa. Creando le dashboard per il suo direttore e altri colleghi del gruppo dirigente, ha avuto più successo mostrando loro le capacità di Smartsheet che raccontandole.

"Ho dato ai leader la massima visibilità nei miei team e in quello che stanno portando avanti", afferma. "Vuoi sapere a quante chiamate abbiamo risposto nel call center? E la durata di ognuna? Sta tutto nelle dashboard ed è visibile all'intera azienda."

Con la soluzione no code di Smartsheet, Melanie può aiutare anche i team interfunzionali. "Con Smartsheet posso creare elementi per il nostro reparto finanziario perché posso configurare soluzioni complesse in grado di soddisfare le necessità aziendali senza rubare tempo a una delle nostre limitate risorse di programmazione."

Stimolare gli altri a creare

Nel tempo libero, Melanie è un'artista multimediale e insegna art journaling. Proprio come con Smartsheet, è entusiasta di insegnare ad altri come creare e migliorare le proprie vite. "Le persone pensano di non avere spirito artistico ma, dopo aver imparato a usare gli strumenti, si apriranno al punto da riuscire a esprimersi." E questo è stimolante.

Conosci gli altri Overachiever di Smartsheet e non dimenticare di entrare nella community Smartsheet per ricevere ulteriori suggerimenti da altri utenti come Melanie (e salutarla se la incontri!).